Metoda kasowa i memoriałowa w PIT

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) istotną kwestią jest rozpoznanie momentu poniesienia kosztu, tj. momentu zaewidencjonowania go w PKPiR.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu, co do zasady uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w PKPiR. Jednakże zasada ta nie zawsze odnosi do kosztów dotyczących okresów na przełomie roku. Np. faktura wystawiona w 2016 r., ale dokumentująca koszt uzyskania przychodu, który przedsiębiorca osiągnie w 2017 r., czy też faktura wystawiona w 2016 r., a odnosząca się do usług, które zrealizowane będą w 2017 r.

W takim przypadku masz do wyboru dwie metody ewidencjowania kosztów:

• metodę memoriałową
• metodę uproszczoną (kasową)

Pamiętaj! Nie należy tych metod ewidencjowania kosztów mylić z kasowym rozliczaniem podatku VAT.

Wyboru metody prowadzenia KPiR nie musisz zgłaszać Naczelnikowi US, ani uwidaczniać we wpisie w CEIDG. Jest to wewnętrzny, przyjęty przez Ciebie sposób ewidencji kosztów. Musisz jednak pamiętać, że wybraną metodę trzeba stosować przez cały rok podatkowy.

Metoda memoriałowa

W przypadku metody memoriałowej musisz dzielić koszty na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem.

Koszty pośrednie to takie, których nie możesz jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu, jaki osiągasz. Są to np. wydatki na reklamę, abonament telefoniczny, czynsz, ubezpieczenia sprzętu biurowego, itp.

Koszty bezpośrednie to takie, które można bezpośrednio przyporządkować do faktur, jakie wystawiasz swoim klientom. Jest to zakup określonych towarów, które następnie odprzedajesz, zakup usługi niezbędnej do tego, aby można było zrealizować kontrakt (np. ubezpieczenie konkretnej transakcji, pomoc prawna przy sporządzeniu konkretnej umowy, wynagrodzenie bezpośrednio związane z wykonaną przez Twoją firmę usługą).

W przypadku kosztów bezpośrednich, ujmuje się je w roku, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody - ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego. Natomiast, jeżeli zostały poniesione po dniu złożenia deklaracji podatkowej za dany rok, a dotyczą przychodu wykazanego w tej deklaracji to powinny być wykazane w roku ich poniesienia, tj. w następnym roku podatkowym.

Przykładowo, jeżeli kupiłeś maszynę w listopadzie 2014 r. z odroczonym terminem płatności (płatność w styczniu 2015), a maszynę odprzedałeś klientowi w grudniu 2014 r., to koszt zakupu, mimo że poniesiony w styczniu 2015 r. ewidencjonowałeś w KPiR za rok 2014 (z datą 31 grudnia).

Jeżeli jednak złożysz zeznanie podatkowe (albo upłynie termin do złożenia zeznania) przed datą wystawienia faktury zakupowej związanej z przychodem osiągniętym w poprzednim roku, koszt ewidencjonujesz w roku poniesienia.

W przypadku kosztów pośrednich – ewidencjonujesz je kierując się datą wystawienia faktury przez Twojego dostawcę. Jest tylko jeden wyjątek od rozpoznawania kosztów pośrednich w ten sposób. Jeżeli koszt dotyczy okresu przekraczającego rok (prze...