Wynajmowi nieruchomości często towarzyszą dodatkowe usługi, z reguły jest to dostawa elektryczności, wody, gazu, potocznie nazywanych mediami. Najemca może ich koszty ponosić osobiście, uprzednio przepisując na siebie liczniki, lub też regulować należności za nie na podstawie faktur od dystrybutorów, przedłożonych mu przez wynajmującego. Może też czynić to na podstawie faktur wystawianych przez wynajmującego, który ma w tym zakresie dwie możliwości. Może należność za media wkalkulować do opłat czynszowych bądź też dokonywać ich refakturowania.

Refakturowanie

Zasadę stanowi, że wszystkie czynności towarzyszące świadczeniu głównemu – w tym przypadku najmowi – powinny zostać do niego wliczone. Możliwe jest jednak inne podejście do zagadnienia: właśnie refakturowanie. Refakturowanie polega na wystawieniu przez wynajmującego odrębnej faktury za media, którą opłaca najemca. Fizycznie może to być faktura za czynsz uzupełniona o kwoty za poszczególne media, ujęte w pozycji odrębnej niż rozliczenie czynszu. Źródłem kosztów mediów jest indywidualne ich zużycie wynikające z opomiarowania według liczników bądź na podstawie liczby osób u najemcy korzystających z nieruchomości.

Kwota do refakturowania powinna wynikać z faktury wystawionej najemcy przez dostawcę mediów.

Orzecznictwo wskazuje, że refakturowanie możliwe jest, o ile zostaną spełnione następujące przesłanki:

• dotyczy ono usług,
• z usług tych nie korzysta podmiot refakturujący lub korzysta z nich tylko w części,
• zostało przewidziane w zawartej pomiędzy stronami umowie,
• następuje bez doliczania marży,
• refaktura wystawiana jest z tą samą stawką VAT co faktura pierwotna, nawet gdy podmiot refakturujący nie posiada uprawnień do samodzielnego świadczenia danych czynności bądź nie są one przedmiotem jego działalności.

Media przy najmie rozliczamy odrębnie

W zakresie rozliczania mediów 16 kwietnia 2015 r. zapadł ważny wyrok Trybunału Sprawiedliwości C-42/14 uznający – w pewnych sytuacjach – dopuszczalność osobnego rozliczania mediów od samej ceny usługi najmu na gruncie ustawy o VAT. Rozstrzygnięcie to stało się postawą aktualnych i mocno już utrwalonych poglądów organów podatkowych i sądownictwa administracyjnego, zgodnie z którymi towarzyszące najmowi nieruchomości dostawy mediów powinny być uznawane za odrębne świadczenia, jeżeli najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z nich poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku odrębnego rozliczania zużycia w oparciu o wskazania podliczników, jak również gdy umowa pomiędzy wynajmującym a najemcą...