Do naprawienia błędów na fakturze służy faktura korygująca. Wystawia się ją także wówczas, gdy zmienią się warunki transakcji. Przy czym, musisz otrzymać od nabywcy potwierdzenie odbioru faktury korygującej, jeśli w wyniku jej wystawienia zostaje obniżona podstawa opodatkowania (zmniejsza się też kwota VAT należnego). A jeśli jesteś nabywcą i otrzymałeś od sprzedawcy fakturę z błędami, możesz wystawić notę korygującą. Możesz poprawić w ten sposób tylko błędy formalne.

Sprawdź, co robić, jeśli odkryjesz błąd na fakturze lub ją zgubisz. Zobacz, kiedy i jakie kary grożą za nieprawidłowości na fakturze.

• Kiedy wystawić fakturę korygującą
• Kiedy nabywca potwierdza odbiór faktury korygującej
• Kiedy wystawić notę korygującą
• Kiedy wystawić duplikat
• Kiedy można anulować fakturę
• Jakie kary grożą za nieprawidłowe i puste faktury
• Za co grozi odpowiedzialność karna

Kiedy wystawić fakturę korygującą

Do naprawienia błędów na fakturze służy faktura korygująca. Wystawia się ją także wówczas, gdy zmienią się warunki transakcji.

Fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• stwierdziłeś pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
• udzielasz obniżki ceny w formie rabatu
• nabywca zwrócił ci towar
• zwróciłeś nabywcy całość lub części zapłaty
• wystawiłeś fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo iż miałeś taki obowiązek.

Uwaga! Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie przedsiębiorca sporządzający fakturę pierwotną.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”
• kolejny numer oraz datę jej wystawienia
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  • datę wystawienia faktury
  • numer faktury
  • nazwę wystawcy faktury i nazwę nabywcy towaru/usługi
  • nr NIP wystawcy faktury
  • nr NIP nabywcy towaru/usługi
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty (dotyczy przypadku, gdy zapłata została zrealizowana przed zrealizowaniem dostawy lub wykonaniem usługi), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
• opis przyczyny korekty
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego.

Kiedy nabywca potwierdza odbiór faktury korygującej

Kiedy musisz mieć potwierdzenie nabywcy

Musisz otrzymać od nabywcy potwierdzenie odbioru faktury korygującej, jeśli w wyniku jej wystawienia zostaje obniżona podstawa opodatkowania (zmniejsza się też kwota VAT należnego). Potwierdzenie jest warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty VAT. Potwierdzenie powinieneś uzyskać przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Jeśli otrzymasz potwierdzenie po terminie złożenia deklaracji, uwzględnisz ją w rozliczeniu za okres, w którym uzyskasz potwierdzenie odbioru.

Przykład 
Pan Dariusz sprzedał kontrahentowi materiały produkcyjne w maju 2020 roku. W czerwcu udzielił kontrahentowi rabatu i wystawił fakturę korygującą. Kontrahent potwierdził odbiór faktury korygującej w lipcu. Pan Dariusz uwzględni fakturę korygującą w deklaracji za lipiec 2020 roku.

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie należy dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Może to być potwierdzenie:

• przesłane w wiadomości e-mail
• pisemne potwierdzenie odbioru korekty
• przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata
• przez system informatyczny do wystawiania faktur.

Przykład 
Spółka Y wdrożyła system, w którym e-faktury będą dostarczane klientom za pośrednictwem systemu informatycznego. Klienci posiadają swoje indywidualne konta, do których będą mogli się logować poprzez użycie indywidualnego loginu i hasła. Klienci, podpisując umowę, wyrażają zgodę na dostarczanie tą drogą także faktur korygujących. Akceptacja regulaminu stanowi potwierdzenie, że faktury, w tym faktury korygujące in minus, są uznawane za skutecznie dostarczone. Za moment uzyskania potwierdzenia otrzymania faktur korygujących przez klienta można uznać chwilę umieszczenia ich w systemie.

Kiedy nie potrzebujesz potwierdzenia nabywcy

Jeśli w wyniku wystawienia faktury korygującej dojdzie do podwyższenia podstawy i zwiększenia VAT należnego, nie ma konieczności potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Jeśli przyczyna korekty istniała już w momencie wystawiania faktury pierwotnej (na przykład przyczyną korekty jest błąd rachunkowy), to fakturę korygującą należy ująć w deklaracji za okres, w którym została ujęta faktura pierwotna.

Potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie potrzebujesz także wtedy, gdy transakcja dotyczy:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
• dostawy towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
• sprzedaży szczególnych usług, takich jak energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, dostawy wody, usług zamiatania śmieci.

Kiedy wystawić notę korygującą

Jeśli jesteś nabywcą i otrzymałeś od sprzedawcy fakturę z błędami, możesz wystawić notę korygującą. Możesz poprawić w ten sposób tylko błędy formalne, na przykład w da...