Niedobory w księgach rachunkowych

Zgodnie z art. 27 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Rozliczenia inwentaryzacji dokonać należy przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych.

Rozliczenie niedoborów

Jeżeli w danym roku obrotowym stwierdzono niedobór i nadwyżkę podobnych składników majątkowych, za które materialną odpowiedzialność ponosi ta sama osoba, wówczas istnieje możliwość dokonania kompensaty niedoboru z nadwyżką. Granicę kompensaty wyznacza ilość materiału (towaru, wyroby gotowego), którego stwierdzono nadwyżkę. Jeżeli w wyniku kompensaty nie dojdzie do rozliczenia całego niedoboru, w pierwszej kolejności uwzględnić należy przyjęte przez jednostkę normy ubytków naturalnych, a następnie pozostały ponad ubytki naturalne niedobór, rozliczyć zgodnie z decyzją kierownika jednostki. Jeżeli kierownik uzna, że niedobór jest zawiniony przez pracownika, a pracownik nie zaakceptuje tej decyzji, wówczas powstaje roszczenie sporne. Roszczenie to może być ustalone w wysokości stwierdzonego niedoboru lub w innej wartości uznanej przez kierownika jednostki za zawinioną. 

Kolejność działań jest następująca:

1. kompensata,
2. ubytki naturalne,
3. dochodzenie.

Ujęcie w księgach

Różnice inwentaryzacyjne ujmujemy na odpowiednich kontach kosztowych lub rozrachunkowych.

Niedobory niezawinione ujmujemy jako:

• koszty działalności – ubytki naturalne, niedobory uznane za mieszczące się w granicach norm i limitów, a także niedobory spowodowane błędami w ewidencji czy trudnościami w ustaleniu zużycia lub
• pozostałe koszty ...