Dokumentowanie wydatków w pytaniach i odpowiedziach – część I

Dokumentowanie wydatków w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej. Rodzaj poniesionego wydatku ma znaczenie dla powinności jego udokumentowania w sensie odzwierciedlenia zaistniałych zdarzeń, skutkujących określonym rodzajem wydatku. Jednak nie wystarczy samo przedstawienie dowodu poniesienia wydatku, lecz konieczne jest, aby wydatek mieścił się w definicji kosztów uzyskania przychodów zapisanej w art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), z uwzględnieniem art. 23 ustawy.

Według nowej definicji kosztów uzyskania przychodów obowiązującej od 1 stycznia 2007 roku, aby zaliczyć wydatek do kosztów, należy spełnić kilka warunków:

1. koszt musi zostać poniesiony przez podatnika,
2. poniesienie kosztu powinno służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,
3. koszt nie może zostać wymieniony w przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, enumeratywnie wymieniającym wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dokumentowanie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów przebiega podobnie w podmiotach prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak i w podmiotach prowadzących księgi handlowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Księgi i rejestry powinny być prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej.

Dokumentowanie ponoszonych wydatków, które podatnik chce zaliczyć do kosztów podatkowych, zależy m.in. od sposobu rozliczania się danej osoby. Przepisy podatkowe dla podatników prowadzących księgi rachunkowe nie precyzują, w jaki sposób poniesione wydatki powinny być dokumentowane. Jednak ustawa o rachunkowości wspomina o tzw. dokumentach źródłowych i o nich właśnie trzeba pamiętać, dokumentując poniesione wydatki. Dokumentami źródłowymi są: dowody zewnętrzne obce, czyli otrzymane od kontrahentów, dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom, oraz dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz jednostki.

Z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodów najważniejsze znaczenie będą miały dowody zewnętrzne obce, np. rachunki zakupu, faktury, noty obciążeniowe. Równie ważne jednak mogą być dowody wewnętrzne, np. dotyczące wynagrodzeń pracowników.

Poza wymienionymi dowodami podatnicy prowadzący księgi rachunkowe mają także obowiązek w określonych przypadkach prowadzić m.in. ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Niektóre transakcje również mogą podlegać przepisom ustawy o podatku od towarów i usług, a wtedy dla ich prawidłowej dokumentacji konieczne będzie posiadanie faktury VAT.

Natomiast podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów stosują się do zasad prowadzenia ksiąg podatkowych, które zawierają dość szczegółowy katalog dowodów księgowych, jakie może zastosować podatnik przy zapisach w księdze, w tym również dokumentujących wydatki, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dokumentami tymi mogą być m.in.: faktury VAT, dokumenty celne, rachunki, dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć, w pewnym zakresie dowody wewnętrzne.

Warto jednak pamiętać o tym, że wszystkie dokumenty powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty oraz zawierać pewne określone prawem dane. Muszą to być przynajmniej: fakt dokonania operacji, określenie wystawcy lub wskazanie stron, których transakcja dotyczy, data, przedmiot, podpisy osób uprawnionych do wystawienia dowodu.

Pytanie: Jak dokumentować koszty w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu (domu)?

Zarejestrowanie działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania umożliwia zaliczenie kosztów związanych z eksploatacją i ubezpieczeniem pomieszczeń, kosztów utrzymania czystości oraz opłat za energię elektryczną, wodę, centralne ogrzewanie, wywóz śmieci, telefon do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania wydatków określa § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm.). Na jego podstawie wskazane wydatki w części przypadającej na działalność gospodarczą zalicza się do kosztów uzyskania przychodów i wpisuje do podatkowej księgi na podstawie dowodu wewnętrznego. Umieszcza się na nim datę i podpis osoby prowadzącej działalność gospodarczą, określa rodzaj wydatku i jego wysokość. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest natomiast dokument obejmujący całość opłat na wymienione wyżej cele, czyli faktura VAT, rachunek, książeczka opłat.

Pytanie: Prowadzę księgi rachunkowe. Czy istnieje możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu na podstawie zastępczego dowodu księgowego?

Regulacje dotyczące podatników prowadzących księgi handlowe zawiera przepis art. 4 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.). Wskazuje on, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zatem tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów i uzyskania przychodów. Transakcje powinny być udokumentowane w sposób określony w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Poświadczenie transakcji jest dowodem, który nie spełnia wymogów art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nie pozbawia to jednak podatnika możliwości wykazania, że transakcje tak udokumentowane mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W takiej sytuacji należy jednak spełnić kumulatywnie dodatkowe warunki, tzn.:

1. zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zostaną uzupełnione brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
2. podatnik powinien mieć możliwość potwierdzenia transakcji przez kontrahenta,
3. powinien istnieć związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym lub przychodem.

Reasumując, wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem oraz że wydatek (należycie opisany) faktycznie poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Tak więc, aby podatnik miał możliwość odliczenia dla celów ustalenia dochodu kosztów, konieczne jest, aby wykazał ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek udowodnienia związku wydatku z przychodem spoczywa na podatniku,...