Koszty uzyskania przychodów: Dokumentowanie wydatku zastępczym dowodem księgowym

Pytanie podatnika: Czy wydatek udokumentowany sporządzonym zastępczym dowodem księgowym o nazwie dowód zakupu programów używanych można uznać za prawidłowo udokumentowany w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i zaliczyć do kosztów bezpośrednich? Czy w sytuacjach, kiedy Wnioskodawca nie może pozyskać danych kontrahenta (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) strona sprzedająca w dowodzie zakupu programów używanych może być określona jako „klient detaliczny”, a wydatek udokumentowany takim dowodem może być uznany za prawidłowo udokumentowany bezpośredni koszt uzyskania przychodu?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 21 maja 2012 r. (data wpływu 04 czerwca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zastępczym dowodem księgowym - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 04 czerwca 2012 r. został złożony ww. wniosek - uzupełniony pismem z dnia 30 sierpnia 2012 r. (data wpływu 03 września 2012 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zastępczym dowodem księgowym.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego:

Spółka zamierza zajmować się skupem używanych gier, a następnie będzie je odsprzedawać innym podmiotom. Zakup używanych gier będzie dokonywany głównie od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i w takim przypadku Spółka dokumentować go będzie za pomocą zastępczych dowodów księgowych o nazwie dowód zakupu programów używanych.

Mogą zdarzać się sytuacje, że sprzedający (osoba fizyczna nieprowadząca działalności) nie będzie chciała podać swoich danych. W związku z tym, pracownik Spółki obsługujący takiego klienta na sporządzonym dowodzie zakupu programów używanych oznaczy stronę sprzedającą jako „klient detaliczny”. Taki dowód Spółka wprowadzi do ksiąg rachunkowych i zaliczy do bezpośrednich kosztów uzyskania przychodów.

Dodatkowo, w piśmie z dnia 30 sierpnia 2012 r., stanowiącym odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia wniosku, Spółka wskazała, iż dokument o nazwie „dowód zakupu programów używanych” zawiera wszystkie elementy dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy wydatek udokumentowany sporządzonym przez Spółkę zastępczym dowodem księgowym o nazwie dowód zakupu programów używanych można uznać za prawidłowo udokumentowany w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i zaliczyć do kosztów bezpośrednich, zgodnie z art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
2. Czy w sytuacjach, kiedy Spółka nie może pozyskać danych kontrahenta (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) strona sprzedająca w dowodzie zakupu programów używanych może być określona jako „klient detaliczny”, a wydatek udokumentowany takim dowodem może być uznany za prawidłowo udokumentowany bezpośredni koszt uzyskania przychodu w świetle obowiązującej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zakupy używanych gier od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej Spółka będzie dokumentować zastępczymi dowodami księgowymi o nazwie dowód zakupu programów używanych. Każdy taki dowód będzie oznaczony kolejnym unikalnym numerem.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzone przez osoby dokonujące tych operacji.

W art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustawodawca określił dowody dokumentujące poniesienie kosztu uzyskania przychodu jako fakturę (rachunek) lub inny dowód w przypadku braku faktury (rachunku).

Ponadto, gdy Spółka nie będzie mogła pozyskać danych kontrahenta (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), od którego dokonuje zakupu, dostawca taki będzie oznaczony jako „klient detaliczny”. Zakup udokumentowany takim dokumentem jest prawidłowo udokumentowanym dowodem zakupu w świetle obowiązującej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i tym samym, jest on kosztem bezpośrednio związanym z uzyskaniem przychodu w rozumieniu tejże ustawy.

Dodatkowo, w piśmie z dnia 30 sierpnia 2012 r., stanowiącym odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia wniosku, Spółka wskazała, iż stoi na stanowisku, że wydatek na zakup gier od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może być udokumentowany zastępczym dowodem księgowym o nazwie dowód zakupu programów używanych.

Dokument ten jest dowodem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości i stanowi dowód księgowy będący podstawą ujęcia wydatków w księgach rachunkowych. Taki sposób udokumentowania faktu poniesienia wydatków jest również wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych i można zaliczyć go do kosztów bezpośrednich, zgodnie z art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 tejże ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, bowiem nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135 - 137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1 - 2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów)...