Krajowy System e-Faktur z wątpliwościami - MF wyjaśnia

Z założenia KSeF ma przynieść zarówno przedsiębiorcom - podatnikom, jak i organom administracji publicznej wiele korzyści z wprowadzenia takiego rozwiązania. W praktyce jednak wśród przedsiębiorców pojawiają się coraz liczniejsze wątpliwości związane z obligatoryjnym wprowadzeniem KSeF. Przede wszystkim wątpliwości te związane są z koniecznością posiadania przez przedsiębiorców profilu zaufanego ePUAP lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego, które są niezbędne do założenia i wystawiania faktur w systemie KSeF. Kolejnym problemem, który zauważyli przyszli użytkownicy systemu KSeF, jest kwestia samofakturowania.

Interpelacja nr 34242 do ministra finansów w sprawie projektowanych uproszczeń dla przedsiębiorców w Krajowym Systemie e-Faktur

Szanowna Pani Minister,

w związku z wprowadzeniem od 2022 r. w formie programu pilotażowego ogólnokrajowego systemu dla przedsiębiorców do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną - Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „KSeF”) oraz planowanym obowiązkowym wprowadzeniem posługiwania się przez przedsiębiorców KSeF w roku 2023 poniżej przybliżam problem oraz zwracam się z prośbą do Pani Minister o zajęcie stanowiska.

Wprowadzenie ogólnokrajowego systemu do wystawiania oraz otrzymywania faktur - Krajowy System e-Faktur - z założenia ma być systemem ułatwiającym przedsiębiorcom wystawianie oraz udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli, innymi słowy, faktur elektronicznych wystawianych i odbieranych przez przedsiębiorców w systemie KSeF. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak rząd Rzeczypospolitej Polskiej planuje wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF przez przedsiębiorców w roku 2023. W marcu 2022 r. Polska uzyskała od Komisji Europejskiej niezbędną do wprowadzenia takiego rozwiązania zgodę. Do skorzystania z KSeF uprawnieni są następujący przedsiębiorcy:

• zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

W teorii wprowadzenie KSeF ma przynieść przedsiębiorcom niemal same korzyści, wśród których wymieniane są przede wszystkim: szybszy, 40-dniowy termin zwrotu podatku VAT (zamiast obecnych 60 dni), ustandaryzowanie formatu fakturowania, które pozwoli na ograniczenie błędów, bezpieczniejsze rozliczanie z kontrahentami, przyspieszenie obiegu faktur czy też zminimalizowane ryzyko zagubienia faktur.

Nowy system do fakturowania ma również sprawić, iż organy podatkowe nie będą miały podstaw do żądania od podatników okazania faktur na wezwanie, bowiem administracja podatkowa będzie posiadała natychmiastowy dostęp do tychże faktur. Jak zatem widać, z założenia KSeF ma przynieść zarówno przedsiębiorcom - podatnikom, jak i organom administracji publicznej wiele korzyści z wprowadzenia takiego rozwiązania.

W praktyce jednak wśród przedsiębiorców pojawiają się coraz liczniejsze wątpliwości związane z obligatoryjnym wprowadzeniem KSeF. Przede wszystkim wątpliwości te związane są z koniecznością posiadania przez przedsiębiorców profilu zaufanego ePUAP lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego, które są niezbędne do założenia i wystawiania faktur w systemie KSeF. W przypadku wielu przedsiębiorców, szczególnie z sektora mikro- i małych przedsiębiorców, prowadzących swoją działalność na obszarach wiejskich oraz w małych miejscowościach, założenie profilu zaufanego ePUAP bądź wyrobienie tzw. elektronicznego podpisu kwalifikowanego może wiązać się z dodatkowymi utrudnieniami polegającymi chociażby na ograniczonym dostępie do punktów sprzedaży oferujących elektroniczny podpis kwalifikowany. Nadto osoby prowadzące mikro- i małe przedsiębiorstwa na terenach wiejskich oraz w małych miejscowościach w znacznej części nie są osobami biegle poruszającymi się w nowościach informatycznych i cyfrowym świecie, co w ich przypadku może bardzo utrudnić, a w skrajnych przypadkach nawet uniemożliwić obieg faktur w elektronicznym Krajowym Systemie e-Faktur.

Kolejnym problemem, który zauważyli przyszli użytkownicy systemu KSeF, jest kwestia samofakturowania. Podstawą takiego rozwiązania jest art. 106d ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako: „ustawa o VAT”). Zgodnie z przywołanym przepisem podmiot nabywający towary i usługi od podatnika może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury:

1. dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,
2. dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT

- jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Na dzień dzisiejszy prawo do stosowania samofakturowania przysługuje podmiotom nabywającym towary lub usługi, będącym podatnikami podatku od towarów i usług. Faktury w procesie samofakturowania może wystawiać na rzecz i w imieniu podatnika także podmiot trzeci. Proces samofakturowania jest możliwy na podstawie zawartej między podmiotami umowy, która winna być podpisana przed wystawieniem pierwszej faktury. Ustawy nie określają wymogów, które powinny być uwzględnione w takiej umowie. Jedynym warunkiem zakreślonym przez ustawodawcę jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane. Przepisy ustawy o VAT nie przewidują także żadnych dodatkowych wymogów bądź ograniczeń odnośnie do samego procesu samofakturowania, a co za tym idzie - strony takiej umowy mogą w sposób dowolny kształtować formę zatwierdzania faktur wystawianych w ramach takiej procedury.

Po obligatoryjnym wprowadzeniu KSeF podmioty, które już raz zawarły między sobą umowę na samofakturowanie, będą zobowiązane do jej aktualizacji, co może przysporzyć bardzo wiele problemów zarówno od strony logistycznej, jak i technicznej. Przykładowo, w sytuacji w której jeden duży przedsiębiorca posiada takie umowy na samofakturowanie zawarte z kilkudziesięcioma tysiącami punktów sprzedaży detalicznej, prowadzonymi często przez jednoosobowych mikroprzesiębiorców, rozmieszczonymi na terenie całej Polski, w tym w małych miejscowościach oraz na terenach wiejskich, przedsiębiorca taki stanie przed problemem, jak w tym samym czasie dostosować umowę na samofakturowanie do wymogu wystawiania faktury w systemie KSeF. Na ten moment jedynym rozwiązaniem wydaje się osobiste stawiennictwo w każdym z kilkudziesięciu tysięcy punktów sprzedaży, z którym przedsiębiorca taki ma podpisaną umowę i dostosowanie istniejącej umowy do systemu KSeF. Takie rozwiązanie finalnie jest praktycznie niemożliwe do zrealizowania, bowiem nakład sił i środków niezbędnych do dokonania takich aktualizacji byłby niewspółmierny do oczekiwanego rezultatu. Trzeba także brać pod uwagę, że aby tego rodzaju procedura mogła zostać wdrożona w życie, każdy z tych mikroprzedsiębiorców, prowadzący samodzielnie punkt sprzedaży detalicznej (np. kiosk, wyspę sprzedażową w centrum handlowym, punkt ajencyjny itp.) musi dysponować dostępem do profilu zaufanego ePUAP lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym oraz wiedzą techniczną w zakresie obsługi tychże. Dla mikroprzedsiębiorców z wsi oraz małych miejscowości, którzy często są osobami starszymi, pozostanie to barierą nie do pokonania. Nie bez znaczenia pozostaje także okoliczność, że taki mikroprzedsiębiorca przebywający w punkcie sprzedaży detalicznej, aby móc skorzystać z któregokolwiek z powyższych rozwiązań musi dysponować zarówno komputerem (którego bardzo często nie ma w małych punktach sprzedaży detalicznej), jak i niezakłóconym dostępem do sieci Internet - jak wiemy nadal, w 2022 r. w wielu częściach Polski nie jest to kwestia oczywista.

Warto także odnotować, że po wprowadzeniu KSeF, jako obligatoryjnego systemu dla wszystkich podatników VAT, z jeszcze innymi problemami mogą spotkać się przedsiębiorca zajmujący się usługowo zautomatyzowanym procesem wystawiania faktur dla strony umowy w sprawie samofakturowania. W Polsce wykształcił się bowiem prężnie działający rynek usług polegających na zleceniu osobnym przedsiębiorcom usług związanych z techniczną obsługą faktur. Często mamy do czynienia z sytuacją, w której duży przedsiębiorca, który zawarł z dziesiątkami tysięcy swoich kooperantów umowy w sprawie samofakturowania, zleca techniczną obsługę tych czynności przez inny podmiot, który posiada w tym zakresie niezbędne know-how oraz zaplecze techniczne oraz informatyczne. Czynności te wykonywane są na...