Prezenty wręczane przez przedsiębiorców ich kontrahentom przy okazji świąt Bożego Narodzenia lub Nowego Roku zwykle mają na celu budowanie pozytywnych relacji między stronami. Planując budżet na takie wydatki, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę nie tylko wysokość faktycznych wydatków poniesionych na zakup upominków, ale również to, jakie są zasady opodatkowania obowiązujące w takiej sytuacji.

Istotne jest między innymi to, czy dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Na uwadze trzeba mieć też to, że przekazanie upominku może wiązać się z koniecznością wykazania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia lub z działalności gospodarczej. Planując akcję przekazywania prezentów, należy także określić, czy obdarowanym będzie kontrahent rozumiany jako „firma”, czyli jednoosobowy przedsiębiorca lub spółka, czy też pracownik tej firmy.

Czy wydatek poniesiony na zakup prezentu jest kosztem uzyskania przychodów?

Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: ustawa o PIT), odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm., dalej: ustawa o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). Wśród wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT), są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W ustawach podatkowych nie jest zdefiniowane, co należy rozumieć przez „reprezentację”. Organy podatkowe na przestrzeni ostatnich kilku lat różnie interpretowały to pojęcie. Skupiały się przede wszystkim na podkreślaniu „okazałości” i „wystawności” i były skłonne uznawać za wystawność nawet podanie paczkowanych ciastek czy herbatników podczas spotkania z kontrahentem.

Sytuacja zmieniła się po wydaniu przez Naczelny Sąd Administracyjny wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11). Wyrok ten stał się impulsem do wydania przez ministra finansów interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r. (sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów. Warto przypomnieć więc, jak na temat reprezentacji wypowiedział się NSA. Otóż:
(...) Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszo...