Podatki 2017: Limit transakcji gotówkowych w praktyce

Jeśli prowadzisz firmę często spotkasz się z nietypowymi sytuacjami. Żeby łatwiej było Ci określić, czy masz obowiązek rozliczania się z kontrahentem bezgotówkowo, poniżej wskazujemy szereg mniej typowych zdarzeń i wskazujemy, kiedy dopuszczalna jest zapłata gotówką, a kiedy nie.

Pamiętaj jednak, że jeżeli masz wątpliwości, dla bezpieczeństwa lepiej zapłacić przelewem, jak również przyjąć płatność w takiej formie.

Limit transakcji – sytuacje życiowe

• Przedsiębiorca nabywający towary lub usługi w okresie zawieszenia działalności oraz przyjmujący należności. Jeżeli zapłata następuje w związku z działalnością gospodarczą – obowiązuje limit gotówkowy.

Przykład: Małgosia zarejestrowała jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii ślubnej. Ponieważ zimą nie ma żadnych zleceń, zawiesiła ją. Piotr, kolega Małgosi, prowadzący taka samą działalność, zamierza ją zakończyć i sprzedaje po okazyjnej cenie 28 000 zł wyposażenie studia. Jeżeli Małgosia zdecyduje się na zakup sprzętu, to mimo zawieszonej działalności gospodarczej jest przedsiębiorcą i będzie musiała zapłacić bezgotówkowo.

• Osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalności, przy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego.

Przykład: Małgosia ma zamiar otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii ślubnej. Wie, że najwięcej zleceń będzie miała wiosną i latem, więc zaczyna przygotowania do rozpoczęcia działalności już w listopadzie. Zamówiła stronę internetową, podpisała umowę o stałej współpracy ze studiem fotograficznym i wpłaciła z tego tytułu zaliczkę. Udało jej się okazyjnie – od kolegi przedsiębiorcy, który zawiesza podobną działalność, kupić sprzęt fotograficzny i komputerowy. Małgosia nie jest jeszcze przedsiębiorcą. Brakuje jej wpisu do CEIDG i nie podjęła jeszcze działalności – nie świadczy usług, a jedynie przygotowuje się do tego. Oznacza to, że Małgosia może za wszystkie zakupy związane z działalnością (przed jej zarejestrowaniem i faktycznym rozpoczęciem wykonywania) zapłacić gotówką.

• Transakcje spółek kapitałowych w organizacji. Spółki z o.o. i spółki akcyjne w organizacji są ułomnymi osobami prawnymi będącymi przedsiębiorcami, niewpisanymi do KRS – stosuje się limit.
• Płatność u kuriera za pobraniem. Jeżeli wartość transakcji (dostawy) między przedsiębiorcami przekracza limit ustawowy, płatność musi być dokonana u kuriera w formie bezgotówkowej, np. kartą płatniczą.

Przykład: Piotr prowadzi sklep internetowy z elektroniką. Jego kontrahentka Anna zamówiła kilka drogich produktów (suma przekracza 15 000 zł) i w związku z tym przed zapłatą chciałaby je obejrzeć i ocenić, czy nie mają wad. Przedsiębiorcy umówili się, że towar zostanie dostarczony przez firmę kurierską z opcją płatności przy odbiorze. Niezależnie od tego, w jaki sposób kupujący płaci za towar, firma kurierska po otrzymaniu zapłaty przelewa środki na rachunek bankowy Piotra. Z kolei Anna ma obowiązek zapłacić za pośrednictwem rachunku bankowego. Nie może zapłacić kurierowi w gotówce po zbadaniu jakości dostarczonych rzeczy. Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że firma kurierska rozliczy się z Piotrem bezgotówkowo.

• Mieszany sposób płatności. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, cała kwota musi być zapłacona w formie bezgotówkowej. Nie można podzielić płatności w taki sposób, że część zostanie zapłacona gotówką, a część w formie bezgotówkowej.

Przykład: Przedsiębiorca budowlany – Adam, kupuje w hurtowni Katarzyny materiały budowlane. Dziś kupił okna i drzwi za 18 000 zł. Od klienta – osoby fizycznej – otrzymał zaliczkę w gotówce w wysokości 5000 zł. Adam chciałby pozbyć się gotówki, więc zamierza podzielić płatność tak, że 5000 zapłaci w gotówce, a pozostałą część – 13 000 zł przelewem. Katarzyna nie może przyjąć takiej płatności częściowo w gotówce, ponieważ wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Rozliczenie powinno nastąpić przez rachunek płatniczy. Również dla Adama wartość transakcji to 18 000 zł i ponieważ przekracza ona limit ustawowy, całość powinna być zapłacona w formie bezgotówkowej.

• Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta i przekaz pocztowy. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową.

Przykład 1: Tomasz prowadzi sklep. Od Krzysztofa – zaprzyjaźnionego stolarza, który prowadzi działalność z synem w formie spółki jawnej, zamówił nowe regały do sklepu o wartości 18 000 złotych. Krzysztof nalega, żeby zapłaty dokonać przekazem pocztowym – Tomasz wpłaci w placówce Poczty Polskiej gotówkę, którą listonosz przyniesie do siedziby firmy Krzysztofa. Takie działanie jest nieprawidłowe. Limit określony w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej został przekroczony. Tomasz ma obowiązek dokonać zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego, a przedsiębiorstwo Krzysztofa ma obowiązek przyjąć płatność w taki sposób.

Przykład 2: Krzysztof prowadzi komis samochodowy. Jedzie do Niemiec, żeby w tamtejszym komisie prowadzonym przez Horsta, kupić samochód o wartości 7000 euro. Podczas jazdy próbnej podejmuje decyzję o zakupie. Krzysztof słyszał, o ograniczeniach dotyczących płatności gotówką, więc razem z Horstem jadą do oddziału banku, żeby wpłacić 7000 euro na rachunek niemieckiego sprzedającego. Krzysztof postępuje nieprawidłowo. Jako polski przedsiębiorca dokonujący płatności na rzecz innego przedsiębiorcy ma obowiązek dokonać jej za pośrednictwem rachunku płatniczego. Wpłata gotówki w banku na rachunek sprzedającego nie spełnia tego warunku.

• Płatności ratalne. Wszystkie raty stanowią jedną transakcję, ponieważ są związane z jednym zakupem. Muszą być zatem dokonywane z uwzględnieniem limitu obrotu gotówkowego.
• Potrącenie. Do potrącenia (obejmującego całość wierzytelności) nie stosuje się limitu (por. I FSK 1731/11, interpretacja indywidualna 1462-IPPB1.4511.1147.2016).
• Potrącenie częściowe. W przypadku dokonywania płatności pozostałej po częściowym potrąceniu stosuje się limit 15 000 zł jeżeli wartość wierzytelności go przekracza. Decydująca jest bowiem wartość wierzytelności, a nie kwota potrącenia.

Przykład 1: Przedsiębiorca budowlany – Adam, jest winny hurtowni Katarzyny 16 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych. Równocześnie Katarzyna jest winna Adamowi 13 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonał. Strony uzgodniły, że dokonają potrącenia długu. Adam dopłaci Katarzynie 3000 zł (16 000 zł – 13 000 zł). W takim przypadku Adam nie może rozliczyć się z Katarzyną gotówką, ponieważ wartość transakcji wynosi 16 000 zł. Zastosowanie znajduje zasada ogólna – jeżeli całkowita wartość transakcji (niezależnie od liczby płatności) przekracza limit 15 000 zł, wszystkie płatności muszą być dokonane bezgotówkowo.

Przykład 2: Przedsiębiorca budowlany – Adam, jest winny hurtowni Pani Katarzyny 12 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych. Równocześnie Katarzyna jest winna Adamowi 8 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonał. Strony uzgodniły, że dokonają potrącenia długu. Adam dopłaci Katarzynie 4000 zł (12 000 zł – 8000 zł). W takim przypadku Adam może rozliczyć się z Katarzyną gotówką, ponieważ wartość transakcji wynosi 12 000 zł.

• Zaliczki. Do zaliczek stosuje się limit transakcji gotówkowych. Wynika to z faktu, że w przypadku prawidłowego wykonania zobowiązania przez strony umowy (transakcji), wartość zaliczki jest zaliczana na poczet płatności.
• Zapłata zaliczki i płatności ratalne z klauzulą waloryzacyjną. Przedsiębiorca może, ze względu na stosowane klauzule waloryzacyjne, przekroczyć limit 15 000 zł (np. w przypadku gwałtownego wzrostu wartości indeksu odniesienia – cena ropy, kawy, miedzi, węgla…). Jeżeli dostawa będzie realizowana przez kilka miesięcy, wartość transakcji – przez zastosowanie klauzul waloryzacyjnych – może ulec znacznej zmianie – 20% – 30%. W takim przypadku decydujące jest wyliczenie wartości dokonane przy pierwszej płatności częściowej za dana transakcję:
  
  - jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że całkowita wartość transakcji przekroczy limit – pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo i wszystkie płatności związane z tą transakcją powinny być dokonane w taki sposób (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji będzie niższa niż limit ustawowy);
  
  - jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że ostateczna cena nie przekroczy limitu – pierwsza płatność może być dokonana w formie gotówkowej i w takiej formie strony mogą kontynuować rozliczenie. Z chwilą, kiedy wartość transakcji podczas płatności częściowej przekracza limit ustawowy, każda następna płatność powinna być dokonywana bezgotówkowo (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji, albo wartość wyliczona na potrzeby kolejnej płatności częściowej będzie niższa niż limit ustawowy).

Podsumowując, jeżeli choć raz podczas płatności częściowej strona wiedziała, że limit zostanie przekroczony – ta, i każda następna płatność muszą być dokonane w formie bezgotówkowej.

Jeżeli z obliczeń dla pierwszej płatności wynika, że limit zostanie przekroczony – wszystkie płatności są dokonywane bezgotówkowo.

Jeżeli z początkowych obliczeń wynikało, że limit nie zostanie przekroczony – strony mogą rozliczać się w gotówce i obliczenia dla późniejszych wpłat nie mają wpływu na prawidłowość już dokonanych płatnoś...