Od 17 maja dokumentacja pracownicza z dodatkowymi dokumentami

W połowie maja wejdą w życie zmiany, które zwiększą ilość dokumentów przechowywanych w dokumentacji pracowniczej. Część B akt osobowych pracownika będzie obejmowała również m.in. wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony, wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem, czy dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy. Natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy będzie zawierała także wnioski pracownika dot. zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego.

 

Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw  (Dz. U. poz. 641) wprowadza do Kodeksu pracy art. 293, na podstawie którego pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca będzie udzielał pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na taki wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku; w razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca będzie informował  pracownika o przyczynie odmowy.

Ponadto ww. ustawa z dnia 9 marca 2023 r. wprowadza do Kodeksu pracy art. 294. Przepis ten wskazuje powody, które nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę. Na podstawie tego przepisu pracownik, który uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę był jeden ze wskazanych w przepisie powodów, będzie mógł w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie działania. Pracodawca będzie udzielał pracownikowi odpowiedzi na ten wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku.

Ustawa zmieniająca wprowadza do Kodeksu pracy także przepisy uprawniające pracowników do elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy). Zgodnie z tą regulacją pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, będzie mógł złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Pracodawca będzie rozpatrywał wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca będzie informował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy będzie mógł w każdym czasie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem ww. 7-dniowego terminu, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy. Pracodawca po rozpatrzeniu wniosku, z uwzględnieniem takich samych okoliczności jak przy rozpatrywaniu wniosku o elastyczną organizację pracy, będzie informował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

W związku z powyższymi zmianami w Kodeksie pracy zmienia się rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. dokumentacji pracowniczej tak, aby część B akt osobowych pracownika obejmowała również:

  • wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy),
  • wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z  rozwiązaniem umowy o pracę (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy),
  • dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy).

Zatem cała dokumentacja dotycząca stosowania elastycznej organizacji pracy, o której jest mowa w art. 1881 Kodeksu pracy, będzie przez pracodawcę przechowywana w części B akt osobowych pracownika, także jeżeli będzie ona dotyczyła np. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, o którym jest mowa w art. 142 Kodeksu pracy albo stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, o którym jest mowa w art. 143 Kodeksu pracy.

Ponadto, ww. ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Kodeksu pracy dwie nowe instytucje, tj.:

  1. zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie te będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym (nowy art. 1481 Kodeksu pracy), a także
  2. urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop ten będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym (nowy art. 1731 Kodeksu pracy).

Zatem, dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona przez pracodawcę, obejmowała także wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania z tego zwolnienia od pracy oraz z urlopu opiekuńczego.

Dodatkowo ze względu na zmianę wieku dziecka, o którym jest mowa w art. 178 § 2 Kodeksu pracy, dokonywaną ww. ustawą z dnia 9 marca 2023 r., konieczne jest wprowadzenie uwzględniającej to zmiany do § 6 pkt 1 lit. d tiret pierwszy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

 

Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

  1. w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11  i 12  Kodeksu pracy);
  2. w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
    1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
    2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
    3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaj...

DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.

Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.

REJESTRACJA

dla nowych użytkowników

LOGOWANIE

dla użytkowników podatki.biz

Zapomniałem hasła | Problemy z logowaniem

DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?

Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:

  • ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
  • narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
  • kalkulatorów i baz danych
  • działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
  • strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
  • newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą

Czas rejestracji - ok. 1 min

Uwaga

Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »