PIT: Korzystanie przez pracowników mobilnych z noclegów sfinansowanych przez pracodawcę

Pytanie podatnika: Czy korzystanie z noclegów „w terenie” przez pracowników mobilnych na koszt pracodawcy będzie stanowić dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? W przypadku odpowiedzi twierdzącej, czy przychód ten będzie zwolniony od opodatkowania PIT, a w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek w zakresie wydatków poniesionych na pokrycie noclegu pracownika mobilnego „w terenie”?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 7 stycznia 2014 r. (data wpływu 13 stycznia 2014 r.), uzupełnionym pismem z dnia 20 marca 2014 r. (data wpływu 24 marca 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 stycznia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w związku z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.), pismem z dnia 13 marca 2014 r., Nr IPTPB1/415-15/14-2/KC, IPTPB3/423-12/14-2/PM (doręczonym w dniu 14 marca 2014 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie dnia 24 marca 2014 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 20 marca 2014 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (zwany dalej również Spółką lub Pracodawcą) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży części do maszyn tekstylnych, pośrednictwa w sprzedaży maszyn tekstylnych, sprzedaży szybkozłączek oraz robotów przemysłowych i części do tych robotów. Zleceniodawca jest członkiem międzynarodowej grupy, w ramach której powyższe maszyny i towary są produkowane. Siedziba Spółki. Dystrybucja towarów handlowych z oferty Wnioskodawcy obejmuje obszar całego kraju. Wnioskodawca poza siedzibą Spółki nie posiada biur terenowych. Czynności handlowe, oprócz sprzedaży towarów, obejmują również usługi serwisowe maszyn i robotów sprzedawanych przez Wnioskodawcę oraz inne podmioty z grupy.

Prowadzenie działalności w powyższym zakresie wymaga stałej i dobrze zorganizowanej kadry pracowników mobilnych w postaci przedstawicieli handlowych oraz serwisantów. Zadaniem przedstawicieli handlowych jest generowanie sprzedaży towarów z oferty handlowej Wnioskodawcy oraz prowadzenie marketingu bezpośredniego (wizyty u kontrahentów, prezentacja oferty Wnioskodawcy, przyjmowanie zamówień, doradztwo techniczne). Serwisanci wykonują u kontrahentów Wnioskodawcy m.in. usługi serwisu i naprawy urządzeń, usługi montażu i wymiany części oraz podzespołów w urządzeniach. Praca obydwu kategorii pracowników mobilnych w dużej mierze sprowadza się do czynności poza siedzibą Spółki. Należyte wykonywanie ich obowiązków pracowniczych wymaga licznych przejazdów, wyjazdów oraz dojazdów do miejsc, w których na dany dzień zaplanowane są zadania pracownika.

Wnioskodawca zamierza zatrudniać pracowników mobilnych na podstawie umowy o pracę w zadaniowym systemie czasu pracy. Zastosowanie zadaniowego systemu czasu pracy dla tych pracowników podyktowane będzie specyfiką powierzonych im czynności. Zakres obowiązków pracowników mobilnych nie wymaga regularnej obecności w jednym miejscu w tych samych godzinach w każdym dniu roboczym. Pracownicy mobili będą wykonywać swoje zadania w siedzibie Spółki wyłącznie przez około 30% ich czasu pracy, a pozostała część czasu pracy będzie przypadać na czynności terenowe. Należy zaznaczyć, że w przypadku przedstawicieli handlowych i serwisantów ilość czasu pracy przypadającego w terenie jest wprost proporcjonalna do przychodu uzyskiwanego przez Spółkę. W przypadku przedstawicieli handlowych czynności poza siedzibą są ukierunkowane na zwiększenie sprzedaży towarów. W przypadku serwisantów czynności poza siedzibą są związane z wykonywaniem zleceń od kontrahentów. Z punktu widzenia interesów Spółki właściwe wykorzystanie czasu pracy pracowników mobilnych jest kluczowe z punktu widzenia rachunku ekonomicznego i uzyskania przychodu.

W umowach o pracę z pracownikami mobilnymi Wnioskodawca zamierza ustalić jako ich miejsce pracy siedzibę Spółki oraz obszar, w którym zwykle wykonują oni swoje obowiązki pracownicze. W przypadku przedstawicieli handlowych obszarem tym będzie z reguły kilka województw wraz z województwem, a w przypadku serwisantów - obszar całego kraju. Pracownicy mobilni będą rekrutowali się spośród mieszkańców lub pobliskich miejscowości. W celu maksymalizacji korzyści ekonomicznych uzyskiwanych przez Spółkę z pracy pracowników mobilnych, Wnioskodawca zamierza w ten sposób skonstruować ich zadania, aby w niektórych sytuacjach nie wracali oni do miejsca zamieszkania po zakończeniu pracy w danym dniu, lecz pozostawali „w terenie” i w kolejnym dniu pracy kontynuowali czynności na danym obszarze.

Każdorazowy powrót pracowników mobilnych do miejsca zamieszkania byłby dla Spółki nieuzasadniony ekonomicznie. Koszty poniesione w związku z zapewnieniem pracownikowi noclegu „w terenie” będą bowiem mniejsze niż koszty transportu do miejsca zamieszkania i ponownego rozpoczynania podróży w dniu następnym. Wnioskodawca zaznacza, że niejednokrotnie próba powrotu do miejsca zamieszkania i ponownego dojazdu do miejsca czynności w dniu następnym byłaby niemożliwa ze względu na obowiązujące normy czasu pracy. Nawet bowiem w ramach zadaniowego czasu pracy niedopuszczalne jest przekraczanie norm określonych w art. 129 Kodeksu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w ramach przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. W związku z tym Wnioskodawca zamierza tak ukształtować treść stosunku pracy z pracownikami mobilnymi, że w sytuacji braku faktycznych (zbyt długi dystans) lub prawnych (przekroczenie norm czasu pracy) możliwości powrotu do miejsca zamieszkania, pracownicy ci będą zobligowani korzystać z noclegu „w terenie” w miejscu, w którym w danym dniu ukończyli wykonywanie obowiązków pracowniczych. Gdyby możliwości noclegu w takim miejscu nie było, pracownicy ci będą zobowiązani skorzystać z noclegu w miejscowości pobliskiej. Koszt noclegu pracowników mobilnych, w granicach ustalonych przez pracodawcę, spocznie na Spółce, która będzie nabywcą usługi hotelowej wskazywanym na fakturze VAT wystawionej przez hotel.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że Spółka nie będzie traktować wyjazdów pracowników mobilnych jako podróży służbowych w rozumieniu Kodeksu pracy. Jak wskazano we wniosku (część H) z powołaniem się na orzecznictwo SN, podróżą służbową na gruncie Kodeksu pracy może być wyłącznie zdarzenie incydentalne w stosunku do pracy umówionej i wykonywanej zwykle w ramach stosunku pracy. Wnioskodawca podziela to stanowisko z zaznaczeniem, że odnosi się ono wyłącznie do prawno-pracowniczej oceny wyjazdów pracowników mobilnych. W związku z tym pracodawca nie planuje wypłacać pracownikom mobilnym diet ani innych należności przysługujących za czas podróży służbowych, stosownie do przepisów prawa pracy. Nie zmienia to faktu, że na gruncie prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej należy traktować autonomicznie. Podobnie jak w przypadku kierowców, którzy niewątpliwie przebywają w podróży służbowej, nie będąc jednocześnie w delegacji w rozumieniu Kodeksu pracy, również pracownicy mobilni będą wykonywać podróże na polecenie pracodawcy i w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych (a więc podróże służbowe), które nie będą stanowić jednocześnie delegacji stosownie do art. 77⁵ § 1 K.p. Zatem nie ma podstaw, aby zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnosiło się tylko do sytuacji pozostawania pracownika w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 K.p. Wnioskodawca podtrzymuje w tym zakresie argumentację zawartą w części H wniosku i załącznikach.

Spółka wskazała, że gdy nie będzie dokonywać zwrotu pracownikom kosztów noclegów (w tym sensie, że nie będzie przekazywać im bezpośrednio środków pieniężnych na pokrycie tych wydatków), podstawą rozliczenia będzie faktura, rachunek lub ewentualnie inny dokument księgowy wystawiony przez usługodawcę (hotel, hostel, pensjonat, etc.), w którym to dokumencie jako nabywca usługi będzie wskazana Spółka. Spółka uiści należność objętą fakturą poprzez płatność kartą płatniczą powierzoną pracownikowi stosownie do zawartej z nim umowy o powierzeniu karty płatniczej i dostępu do środków pieniężnych oraz o odpowiedzialności materialnej.

Jeżeli Spółka będzie dokonywać zwrotu pracownikom kosztów (w tym sensie, że będzie przekazywać im bezpośrednio środki pieniężne na pokrycie tych wydatków) podstawą rozliczenia będzie przyznany pracownikowi przez pracodawcę ryczałt w stałej wysokości na każdy nocleg, ujęty na liście płac i wypłacany na jej podstawie. Wysokość ryczałtu, sposób weryfikowania zasadności noclegu pracownika mobilnego w terenie oraz szczegółowy tryb i termin wypłacania ryczałtu będzie regulował stosowny regulamin wprowadzony przez Pracodawcę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy korzystanie z noclegów „w terenie” przez pracowników mobilnych na koszt Pracodawcy będzie stanowić dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
   
   W przypadku twierdzącej odpowiedzi na to pytanie - czy przychód ten będzie zwolniony od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie wydatków poniesionych na pokrycie noclegu pracownika mobilnego „w terenie”?
2. Czy koszty noclegów pracowników mobilnych „w terenie” będą stanowić po stronie Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie dotyczącym podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w pozostałym zakresie wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, korzystanie z noclegów „w terenie” przez pracowników mobilnych na koszt Pracodawcy nie będzie stanowiło dla tych pracowników przychodu ze stosunku pracy w podatku dochodowym od osób fizycznych, a nawet jeśli taki by stanowiło, to - jeżeli koszt ten nie będzie przekraczać wysokości określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju przychód ten będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że wydatki ponoszone w związku z noclegami pracowników mobilnych „w terenie” będą racjonalne z punktu widzenia interesu gospodarczego Wnioskodawcy oraz konieczne z punktu widzenia obowiązku przestrzegania norm czasu pracy. Racjonalność wyraża się w tym, że zobowiązanie pracownika do nocowania „w terenie” uchroni Spółkę przed znacznie większym wydatkiem (koszty paliwa do samochodu służbowego) związanym z powrotem pracownika do siedziby Spółki, a ponadto umożliwi efektywne wykorzystanie czasu pracy pracownika, który nie będzie tracony na dojazdy. Pracownik mobilny w trakcie dojazdu do miejsca wykonania zadań nie generuje dla Spółki przychodu. Natomiast konieczność prawna stosowania takiego rozwiązania wynika z obowiązujących norm czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Stosowanie zadaniowego systemu czasu pracy nie zwalnia z przestrzegania tej normy w tym sensie, że zadania powierzone pracownikowi muszą nadawać się do wykonania w zakreślonych ustawą granicach czasowych. Innymi słowy, Wnioskodawca nie będzie miał prawnych możliwości wymagania od pracowników powrotu do siedziby Spółki każdego dnia bez narażania się na zarzut postawienia pracownikowi zadań niemożliwych do zrealizowania.

Jeżeli zatem korzystanie przez pracowników mobilnych z noclegów w terenie jest uzasadnione wyłącznie interesem ekonomicznym Spółki i prawnie konieczne, to nie sposób uznać, aby pracownik uzyskiwał od Pracodawcy z tego tytułu jakąkolwiek korzyść, która stanowiłaby przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nocleg „w terenie” będzie bowiem w tej sytuacji obowiązkiem pracownika, którego r...