Wydatki udokumentowane dowodami wewnętrznymi w kosztach podatkowych

Pytanie: Czy wydatek udokumentowany sporządzonym przez osobę dokonującą zakupu zastępczym dowodem wewnętrznym o nazwie „Dowód wewnętrzny” produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, który rezygnuje ze zwrotu VAT-u w zamian za otrzymanie gotówki w dniu dostarczenia towaru oraz podaje niezbędne dane - konieczne do sporządzenia dowodu księgowego, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu? Czy w sytuacjach, kiedy nie może pozyskać danych kontrahenta (osoby fizycznej nie prowadzącej działalności) w związku z czym w "Dowodzie wewnętrznym" sprzedająca strona będzie nazwana jako "klient detaliczny" ale bez danych, to czy taki dowód może być zaliczony do kosztów?

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na skupie i sprzedaży hurtowej owoców: jabłek, truskawek, wiśni, śliwek, aronii o symbolach PKWiU 01.24. Produkty nabywa jedynie od producentów krajowych. Sposób zakupów dokonywany jest w dwojaki sposób: w miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu zamieszkania dostawcy poprzez przyjazd i odbiór płodów rolnych. Przedsiębiorca prowadzi księgi rachunkowe tj. pełną księgowość. Jest podatnikiem podatku od towarów i usług.

Zakupu towarów handlowych (owoców) dokonuje m.in.:

• od rolników ryczałtowych zwolnionych z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT na podstawie zastępczych "dowodów wewnętrznych" sporządzanych stosownie do treści z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości przez osobę wskazaną, dowód nie obejmuje podatku VAT jest wystawiany w cenie netto, ponieważ rolnik zrzeka się zwrotu VAT-u w zamian za zapłatę za dostarczony towar gotówką (ok. 5% transakcji), które zalicza do kosztów uzyskania przychodów w wartości dowodu wewnętrznego,
• od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, nie będących rolnikami podatku ryczałtowego, a mających produkty z przydomowych ogródków na podstawie zastępczych "dowodów wewnętrznych" sporządzanych stosownie do treści art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości przez osobę wskazaną (ok. 3% transakcji), które są kosztem uzyskania przychodu z dowodu wewnętrznego.

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo - skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności; nie mogą być równocześnie wymienione w katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia określonego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Wydatki związane z zakupem płodów rolnych, stanowiących towary handlowe w prowadzonej działalności gospodarczej, są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stosownie do rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Przy czym brak stosownych dokumentów uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do k...