PIT-2 i koszty uzyskania przychodów po ustaniu zatrudnienia

Oświadczenia pracownika/zleceniobiorcy są ważne tylko w czasie trwania zatrudnienia. Z chwilą ustania umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej automatycznie tracą one ważność. Tym samym przekazując wypłaty po dniu rozwiązania umowy o pracę (i ustania stosunku pracy) lub rozwiązania umowy cywilnoprawnej pobierając zaliczkę na podatek dochodowy, płatnicy nie są zobowiązani uwzględniać oświadczeń złożonych przez pracownika/zleceniobiorcę w trakcie trwania umowy o pracę/umowy zlecenia.

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która pełni funkcję płatnika podatku dochodowego w związku z wypłatą zatrudnionym pracownikom wynagrodzenia i innych świadczeń oraz w związku z wypłatą zleceniobiorcom wynagrodzenia. W celu obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych spółka otrzymuje od pracowników i zleceniobiorców oświadczenia, o których mowa w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 stycznia 2022 w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zdarzają się sytuacje, w których spółka dokonuje określonych wypłat po rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem oraz rozwiązaniu umowy cywilnoprawnej ze zleceniobiorcą.

W związku z powyższym spółka nie jest pewna czy przekazując pracownikom i zleceniobiorcom wypłaty po dniu rozwiązania umowy o pracę (i ustania stosunku o pracę) lub rozwiązaniu umowy cywilnoprawnej, pobierając zaliczkę na podatek dochodowy jest zobowiązana uwzględnić oświadczenia złożone przez pracownika/zleceniobiorcę, w sytuacji, gdy do dnia zlecenia wypłaty, pracownik/zleceniobiorca nie złoży oświadczenia zmieniającego wcześniej złożone oświadczenia.

Zdaniem spółki, skoro od ustania stosunku pracy/umowy zlecenia do dnia dokonania wypłaty, nie otrzyma od pracownika/zleceniobiorcy oświadczenia o zmianie stanu faktycznego, zobowiązana jest do uwzględnienia wcześniej złożonych oświadczeń przy wyliczaniu i poborze zaliczki na PIT (również po ustaniu stosunku pracy/umowy zlecenia).

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się ze stanowiskiem spółki. W wydanej interpretacji organ wskazał:

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Z uwagi na powyższe na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki podatkowe, tj.:

1. obliczenie,
2. pobranie,
3. wpłacenie

- podatku, zaliczki lub raty.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zatem wszelkie dochody podatnika nie wymienione enumeratywnie w katalogu zwolnień przedmiotowych podlegają opodatkowaniu.

Jak stanowi art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłem przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (pkt 1), działalność wykonywana osobiście (pkt 2).

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przychody ze stosunku pracy

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Stosownie do treści art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Przychody z działalności wykonywanej osobiście

Zgodnie z art. 13 pkt 8 ww. ustawy, za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

1. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
2. właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,
3. przedsiębiorstwa w spadku

- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Obowiązki płatnika

Przepis art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej “zakładami pracy”', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Zgodnie z art. 41 powołanej ustawy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Koszty uzyskania przychodów

Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 2 cytowanej ustawy, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Przepis art. 22 ust. 9 pkt 4 powołanej ustawy stanowi, że, koszty uzyskania przychodów z tytułów określonych w art. 13 pkt 2, 4-6 i 8 określa się w wysokości 20% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Zaliczki na podatek i oświadczenia pracownika/zlecenioborcy

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1. za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali - 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2. za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 17% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;
3. za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

W myśl art. 32 ust. 1a ww. ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1. dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, a małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej;
2. dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, a małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali podatkowej, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Stosownie do treści art. 32 ust. 1b cytowanej ustawy, płatnicy, którym podatnik złożył oświadczenie wymienione w ust. 1a, pobierają zaliczki według zasad określonych w ust. 1a pkt 1 i 2 począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.

Zgodnie z art. 32 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6 ust. 2, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika; w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

Przepis art. 32 ust. 1f ww. ustawy stanowi, że jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzony na piśmie wniosek o pobór zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1, płatnik pobiera zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Wniosek ten składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 32 ust. 1g cytowanej ustawy, płatnik przy poborze zaliczki na podatek uwzględnia zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tych zwolnień. W oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika. Płatnik stosuje zwolnienie najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie dłużej niż do upływu terminu wskazanego przez podatnika. Jeżeli podatnik powiadomi płatnika o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, płatnik nie uwzględnia zwolnienia najpóźniej od kolejnego miesiąca, w którym otrzymał powiadomienie.

Stosownie do treści art. 32 ust. 1h ww. ustawy, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1g, jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: "Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.". Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Zgodnie z art. 32 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za miesiące, w których podatnik uzyskał w tym zakładzie pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy w wysokości wynoszącej od 5701 zł do 11 141 zł, które podlegają opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27, płatnik pomniejsza dochód ustalony zgodnie z ust. 2 o kwotę ulgi dla pracowników, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2aa, w wysokości obliczonej według wzoru:

1. (A × 6,68% - 380,50 zł) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł,
2. (A × (-7,35%) + 819,08 zł) ÷ 0,17, dla A wyższego od 8549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł

- w którym A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, które podlegają opodatkowaniu zgodnie z art. 27.

W myśl art. 32 ust. 3 ww. ustawy, zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1, 1a, 2 i 2a zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, jeżeli pracownik złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1. nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo otrzymuje emeryturę lub rentę za pośrednictwem płatnika i złożył wniosek, o którym mowa w art. 34 ust. 2a;
2. nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
3. nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;
4. nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
5. ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Przepis art. 32 ust. 3a cytowanej ustawy stanowi, że oświadczenia, o którym mowa w ust. 3, nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Stosownie do treści art. 32 ust. 4 powołanej ustawy, zakład pracy nie zmniejsza zaliczki w sposób określony w ust. 3, jeżeli podatnik powiadomił go o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia.

Zgodnie z art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

W myśl art. 32 ust. 6 ww. ustawy, zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-1c, 1f-3a, 4 i 5, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

Przepis art. 32 ust. 7 cytowanej ustawy stanowi, że, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 od miesiąca, w którym otrzymał sporządzony na piśmie oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 41 ust. 1b powołanej ustawy, do poboru zaliczek, o których mowa w ust. 1, przepis art. 32 ust. 1f stosuje się odpowiednio.

Stosownie do treści art. 41 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzony na piśmie wniosek o niepobieranie zaliczek, o których mowa w ust. 1, płatnik nie pobiera zaliczek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał wniosek. Prawo do złożenia wniosku przysługuje podatnikowi, którego roczne dochody nie przekroczą ilorazu kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki podatku, określonych w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, oraz który nie osiąga innych dochodów, poza dochodami uzyskiwanymi od tego płatnika, od których zaliczki na podatek obliczane są z uwzględnieniem pomniejszenia, o którym mowa w art. 32 ust. 3, lub są opłacane na podstawie art. 44 ust. 3. Wniosek, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik składa odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Stosownie do treści art. 41 ust. 11 ww. ustawy, płatnicy przy obliczaniu zaliczki nie stosują kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie o rezygnacji z ich stosowania. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

W myśl art. 41 ust. 11a cytowanej ustawy, płatnik przy poborze zaliczki na podatek uwzględnia zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tych zwolnień. W oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika. Płatnik stosuje zwolnienie najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie dłużej niż do upływu terminu wskazanego przez podatnika. Jeżeli podatnik powiadomi płatnika o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, płatnik nie uwzględnia zwolnienia najpóźniej od kolejnego miesiąca, w którym otrzymał powiadomienie.

Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne należy wskazać, że wszystkie oświadczenia, o których mowa we wniosku są ważne tylko w czasie trwania zatrudnienia. Z chwilą ustania umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej automatycznie tracą one ważność. Tym samym w przedmiotowej sprawie przekazując wypłaty po dniu rozwiązania umowy o pracę (i ustania stosunku pracy) lub rozwiązania umowy cywilnoprawnej pobierając zaliczkę na podatek dochodowy, spółka nie jest zobowiązana uwzględniać oświadczeń złożonych przez pracownika/zleceniobiorcę w trakcie trwania umowy o pracę/umowy zlecenia.

Interpretacja indywidualna z 18 maja 2022 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.199.2022.1.AMN - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz