Ewidencja VAT po zmianach związanych z nowym JPK_VAT z deklaracją

Ewidencje prowadzone do celów VAT są mocno sformalizowane, mimo, iż nie przewidziano ich wzoru. Regulacje ustawowe odnoszące się do ewidencji VAT znajdują się w art. 109 ustawy o VAT, i określają podstawowe wymogi dotyczące ewidencji prowadzonych przez podatników zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży) oraz pozostałych podatników.

Ewidencja VAT dla podatników zwolnionych ze względu na wartość sprzedaży

Podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Brak tej ewidencji zagrożony jest sankcją ustawową, bowiem w przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi tej ewidencji albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, organ podatkowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie będzie mógł określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustali przy zastosowaniu stawki podstawowej - obecnie to 23%.

Wprowadzenie nowego JPK_VAT z deklaracją nie zmienia wymagań dotyczących tej ewidencji - podatnicy korzystający ze zwolnienia nie sporządzają i nie przekazują pliku JPK_VAT.

Ewidencja VAT dla pozostałych podatników

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku wskazane w art. 43 ust. 1 (artykuł ten wymienia zwolnienia przedmiotowe i przedmiotowo-podmiotowe) lub zwolnione na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 (to zwolnienia określone w rozporządzeniach, wydawanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na mocy delegacji ustawowej wskazanej w art. 82 ust. 3 ustawy VAT) oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3) kontrahentów;

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Natomiast podatnicy świadczący usługi, dla których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju.

Ważne

Przepis ustawy wskazuje wprost, iż ewidencja prowadzona jest elektronicznie, przy użyciu programu komputerowego. Nie można więc prowadzić jej np. w formie zeszytu lub innej tego rodzaju techniki.

Szczegółowy zakres danych w ewidencji

Minister właściwy do spraw finansów publicznych upoważniony jest na mocy delegacji ustawowej do określenia w drodze rozporządzenia, szczegółowego zakresu danych, które ogólnie wskazuje ustawa. Rozporządzenie omawiamy nieco dalej.

Obowiązek przesyłania ewidencji VAT do urzędu skarbowego

Od 1.10.2020 r. zmodyfikowano dotychczasowy obowiązek przesyłania pliku JPK_VAT. Został wprowadzony nowy format tego pliku, łączący dane dotychczasowego JPK_VAT z danymi gromadzonymi w ewidencjach VAT. Jednocześnie zwiększono zakres informacyjny tego pliku. Zanim przejdziemy do szczegółów, jeszcze o terminach przesyłania JPK_VAT i jego zakresie - są one bowiem zróżnicowane w zależności od tego, czy podatnik rozlicza się miesięcznie czy kwartalnie.

Podatnicy rozliczający się w trybie miesięcznym przesyłają pliki JPK_V7M, zawierające pełny zakres danych (ewidencja + deklaracja) co miesiąc, w terminie do przekazania deklaracji za ten miesiąc. Przesyłki dokonuje się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej - podobnie jak plików JPK_V7K.

Te z kolei właściwe są dla podatników rozliczających się kwartalnie, z tym, że za pierwszy i drugi miesiąc kwartału wypełniana jest tylko część ewidencyjna, a za trzeci miesiąc kwartału wypełniana jest część ewidencyjna i deklaracyjna. Pliki przekazywane są:

1) za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału - w terminie do 25. dnia miesiąca następującego odpowiednio po każdym z tych miesięcy;

2) za ostatni miesiąc danego kwartału, łącznie z deklaracją - w terminie do złożenia tej deklaracji.

Ujęcie w ewidencji faktur dotyczących sprzedaży ewidencjonowanej w kasie fiskalnej

Przypomnijmy - faktury dotyczące sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej powinny zostać uzupełnione o paragon dokumentujący tę sprzedaż (dopina się go do egzemplarza faktury, który pozostaje u podatnika). Tego przepisu nie stosuje się w przypadku faktury wystawianej przy zastosowaniu kasy, jeśli wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (pozwala to uniknąć zdublowania wartości wykazywanej sprzedaży).

Możliwe jest też, że faktura do paragonu zostanie wystawiona w formie elektronicznej - wtedy podatnik ma obowiązek pozostawić w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży wraz z danymi identyfikującymi wystawioną do niego fakturę.

Wskazówka

Występuje jeszcze sytuacja szczególna, w której nie stosuje się przepisu dotyczącego dopinania faktury do paragonu - nie ma tego obowiązku w przypadku, w którym to sam paragon został uznany za fakturę (przypadki, w których kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł lub kwoty 100 euro, po spełnieniu warunków wskazanych w ustawie).

Dlaczego o tym wspomi...