Szukaj
Wykop ten artykuł Dołącz do nas na Facebooku
REKLAMA

Ważne informacje w serwisie:




Artykuły: Facebook

24.07.2018

Poradnik praktyczny: Delegacje krajowe i zagraniczne - cz. II

Witamy w drugiej części praktycznego poradnika poświęconego rozliczaniu delegacji krajowych i zagranicznych od strony czysto teoretycznej, oraz - z zastosowaniem programu do rozliczania delegacji naszego autorstwa - od strony praktycznej. Dzisiaj zajmiemy się podróżami krajowymi i wątpliwościami, jakie mogą pojawić się w trakcie ich rozliczania. Przedstawimy również przypadki, w których u pracowników pojawi się przychód ze stosunku pracy w związku z wypłacaniem należności z tytułu podróży służbowych. Omówimy zasady stosowane przy rozliczeniach wyjazdów właścicieli i wspólników spółek osobowych i przyjrzymy się dokumentom służącym do rozliczenia wyjazdów krajowych, generowanym przez program Delegacje krajowe i zagraniczne. Diety, ryczałty, zwroty kosztów, czyli jakie kwoty powinien otrzymać delegowany w delegacji krajowej

Przy ustalaniu wysokości zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej pracowników musimy kierować się przepisami prawa pracy – w celu wykonania obowiązków, które na pracodawców nakłada Kodeks pracy – a jednocześnie przepisami podatkowymi i dotyczącymi rachunkowości – w celu właściwego dokumentowania wydatków.

Dla pracowników sfery budżetowej bezwzględnie powinniśmy stosować przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jednak w przypadku pracodawców niezaliczanych do sfery budżetowej przepisy pozostawiają pewną dowolność. Przypomnijmy:

Kodeks pracy (wyciąg)

„Art. 775 § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.”

Przepisy te oznaczają, że pracodawcy mogą ustalać (w porozumieniu z pracownikami zawieranym w formie układu zbiorowego pracy, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę) inne niż wskazane w przepisach rozporządzenia zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Obowiązuje jedno ograniczenie – wysokość diety, ustalona w takim porozumieniu, nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Ustalenie warunków odmiennych od określonych w rozporządzeniu rodzi jednak kilka konsekwencji ubezpieczeniowych i podatkowych, o których napiszemy za chwilę.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stanowi, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  1. diety,
  2. zwrot kosztów:
    1. przejazdów,
    2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3. noclegów,
    4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Proszę zwrócić uwagę, że wykaz świadczeń i zwrotów, które przysługują pracownikowi, ma charakter otwarty – wskazuje na to brzmienie punktu d: innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozporządzenie zawiera jednak pewną sprzeczność. Otóż § 4 pkt 1 wskazuje, że pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydaje się, że w przepisie tym sformułowano kategoryczny warunek udokumentowania wydatku – ale został on praktycznie unieważniony już w § 5 pkt 2:

„Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania”.

Oczywiście natychmiast powstaje pytanie, jak interpretować ten przepis.

Przepisy rozporządzenia mają zasadniczo dwa cele: zabezpieczenie interesów pracownika i pracodawcy przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych oraz zabezpieczenie interesów budżetowych polegające na ograniczeniu kwot i rodzajów wydatków, które mogą być rozliczane – bez opodatkowania ich podatkiem dochodowym od osób fizycznych i bez obciążania ich składkami na ubezpieczenie społeczne.

Co oczywiste, rozliczanie wszelkich wydatków zgłoszonych przez pracownika bez względu na ich udokumentowanie i rodzaj zostanie zakwestionowane przez organy kontrolne. Występują jednak przypadki, kiedy pracodawca powinien uznać wydatki pracownika, które nie zostały udokumentowane prawidłowo.

Oto kilka przykładów:

Przykład 1:
Pan Henryk, wracając z wyjazdu służbowego, został okradziony. Nie może w związku z tym przedstawić dokumentów związanych z wydatkami w trakcie podróży. Część z nich uda się co prawda odzyskać w postaci duplikatów, ale część przepadła bezpowrotnie.
Pracodawca powinien przyjąć oświadczenie pracownika i rozliczyć te wydatki tak, jak gdyby dokumenty istniały.

Przykład 2:
Pan Jan przebywał w podróży służbowej w celu wykonania naprawy gwarancyjnej. Na miejscu okazało się, że brakuje mu jednej z niezbędnych części, koniecznych do wykonania naprawy. Oczekiwanie na sprowadzenie tej części trwałoby kilka dni. Pan Jan w porozumieniu z pracodawcą część tę zakupił na miejskim targowisku. Niestety nie mógł udokumentować tego wydatku, ponieważ sprzedawca odmówił wystawienia rachunku.
Ponieważ Pan Jan uzgodnił z pracodawcą zakup części oraz kwotę, którą należy wydać, pracodawca powinien zwrócić wydatek panu Janowi na podstawie jego oświadczenia.

Przykład 3:
Jak w przykładzie 2, ale pracownik podjął samodzielnie decyzję o zakupie części bez możliwości jej udokumentowania, dodatkowo nie uzgodnił kwoty z pracodawcą.
W tym przypadku pracodawca może odmówić zwrotu wydatku, jeśli uzna działanie pracownika za niecelowe i naruszające jego interesy. Jednak jeśli stwierdzi, że decyzja pracownika była uzasadniona, powinien zwrócić wydatek na podstawie oświadczenia.

Diety

Powszechne jest przekonanie, że dieta służy pokryciu kosztów wyżywienia w delegacji. Stąd częste narzekanie na jej wysokość. Ale to przekonanie błędne - dieta ma charakter dopłaty – jej zadaniem jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży służbowej. Delegowany, któremu nie zapewniono wyżywienia, żywi się zazwyczaj w punktach gastronomicznych różnego rodzaju, a koszty wyżywienia w takich punktach są większe niż koszty wyżywienia np. domowego. Dieta ma kompensować pracownikowi różnicę.

Rozporządzenie określa zasady wypłaty diety następująco:

  1. dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę podróży;
  2. należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
    1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
      • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
      • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
      • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
    2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę – za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
      • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
      • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Rozporządzenie wskazuje też inne sytuacje niż określone powyżej, w których dieta nie przysługuje. Co oczywiste, pracownik nie otrzyma diety, jeżeli ma zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie. Ale nie otrzyma jej również, jeżeli został delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, a także w przypadkach, o których mowa w § 10 rozporządzenia.

Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni – w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Należy to rozumieć w ten sposób, że pracownikowi, który przerwie delegację i wróci w trakcie jej trwania do domu, za dni wolne od pracy, w których pracownik przebywa w domu, dieta nie przysługuje.

Przykład 4:
Pan Henryk na stałe zameldowany jest w Warszawie, pracuje natomiast w Łodzi. Został delegowany do Warszawy na kilka dni niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia u klienta.
Z tytułu tej delegacji pan Henryk nie otrzyma diety.

Przykład 5:
Pan Adam na stałe zameldowany jest w Warszawie. Pracuje w Łodzi i w związku z tym wynajął w Łodzi mieszkanie, gdzie zameldował się na pobyt czasowy. Został delegowany na kilka dni do Warszawy.

Pan Adam powinien otrzymać dietę. Co prawda ma meldunek warszawski, jednak nie przebywa w Warszawie i nie zostało spełnione kryterium faktycznego pobytu.

Zmniejszenia diet wynikające z zapewnienia częściowego wyżywienia

Kwotę diet zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Ważne!

W razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy dotyczące zmniejszenia diet stosuje się odpowiednio.


Pan Adam został delegowany w celu przeprowadzenia 2-dniowego szkolenia u kontrahenta. Kontrahent zapewnia w trakcie szkolenia obiady. W hotelu, w którym pan Adam nocuje, zapewnione są w cenie noclegu śniadania, z tym że pan Adam zakwaterował się w hotelu dopiero po południu pierwszego dnia.Przykład 6:

Za pierwszy dzień dieta pana Adama zostanie obniżona o 50%, a za drugi dzień – o 75%.

Przykład 7:
Pani Helena rozpoczęła podróż służbową o godzinie 8.00, zakończyła ją o 18.00. Podróż służbowa trwała 10 godzin. Kontrahent w trakcie szkolenia, które przeprowadzała pani Helena, zapewnił obiad.

Pani Helena nie otrzyma diety. Za czas podróży służbowej trwającej nie dłużej niż dobę – od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety. Jednak połowa diety nie może zostać wypłacona, ponieważ pani Helena miała zapewniony bezpłatny obiad, co powoduje konieczność kolejnego zmniejszenia – właśnie o 50% wartości diety.

Zwróćcie uwagę, że pomniejszenia określone są w procentach wartości diety, czyli zawsze w procentach od kwoty 30 zł. W przypadku opisanym w przykładzie wyliczenie wartości diety powinno zostać przeprowadzone następująco:

dieta = (30,00 zł x 50%) – (30,00 zł x 50%) = 0,00 zł.

Często popełnianym błędem jest pomniejszanie o 50% kwoty 15,00 zł, czyli kwoty, która przysługiwałaby w razie niezapewnienia bezpłatnego posiłku.

Zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Rozporządzenie szczegółowo określa zasady zwrotu kosztów związanych z wyjazdem służbowym. Generalna zasada nakazuje zwracać pracownikowi uzasadnione i udokumentowane koszty dotyczące odbywanej podróży służbowej.

Aby móc oczekiwać zwrotu, pracownik powinien postępować zgodnie z zasadami wskazanymi w rozporządzeniu:

  • środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca,
  • pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Przykład 8:
Pani Ala otrzymała polecenie wyjazdu służbowego. Pracodawca określił jako środek transportu pociąg InterCity, klasę II. Pani Ala, kierując się wygodą, zakupiła bilet klasy I i taki też bilet przedstawiła do rozliczenia.

Pracodawca powinien zwrócić wydatek do wysokości ceny biletu w klasie II.

Może się co prawda wydawać, że kierując się literalnym brzmieniem przepisu, pracodawca mógłby odmówić zwrotu wydatku w całości (została naruszona dyrektywa dotycząca klasy pojazdu), ale tak nie jest. Stanowiłoby to bez wątpienia naruszenie art. 8 Kodeksu pracy i generalnej zasady, że pracownik nie powinien ponosić kosztów obciążających pracodawcę. Należy przypuszczać, że sąd pracy przychyliłby się do ewentualnego roszczenia pani Ali.

Kodeks pracy (wyciąg)

„Art. 8. Nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.”

Pracownicy powinni jednak pamiętać, że takie zachowanie naraża pracodawcę na dodatkowe obowiązki dokumentacyjne, związane z koniecznością uzasadnienia (i udokumentowania) dla celów prawa pracy, rachunkowych i księgowych różnicy między kwotą wskazaną na dokumencie (bilet) a kwotą faktycznie zwróconą.

Przykład 9:
Pani Ala otrzymała polecenie wyjazdu służbowego. Pracodawca określił jako środek transportu pociąg InterCity, klasę I. Pani Ala, nie będąc pewna, jaką klasą może jechać (polecenie wyjazdu było ustne), odbyła podróż w klasie II i taki bilet przedstawiła do rozliczenia.

W tym przypadku pani Ala nie ma prawa oczekiwać różnicy między faktycznym wydatkiem a ceną biletów w klasie I.

Środki komunikacji miejscowej

W przeszłości istniał spór co do tego, jakie środki transportu należy zaliczyć do środków komunikacji miejscowej – w szczególności spór dotyczył taksówek. Niektórzy urzędnicy interpretujący przepisy stali na stanowisku, że taksówka, ponieważ wykonuje kursy również poza miejscowość, w której jest zarejestrowana działalność taksówkarza, nie należy do grupy środków komunikacji miejscowej.

To absurdalne stanowisko zostało już na szczęście zweryfikowane i obecnie udokumentowane koszty jazd taksówkami mogą być zwracane bez obaw pracownikom – ale oczywiście tylko w przypadku, gdy wydatki te są uzasadnione i właściwie udokumentowane oraz poniesione przy akceptacji pracodawcy.

Przykład 10:
Pan Adam udał się w podróż służbową. Z pracodawcą uzgodnił, że po mieście, będącym celem delegacji, będzie poruszał się autobusami i tramwajami. Jednak po przyjeździe na miejsce przekonał się, że czas oczekiwania na najbliższy autobus przekracza pół godziny, w związku z czym wsiadł do taksówki. Po przyjeździe przedstawił do rozliczenia paragon z taksówki.

Pracodawca słusznie odmówił mu zwrotu kosztu taksówki, a ponieważ pan Adam nie miał żadnych biletów do rozliczenia, tytułem zwrotu kosztów za transport otrzymał zryczałtowane kwoty wynikające z przepisów rozporządzenia.

Przykład 11:
Pracodawca uzgodnił z pracownikiem, że po mieście, będącym celem delegacji, pracownik będzie poruszał się taksówkami, z tym że łączna kwota wydatków na taksówki nie powinna przekroczyć 100 zł, a każdy przejazd powinien zostać udokumentowany paragonem wystawionym przez taksówkarza. W trakcie kontroli podatkowej urzędnicy zarzucili pracodawcy, że wydatek jest nieuzasadniony, a zwrot kosztów taksówki będzie stanowił dla pracownika opodatkowany przychód ze stosunku pracy – jako dodatkowe świadczenie związane ze stosunkiem pracy.

Stanowisko urzędników jest w tym wypadku nieprawidłowe. To pracodawca, w zależności od swojej sytuacji, zadań, które chce realizować itp., ma prawo wyrażenia zgodny na korzystanie ze środka komunikacji miejscowej, z którego będzie korzystał pracownik.

Korzystanie z samochodu, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.


Ważne!

Przepis ten wskazuje jednoznacznie, że pracodawca nie może zażądać od pracownika (lub polecić mu), aby w celu odbycia wyjazdu służbowego skorzystał ze środka transportu będącego w dyspozycji pracownika. Jednocześnie pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy, czyli musi najpierw złożyć wniosek. Wniosek i zgoda nie muszą dla swej ważności mieć formy pisemnej.


Obecnie rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy przewiduje następujące limity:

- w przypadku, w którym pracownik odbywa podróż służbową jednym z wymienionych wyżej środków transportu, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż wskazana w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

  1. dla samochodu osobowego:
    1. pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
    2. pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  2. dla motocykla – 0,2302 zł,
  3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Rozporządzenie stanowi, że stawka nie może być wyższa niż przewidziana w limitach – oznacza to, że zastosowanie stawki wyższej będzie skutkować:

  • uznaniem kwoty różnicy między stawką maksymalną a faktycznie wypłaconą za przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu oraz wliczeniu do podstawy składek na ubezpieczenie społeczne,
  • nieuznaniem kwoty różnicy za koszt uzyskania przychodu.

To pracodawca określa faktyczną stawkę zwrotu. Oczywiście pracownik musi ją zaakceptować. Pracodawca nie może – jak już wspominaliśmy – narzucić pracownikowi obowiązku korzystania z pojazdu będącego własnością lub w dyspozycji pracownika. Pamiętajmy jednak, że stawka ta powinna odzwierciedlać faktyczne koszty zużycia pojazdu – nie tylko koszty paliwa, lecz także inne koszty eksploatacyjne.

Noclegi

Przebywając w delegacji, pracownik często będzie korzystał z noclegu. Rozporządzenie przewiduje oczywiście tę sytuację i określa zasady, na jakich należy pracownikowi zwracać wydatki związane z noclegiem.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył wspomnianego wyżej rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

 


Uwaga!

Proszę zwrócić uwagę na fragment: „w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie”. A zatem rachunki za noclegi wystawione przez podmioty nieprowadzące działalności rozumianej jako usługi hotelarskie nie będą prawidłowymi rachunkami. Nie oznacza to jednak, że nie mogą służyć do rozliczenia wydatków – pamiętajmy bowiem o tym, że w szczególnych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na rozliczenie wydatków na podstawie oświadczenia pracownika. Jeżeli więc pracownik trafi do miejscowości, w której nie ma możliwości skorzystania z noclegu w obiekcie hotelarskim, a zanocuje np. na kwaterze prywatnej (niezarejestrowanej) i uzyska potwierdzenie np. w formie prostego rachunku wystawionego przez właściciela kwatery, w połączeniu z oświadczeniem będzie to wystarczający dowód pozwalający na rozliczenie wydatku za nocleg.


Ważne!

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 i 7.00.


Wyjazdy właścicieli i wspólników spółek osobowych
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Wyjazdy służbowe właścicieli i wspólników spółek osobowych realizowane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie stanowią podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Wyjazdy te stanowią jednak codzienny element aktywności przedsiębiorców. Dla przedsiębiorców ważne są przepisy pozwalające zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podróżami.

Najistotniejszą informacją jest ta, że przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet, ustalaną na takich samych zasadach, jak dla pracowników sfery budżetowej.

Podobnie jak w przypadku pracowników, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej właściciela oraz osób z nim współpracujących dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym (rozliczenie wyjazdu służbowego). Do takiego dowodu wewnętrznego należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki, ale uwaga: odmiennie niż w przypadku pracownika trzeba udokumentować wszystkie wydatki.

Właściciele nie dokumentują wysokości diet (oczywiście powinni uwzględnić je w rozliczeniu). Nie mogą jednak korzystać z ryczałtów komunikacyjnych i noclegowych. Dokumentowanie tych wydatków odbywa się na zasadach ogólnych – zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania odbywa się zgodnie z ogólnymi zasadami wskazanymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (szczegółowo o kosztach uzyskania napiszemy w kolejnym odcinku).

Generowanie dokumentów w programie Delegacje podatki.biz

Rozliczanie wydatków w ramach podróży krajowej

W ramach podróży krajowej istnieje możliwość ewidencjowania:

  • udokumentowanych wydatków za noclegi,
  • przebiegu pojazdu,
  • innych udokumentowanych wydatków.

Udokumentowane noclegi

W tej zakładce zapisywane są koszty związane z noclegami, które delegowany może udokumentować rachunkiem.
Dla każdego z dostępnych rachunków możemy wprowadzić następujące dane:

  • datę,
  • opis,
  • numer,
  • liczbę noclegów,
  • kwotę.

Klikamy przycisk Zapisz, aby zapisać wprowadzone dane. Przycisk Nowy pozwala dodawać kolejne rachunki. Wszystkie dodane rachunki wyświetlane są na liście poniżej. Po zaznaczeniu wybranego wiersza z informacjami o rachunku można go usunąć przyciskiem Usuń.

Noclegi nieudokumentowane rachunkami rozliczane są na karcie Ogólne informacje w polu Ryczałt noclegowy.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W przypadku posługiwania się samochodem określamy:

  • miejsce wyjazdu i przyjazdu,
  • formę środka transportu (samochód służbowy, pracownika, inny środek komunikacji),
  • ilość przebytych kilometrów oraz pojemność silnika,
  • stawkę za kilometr,
  • koszty przejazdu (jeśli nie zostaną automatycznie przeliczone).

Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Kolejne etapy – trasy przejazdu – dodajemy do tabeli przyciskiem Nowy odcinek. Przycisk Usuń służy do usuwania poszczególnych etapów.

Udokumentowane wydatki

Dział Pozostałe wydatki umożliwia rozliczenie wszelkich innych kosztów. Dla posiadanego rachunku można wprowadzić:

  • datę,
  • opis,
  • numer,
  • kwotę.

Po wprowadzeniu danych, klikając w przycisk Zapisz, dodajemy rachunek do listy udokumentowanych wydatków. Kolejne dodajemy przyciskiem Nowy. Analogicznie jak na poprzednich zakładkach, wybrane wydatki z listy możemy usuwać przyciskiem Usuń.

Podsumowanie wydatków

Wszystkie dane, które wprowadzimy w poszczególnych zakładkach, zostaną odpowiednio podsumowane na wydruku obejmującym rozliczenie całej delegacji.

CDN

Redakcja podatki.biz

 

Ostatnie artykuły z tego działu

Wszystkie artykuły z tego działu »

rozwiń wszystkie »Wasze komentarze

skomentuj

dodaj nowy komentarz

komentarz:
podpis:
 

Drodzy Użytkownicy podatki.biz. Choć czytamy uważnie Wasze komentarze, nie odpowiadamy na pytania w kwestiach szczegółowych. Zadając je, kierujecie je nie do nas, a do innych Użytkowników podatki.biz. Jeżeli chcecie wyjaśnić lub rozwiązać jakiś problem, zachęcamy do skorzystania z naszego forum dyskusyjnego - www.podatki.biz/forum

Zespół podatki.biz