Podróże służbowe pracowników: W kosztach należy ująć kwotę brutto

Pytanie: W celu osiągnięcia przychodów polegających na montażu i serwisie maszyn znajdujących się w siedzibie klienta, Wnioskodawca wysyła swoich pracowników w podróże służbowe w kraju i za granicą. Czy wypłacane pracownikom należności z tytułu wydatków w podróży służbowej oraz zwrot wydatków za hotele, paliwo, autostrady czy winiety wraz zagranicznym podatkiem od wartości dodanej stanowią w całości koszty uzyskania przychodów Spółki?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 1 października 2019 r. (data wpływu 11 października 2019 r.), uzupełnionym 27 listopada 2019 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłaconych przez Wnioskodawcę należności z tytułu zwrotu pracownikom odbywającym podróże służbowe samochodem wypożyczonym lub służbowym wydatków za hotele, paliwo, autostrady i winiety wraz z zagranicznym podatkiem od wartości dodanej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 października 2019 r. wpłynął do Organu wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłaconych przez Wnioskodawcę należności z tytułu zwrotu pracownikom odbywającym podróże służbowe samochodem wypożyczonym lub służbowym wydatków za hotele, paliwo, autostrady i winiety wraz z zagranicznym podatkiem od wartości dodanej.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 19 listopada 2019 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.411.2019.1.MZA, wezwano do jego uzupełnienia. Uzupełnienia w związku z powyższym wezwaniem dokonano 27 listopada 2019 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

X sp. z o.o. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) działa w branży automatyzacji procesów produkcyjnych. Spółka zajmuje się projektowaniem, rozwojem, montażem oraz nadzorem nad systemami automatyzującymi pracę.

W celu osiągnięcia przychodów polegających na montażu i serwisie maszyn znajdujących się w siedzibie klienta, Wnioskodawca wysyła swoich pracowników w podróże służbowe w kraju i za granicą.

Pracownicy rozliczając się z podróży zagranicznej - do krajów Unii Europejskiej, przedstawiają druk rozliczenia delegacji wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków m.in. na paliwo do samochodu wypożyczonego lub służbowego, zakup winiet, opłat autostradowych, parkingowych oraz opłacenia noclegu w hotelu. Wymienione dokumenty wystawione są imiennie na pracownika (hotel) lub ze względu na specyfikę zagranicznych przepisów, nie zawierają danych nabywcy (paliwo).

Załączone dokumenty zawierają zagraniczny podatek od wartości dodanej. Spółka wypłacając pracownikom należności z tytułu podróży służbowej wraz z ze zwrotem poniesionych wydatków, wypłaca kwotę brutto z dokumentu czyli zawierającą zagraniczny podatek od wartości dodanej.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że samochody, którymi pracownicy odbywają podróże służbowe są samochodami osobowymi i mogą być wykorzystywane również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę. Wydatki eksploatacyjne zarówno dotyczące samochodów służbowych jak i wypożyczonych podlegają w Spółce limitowaniu przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów do wartości 75%. Spółka nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Spółka podjęła wątpliwość, czy wypłacane pracownikom należności z tytułu wydatków w podróży służbowej oraz zwrot wydatków za hotele, paliwo, autostrady czy winiety wraz zagranicznym podatkiem od wartości dodanej stanowią w całości koszty uzyskania przychodów Spółki?

Ponadto, w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca dodał, że przedmiotem zapytania jest, czy przy obliczaniu 75% wartości, za podstawę obliczenia należy przyjąć wartość z rachunku w kwocie brutto czy pomniejszoną o zagraniczny podatek od wartości dodanej - wartość netto.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłacane pracownikom należności z tytułu podróży służbowej wraz ze zwrotem wydatków za nocleg i dojazdy w kwocie brutto (zawierającym zagraniczny podatek od wartości dodanej) stanowią w całości koszy uzyskania przychodów.

Spółka nie jest zarejestrowana na potrzeby rozliczania podatku od wartości dodanej w żadnym z krajów, z których zalicza podatek od wartości dodanej zawarty w dokumentach będących załącznikiem do delegacji w koszty uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust 1.

Powyższe oznacza, że aby koszt poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztem podatkowym jest również wypłacany pracownikom, zgodnie z § 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, zwrot za niezbędne i udokumentowane wydatki, które stanowią kwoty brutto z załączonych do druku rozliczenia delegacji dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Jak wynika z opisu sprawy przedmiotem wniosku jest kwestia możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracowników wnioskodawcy z tyt. odbytej podróży służbowej. Jak wskazał Wnioskodawca kosztami tymi są koszty wynajmu hotelu, zakupu paliwa uiszczonych opłat za przejazd autostradami (w tym także koszt zakupionych winiet). Spółka wskazała również, że wydatki te są albo dokumentowane imiennie na pracownika albo w ogóle nie zawierają danych nabywcy. W sprawie istotne jest również to, że będące przedmiotem wniosku podróże służbowe pracownicy odbywają albo samochodami Wnioskodawcy (samochody służbowe) albo samochodami wypożyczonymi.

W tak zarysowanym stanie faktycznym Spółka powzięła wątpliwość co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wypłaconych pracownikowi należności do kosztów uzyskania przychodów, przy czym - jak doprecyzowano w uzupełnieniu wniosku - chodzi o możliwość ujęcia w ww. kosztach wartości w kwocie brutto.

Zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 865 z późn. zm, dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwróco...