PKPiR krok po kroku – odcinek 15

Omawiając dokumenty księgowe stanowiące podstawę zapisu operacji w PKPiR, chciałbym zwrócić uwagę na dowód wewnętrzny –dokument, wokół którego narosło wiele nieporozumień co do zakresu jego stosowania i możliwości dokumentowania operacji gospodarczych z jego wykorzystaniem. Pragnę zaznaczyć, że określenie „dowód wewnętrzny” w kontekście rozporządzenia wsprawie prowadzenia PKPiR oznacza konkretny typ dokumentu służącego do dokumentowania wymienionych w rozporządzeniu operacji. Nie należy go mylić z dokumentem określanym np. jako „dokument księgowy wewnętrzny” – określenie to odnosi się bowiem do każdego dokumentu księgowego, którego wystawcą jest przedsiębiorca, który następnie używa go w swojej księgowości.

Dowód wewnętrzny

Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne).

Dowód wewnętrzny dokumentujący zakup powinien zawierać:

a) nazwę towaru,
b) ilość,
c) cenę jednostkową i wartość.

Pozostałe dowody wewnętrzne powinny określać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych, oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą – podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;