Podstawa wymiaru składek ZUS osób na urlopach wychowawczych

Dla osób, które przebywają na urlopach wychowawczych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jednocześnie podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Jak ustalić przeciętne miesięczne wynagrodzenie

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia uwzględnij wynagrodzenie, które wypłaciłeś pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile to wynagrodzenie stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie, które wypłaciłeś za dany miesiąc, może nie być tożsame z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc.

Przykład
Pani Ewa jest na urlopie wychowawczym od 1 czerwca 2018 r. Pracodawca uwzględnia  podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za okres od czerwca 2017 r. do maja 2018 r. Pani Ewa otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 9 000 zł. Od 1 czerwca 2018 r. podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym  odpowiada 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (tj. 2 665,80 zł).

Ważne!
Jeśli udzieliłeś urlop wychowawczy swojemu pracownikowi, to do podstawy wymiaru składek przyjmuj wynagrodzenie, które pracownik uzyskał tylko w Twojej firmie. Jedynie w przypadku, gdy zakład pracy lub jego część przeszedł na innego pracodawcę w trybie określonym w art. 231 Kodeksu pracy, to przy ustalaniu podstawy wymiaru składek weź pod uwagę także wynagrodzenie u poprzedniego pracodawcy. Jeśli zatrudniasz pracownika bez przerwy na podstawie kolejno po sobie następujących umów o pracę, dodaj wynagrodzenia z tytułu tych umów.

Ponieważ przeciętne wynagrodzenie ustalasz z 12 miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają urlop wychowawczy, nie bierz pod uwagę miesiąca, w trakcie którego pracownik rozpoczął urlop. Wyjątek stanowi sytuacja, w której umowę o pracę zawarliście w trakcie miesiąca, a pracownik rozpoczął urlop w miesiącu następnym. W takim przypadku podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym rozpoczął urlop, po uzupełnieniu.

Ważne!
Jeśli Twój pracownik skorzystał z urlopu wychowawczego albo przestał z niego korzystać w trakcie miesiąca, zmniejsz proporcjonalnie kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek. Dotyczy to wszystkich przypadków – gdy kwota ta odpowiada:

• kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop,
• kwocie równej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
• kwocie równej 75% minimalnego wynagrodzenia.

Przykład
Pani Agata pracuje od 20 maja 2018 r. Od 12 czerwca 2018 r. jest na urlopie wychowawczym. Z tytułu pracy otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości. Gdyby przepracowała wszystkie dni w czerwcu 2018 r. otrzymałaby wynagrodzenie w wysokości 2 700 zł. Podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego za czerwiec stanowi kwota 1 688,34 zł, czyli proporcjonalnie pomniejszona kwota 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia [(2 665,80 zł : 30) x 19 = 1 688,34zł].

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustal, dzieląc wynagrodzenie pracownika przez liczbę miesięcy, w których to wynagrodzenie osiągnął. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, uwzględnij jego wynagrodzenie uzyskane w Twojej firmie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.

Przykład
Pan Jarek pracuje od 20 czerwca 2017 r. Od 5 czerwca 2018 r. przebywa na urlopie wychowawczym.

Pracodawca ustala jego przeciętne miesięczne wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie za okres od lipca 2017 r. do maja 2018 r. Wynagrodzenia za czerwiec 2017 r. nie uwzględnia, ponieważ jest to niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia.

Ważne!
„Pełny miesiąc kalendarzowy” to także miesiąc, w którym zatrudniłeś pracownika od pierwszego dnia roboczego.

Przykład
Pani Urszula pracuje od 2 stycznia 2018 r. 1 stycznia jest dniem wolnym od pracy. Do ustalenia podstawy wymiaru składek pracodawca uwzględni także wynagrodzenie za styczeń 2018 r.

Jak ustalić przeciętne wynagrodzenie, jeśli pracownik nie przepracował części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych

Jeżeli w okresie, za który uwzględniasz wynagrodzenie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, pracownik nie dostał pełnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• nie uwzględniaj wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
• przyjmij, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Ważne!
Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuj dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przykład
Pani Barbara jest zatrudniona w ramach stosunku pracy od 5 listopada 2017 r. Od 20 czerwca 2018 r. jest na urlopie wychowawczym. W marcu 2018 r. przez 18 dni była na urlopie wypoczynkowym, a 2 dni była nieobecna w pracy z powodu ślubu (nieobecność usprawiedliwiona). Pracodawca do ustalenia podstawy wymiaru składek przyjmuje wynagrodzenie od grudnia 2017 r. do maja 2018 r. Nie uwzględnia tylko wynagrodzenia za listopad 2017 r., gdyż jest to pierwszy niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia.

Przykład
Pani Magda jest na urlopie wychowawczym od 13 lipca 2018 r. Jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy. W okresie poprzedzającym urlop wychowawczy:

• od 26 września 2017 r. do 14 stycznia 2018 r. pobierała zasiłek chorobowy,
• od 15 stycznia 2018 r. do 17 maja 2018 r. przebywała na urlopie macierzyńskim i dodatkowym urlopie macierzyńskim,
• od 18 maja 2018 r. do 4 lipca 2018 r. była na urlopie wypoczynkowym.

Pracodawca nie uwzględnia wynagrodzenia za maj 2018 r., ponieważ w tym miesiącu pani Magda przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją w tym miesiącu czasu pracy (na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego).

Za czerwiec 2018 r. wypłacone wynagrodzenie wyniosło 3 200 zł.

Pracodawca nie uwzględnia wynagrodzenia za lipiec 2018 r., ponieważ w tym miesiącu rozpoczął się urlop wychowawczy pani Magdy.

Podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (2 665,80 zł), ponieważ przeciętne wynagrodzenie pani Magdy wyniosło 3 200 zł, a więc przekroczyło kwotę maksymalną.

Jeżeli w okresie, który przyjmiesz do ustalenia podstawy wymiaru składek, pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to uwzględnij wynagrodzenia za wszystkie te miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu według zasad opisanych niżej. Pamiętaj jednak, że podstawa nie może być wyższa niż kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednocześnie nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Uwzględnij też zasadę, że kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie w przypadku, gdy urlop wychowawczy rozpoczął się lub zakończył w trakcie miesiąca.

Jak uzupełnić wynagrodzenie pracownika – wynagrodzenie stałe

Jeżeli w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie Twojego pracownika jest mniejsze z przyczyn usprawiedliwionych, to przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na tym urlopie przyjmij:

1. wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązujący...