Przechowywanie kopii faktur: Jednak nie ma przełomu

Pytanie podatnika: Czy w przypadku wystawiania faktur VAT, możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym (komputerowym), w którym dokumenty te zostały wystawione?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t. j. z 2005 roku Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 listopada 2009 roku (data wpływu 4.12.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktury - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 grudnia 2009 roku został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktury.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży paliw. W związku ze sprzedażą swoich produktów Spółka wystawia dużą ilość faktur, około 5 tys. miesięcznie.

Przechowywanie kopii wystawionych faktur w postaci materialnej (papierowej) obciąża Spółkę dodatkowymi kosztami i powoduje problemy z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów. W związku z powyższym, ze względów ekonomicznych i ekologicznych Spółka zamierza zaprzestać drukowania kopii papierowych faktur VAT i zamierza przechowywać te faktury jedynie w systemie komputerowym.

W tym celu w Spółce będzie funkcjonować rozwiązanie informatyczne w elektronicznym systemie księgowym (system SAP R/3), które pozwoli aby każda wystawiona kopia faktury sprzedaży automatycznie została zarchiwizowana w centralnym, specjalnie wyodrębnionym repozytorium faktur w wersji PDF, uniemożliwiając wprowadzenie jakichkolwiek zmian w strukturze dokumentu. Pliki z kopiami faktur sprzedaży będą przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. System informatyczny zapewni możliwość wydrukowania kopii faktury na każde żądanie kontrolującego w wersji pierwotnie utworzonej z nadrukiem „kopia" z archiwum z plików PDF.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wystawiania faktur VAT, możliwe jest przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym (komputerowym), w którym dokumenty te zostały wystawione?

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). Ponadto zdaniem Spółki za prawnie dopuszczalne uznać należy, aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Żaden przepis podatkowy nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę.

Powyższe stanowisko jest zgodne z wyrokiem naczelnego Sadu Administracyjnego, sygn. akt I FSK 1169/08, w którym Sąd uznał, że wystawienie faktury to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie dokumentu. Jeżeli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 roku wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.).

Zgodnie z ...