Dokumentowanie (nie)doręczenia korekty faktury osobie fizycznej

W praktyce funkcjonowania hotelu dość powszechnie zdarzają się sytuacje, w których po dokonaniu rezerwacji i wpłaceniu zaliczki lub przedpłaty okazuje się, że dana osoba nie może skorzystać z usługi hotelowej. Spółka umożliwia więc anulowanie rezerwacji. Czy w przypadku zwrotu całości lub części kwoty zaliczki lub przedpłaty na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego jest posiadanie przez spółkę potwierdzenia odbioru faktury korygującej?

Uzyskanie potwierdzeń odbioru faktury korygującej jest w wielu przypadkach tego rodzaju bardzo utrudnione (z uwagi na np. trudności z ustaleniem aktualnych danych kontaktowych ale także brakiem jakiegokolwiek interesu prawnego osób fizycznych w potwierdzaniu odbioru faktur korygujących, dla których to osób w całym procesie najistotniejszy jest zwrot całości lub części zapłaconej kwoty rezerwacji).

Kwoty, o które zmniejsza się podstawę opodatkowania oraz podatek należny muszą zostać udokumentowane fakturą korygującą. Natomiast potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę powoduje akceptację zmiany wartości zawartych na fakturze i daje prawo do takiego obniżenia. Należy podkreślić, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania u dostawcy.

Ponadto faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest bowiem doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.

Faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, a nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do stosownego obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rozliczeniu za dany okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę.

Kwestia potwierdzania odbioru faktur korygujących była przedmiotem rozważań TSUE - wyrok z 26 stycznia 2012 r. w sprawie C-588/10 Kraft Food Polska S.A.

Z wniosków płynących z ww. orzeczenia wyraźnie wynika, że podatnik powinien podejmować działania mające na celu uzyskanie potwierdzenia odbioru przez nabywcę faktury korygującej. Obniżenie podatku należnego bez posiadania stosownego potwierdzenia jest bowiem możliwe jedynie w przypadku, gdy uzyskanie takiego potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione. W takiej sytuacji podatnik musi wykazać, że rzeczywiście doszło do obniżenia podstawy opodatkowania oraz, że dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu korekty faktury i że si...