Ubiór służbowy

Czy ubiór służbowy jest świadczeniem wolnym od podatku dla pracowników i czy może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku jest wartość ubioru służbowego lub ekwiwalentu za ten ubiór, pod warunkiem że jego używanie należy do obowiązków pracownika, np. na podstawie polecenia pracodawcy, funkcjonującego w zakładzie regulaminu lub z umowy o pracę.

Przepisy nie określają, co to jest ubiór służbowy bądź umundurowanie. Mundur, zgodnie z ustawą o odznakach i mundurach, to ubiór lub jego części służące oznaczeniu przynależności do określonej jednostki organizacyjnej lub wykonywania konkretnych funkcji albo służby. Mundury muszą nosić m.in. kolejarze, konduktorzy czy strażnicy miejscy. Ulga podatkowa przysługuje jednak większej grupie. Ubiór służbowy to bowiem pojęcie szersze niż mundur. Obowiązek używania tego pierwszego nie musi też wynikać z ustawy, a może z wewnętrznych ustaleń firmy bądź nawet z indywidualnego angażu (zwolnienie może więc dotyczyć np. uniformu hotelowego czy stroju pracowników firmy pogrzebowej). Konieczność noszenia stroju ma się natomiast wiązać ze specyfiką wykonywanej pracy. Zwolnienie obejmuje również zwrot kosztów zakupu takiego ubioru, gdy zatrudniony je ponosi.

W związku z tym zwolnieniem pojawiają się często wątpliwości, czy ubiór służbowy, którego noszenie wynika z polecenia pracodawcy, a który może również służyć pracownikom do celów prywatnych, np. garnitur, może również podlegać zwolnieniu.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że jedynie strój, który nie posiada cech odzieży osobistej, może korzystać z tego zwolnienia:

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Odzież służbowa to specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza (kombinezon, fartuch), odzież reprezentacyjna, charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. (postanowienie Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu z dni 26 stycznia 2007 r. sygn. 1473/WP/415/789/42/07/JK)

Podobną opinię znajdziemy między innymi w interpretacji Urzędu Skarbowego w Legnicy z 27 kwietnia 2006 r. (nr PDII415/1/13/06) oraz innych interpretacjach organów podatkowych.

W związku z jednolitymi w tym względzie opiniami organów podatkowych, aby strój służbowy był świadczeniem wolnym od podatku, dla pracowników musi on być w rzeczywistości „służbowy” – czyli nie może również służyć pracownikowi w celach prywatnych. Stąd też np. by uznać garnitur za strój służbowy muszą zostać spełnione dwa warunki:

• jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o pracę),
• musi posiadać charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor itp.).

W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2007 r. ustawy o pod...