Metody prowadzenia ewidencji wydatków projektów unijnych

Rachunkowość jest jednym z zasadniczych elementów w zarządzaniu finansami. Można wyróżnić kilka jej funkcji: informacyjną, kontrolną, analityczną, optymalizacyjną oraz sprawozdawczą. Prowadzenie rachunkowości dotyczącej realizowanych dotacji wiąże się ze wszystkimi funkcjami.

Realizacja dotacji oznacza przede wszystkim konieczność aktualizacji zakładowego planu kont zgodnie z wymogami funduszy europejskich, w miarę podpisywania umów o dofinansowanie konkretnych projektów. W celu zapewnienia odpowiedniego dokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem, jednostka powinna prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń związanych z realizowanymi projektami.

Oddzielna ewidencja

Wyodrębnienie zapisów dotyczących projektów unijnych umożliwi przeprowadzanie bieżącej kontroli dotacji, a w szczególności określenie poniesionych kosztów, wydatków, przychodów, zgodności postępu realizacji dotacji z harmonogramem i budżetem. Sposób prowadzenia ewidencji księgowej zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli beneficjent prowadzi pełną księgowość, może albo prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową lub wyodrębniony kod księgowy.

Dwie metody rozliczenia

Wyodrębniona ewidencja księgowa polega na wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem. Wyodrębnienie urządzeń księgowych musi umożliwiać uzyskanie informacji wymaganych w zakresie kontroli i sprawozdawczości finansowej projektu zgodnie z załącznikiem do Umowy o dofinansowanie projektu w ramach danego programu operacyjnego. Instytucja zarządzająca określa wymogi dla informatycznych systemów finansowo-księgowych, po spełnieniu których beneficjent może do wniosku o płatność załączyć zestawienie z programu komputerowego.

Jeżeli informatyczny system finansowo-księgowy nie spełnia wymogów określonych przez instytucję zarządzającą, beneficjent musi zastosować wyodrębniony kod księgowy. Wprowadzenie wyodrębnionego kodu księgowego wymaga zastosowania go dla wszystkich operacji związanych z daną dotacją. Jednostka, stosująca wyodrębniony kod księgowy, określa ...