Faktura ustrukturyzowana - czym jest i czemu służy

5 lutego br. opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Przewiduje on możliwość wystawiania faktur elektronicznych w postaci ustrukturyzowanej jako trzecią dopuszczalną możliwość dokumentowania transakcji. Obok faktur papierowych i „tradycyjnych” faktur elektronicznych. Możliwość ich wystawiania i otrzymywania zapewnić ma Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Definicję pojęcia faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Stanowi ona elektroniczny odpowiednik tradycyjnej papierowej faktury. Jednakże pojęcie faktury ustrukturyzowanej nie zostało zawarte w ustawie o VAT.

Faktura ustrukturyzowana ma swą genezę w regulacjach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz.Urz. UE L 133/1). Jej celem jest usunięcie bądź ograniczenie przeszkód w handlu wewnątrzunijnym spowodowanych istnieniem różnych wymogów prawnych i norm technicznych w zakresie fakturowania elektronicznego i brakiem pomiędzy nimi zintegrowania.

Założenia ww. dyrektywy do polskiego porządku prawnego zostały implementowane ustawą z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1666). Zgodnie z jej art. 2 pkt 4 faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną spełniającą wymogi określone w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, dająca się przesyłać za pośrednictwem platformy do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy kontrahentami w zamówieniach publicznych.

Ustrukturyzowana faktura jest to więc faktura elektroniczna zawierająca określone przepisami informacje, formę i zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym, np. xml, umożliwiającym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych. Stanowi ona plik danych z zawartymi informacjami, które winny znajdować się na każdej fakturze a więc datami sprzedaży i wystawienia, danymi kontrahentów, kwotami itd. Jednak zapisane są one nie w postaci obrazu a uniwersalnego języka znaczników xml, służących do przekazywania danych w ustrukturyzowany sposób. Identyczny format stosowany jest w plikach JPK_VAT składanych przez czynnych vatowców każdego miesiąca w urzędzie skarbowym. Dokument wystawiany w formacie xml jest dla człowieka nieczytelny natomiast jest on doskonale zrozumiały dla programów księgowych, dla których tego rodzaju forma faktury została stworzona.

Zwykła faktura elektroniczna zapisana w formacie PDF nie mogła spełnić takiej roli. Jest ona czytelna dla człowieka będąc formatem służącym utrwalaniu treści tekstowo-graficznych. Jednak taka jej forma nie jest zrozumiała dla systemów informatycznych. Istnieją p...