Przepisy podatkowe dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Faktury muszą być jednak podzielone na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W razie przechowywania faktur poza terytorium kraju podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych zapewnić dostęp online do tych faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Potwierdza to interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 kwietnia 2014 r., nr IPPP1/443-274/14-2/EK.

Obowiązki podatnika. Fakturowanie

We wskazanej interpretacji organ podatkowy wyjaśnił, że zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Dodał, że w myśl art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przechowywanie faktur

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

• wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
• otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co do zasady, na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania fakt...