Dokumentowanie wydatków a rozliczenie kosztów podatkowych

Dokumenty stanowiące podstawę dozapisów wksięgach można przechowywać wdowolnej formie, pod warunkiem że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego. Brak oryginalnego dokumentu nie oznacza automatycznie, że wydatek nim potwierdzony nie będzie kosztem uzyskania przychodu.

Stanowisko to potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 października 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-271/15/PC. Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku o jej wydanie wynikało, że spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Miała wątpliwość, czy takie przechowywanie dokumentacji będzie zgodne z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i czy będzie mogła zaliczyć wydatki wskazane w tych dokumentach do kosztów uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodów. Podstawowa definicja

Dyrektor izby Skarbowej wyjaśnił w pierwszej kolejności, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm., dalej: ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zasadniczo zatem wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Organ podatkowy wskazał, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

1. został poniesiony przez podatnika,
2. jest definitywny (rzeczywisty),
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Dowód poniesienia kosztu

Jak podkreślił Dyrektor Izby Skarbowej, w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami.

Organ podatkowy dodał, że powołany wyżej art. 15 należy interpretować łącznie z ...