Faktura pro forma w mechanizmie podzielonej płatności

Warunkiem zastosowania mechanizmu split payment jest posiadanie przez nabywcę wystawionej przez sprzedawcę faktury. Jednak to modelowe założenie odbiega od praktyki gospodarczej, w której nabywca nierzadko dokonuje przedpłaty na poczet przyszłej dostawy. W takiej sytuacji nie może być mowy o posiadaniu przez nabywcę faktury VAT. Podstawę dokonania wpłaty za przyszłą dostawę towaru/świadczenie usługi stanowi wówczas faktura pro forma.

Faktura pro forma nie jest dowodem księgowym

W polskim prawie gospodarczym są w obiegu różnego rodzaju dokumenty księgowe i finansowe. Faktura pro forma nie jest jednak dokumentem księgowym, nie stanowi ona podstawy do uiszczenia opłaty, nie stanowi również dowodu dokonanej transakcji. Jest ona co najwyżej elementem oferty, który informuje jak będzie wyglądać faktura sprzedaży (jakie będzie zawierała element i, co najważniejsze, na jaką kwotę będzie opiewać). Zatem nie pociąga ona za sobą obowiązku podatkowego i nie jest możliwe ujęcie jej w ewidencji zakupu. Nie może być ona uwzględniona w rozliczeniach pomiędzy stronami, nie jest podstawą jakichkolwiek rozliczeń wobec kontrahenta ją otrzymującego. Pomimo, iż wyglądem nie różni się od „normalnej” faktury VAT nie funkcjonuje w księgowości ani w regulacjach prawnych. W rezultacie brak jest unormowań określających możliwości jej stosowania.

MF objaśnia

Sposób dokonywania przelewów w celu opłacenia faktury przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności różni się od tradycyjnej zapłaty za fakturę. Nabywca w takim przypadku ma obowiązek skorzystać z tzw. komunikatu udostępnionego przez bank lub SKOK. To one dokonują automatycznie podziału wskazanych w komunikacie kwot na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy oraz na rachunek VAT. Komunikat przelewu wymaga od nabywcy podania następujących informacji:

• kwoty VAT,
• kwoty sprzedaży brutto,
• numeru faktury, za którą uiszczana jest płatność,
• NIP-u dostawcy.

Tak więc możliwość płatności w systemie split payment uwarunkowana jest posiadaniem przez nabywcę faktury, stanowiącej podstawę dokonania takiej operacji. Ministerstwo Finansów 29 czerwca 2018 r. na swojej stronie internetowej zamieściło objaśnienia podatkowe „Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności” oparte na art. 14a § 1 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Stwierdzono w nich jednoznacznie, iż wykorzystanie mechanizmu podzielonej płatności jest niemożliwe w przypadku otrzymania przez dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi faktury pro forma:

„Jest to (faktura pro forma) dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwi...