Koszty działalności. Wydatki na samochód służbowy wykorzystywany na cele prywatne pracownika

Pytanie podatnika: Czy kosztami uzyskania przychodu spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT są zarówno wydatki służące tylko i wyłącznie celom służbowym, jak również wydatki zawarte w doliczanej do przychodu pracownika kwocie ryczałtu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a-2c ustawy o PIT, czy zarówno wydatki służące tylko i wyłącznie celom służbowym, koszty eksploatacji, jak również wydatki prywatne, stanowiące nieodpłatne świadczenie, którego wartość doliczana jest do przychodu pracowników na zasadach wyrażonych w art. 11 ust. 2 ustawy o PIT w zw. z art. 12 ust. 3 ustawy o PIT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w zw. z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 29 maja 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 5 czerwca 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodów służbowych na cele prywatne pracowników (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2015 r. do tut. Biura wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodów służbowych na cele prywatne pracowników.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”) jest rezydentem objętym nieograniczonym obowiązkiem podatkowym w Polsce oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Spółka posiada flotę osobowych samochodów służbowych, które są przydzielone do używania dla konkretnej osoby należącej do kadry kierowniczej Spółki, w tym członków zarządu, dyrektorów lub kierowników poszczególnych departamentów, ewentualnie ich zastępców (dalej: „Pracownicy”). Samochody służbowe mają służyć Pracownikom przede wszystkim do realizacji celów służbowych. Spółka zezwala również Pracownikom na korzystanie z przydzielonych im samochodów służbowych pobocznie w celach prywatnych, jednak użytek ten nie może w jakikolwiek sposób przeszkadzać w realizacji głównego celu udostępnienia tych samochodów, czyli wykonywaniu obowiązków służbowych.

Istota powierzonych Pracownikom obowiązków powoduje, że wymaga się od nich dużej dyspozycyjności. Charakter pracy Pracowników powoduje również, że często wykonują oni obowiązki służbowe poza siedzibą Spółki, udając się na nie bezpośrednio z miejsca zamieszkania (lub powracając prosto do miejsca zamieszkania). Możliwe jest, że Pracownik wykonując obowiązki służbowe w danym dniu nie będzie ich wykonywał w ogóle w siedzibie Spółki, lecz poza nią. Samochody służbowe będące przedmiotem wniosku to pojazdy, które nie zostały zgłoszone do właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako wykorzystywane wyłącznie w celach działalności gospodarczej, wobec czego Spółka odlicza od wydatków z nimi związanych 50% kwoty VAT naliczonego (za wyjątkiem paliw silnikowych, oleju napędowego lub gazu (dalej: „paliwo”), które do 1 lipca 2015 r. nie podlegają odliczeniu). Koszty bieżącej eksploatacji tych pojazdów, przez które Spółka rozumie koszt paliwa, myjni, płynu do spryskiwaczy oraz kosmetyków samochodowych (dalej: „Koszty Eksploatacji”), rozliczane są przy pomocy służbowych kart płatniczych/kredytowych (dalej: „karty służbowe”). Każdy wydatek związany z kosztem eksploatacyjnym można przypisać do danej karty służbowej, a tym samym do danego Pracownika i przydzielonego mu samochodu służbowego.

W związku z nowelizacją art. 12 ust. 2a-2c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.; dalej: „Ustawa o PIT”), Spółka jest w trakcie prac nad zmianami zawartych z Pracownikami umów dotyczących zasad korzystania z samochodów służbowych. Pracownicy będą zobowiązani do odpowiedniego dbania o powierzone pojazdy: zabezpieczenia i utrzymania samochodu w należytym stanie technicznym, przestrzegania warunków technicznych eksploatacji, stosowania właściwych materiałów eksploatacyjnych oraz przeprowadzania przeglądów i zabiegów określonych w instrukcji obsługi i książce gwarancyjnej, a także dbania o stan estetyczny samochodu. Ponadto, pracownicy powinni przejawiać szczególną troskę o zabezpieczenie samochodu przed kradzieżą i zniszczeniem. Pracownicy będą ponosić z tego tytułu materialną odpowiedzialność.

Spółka rozważa możliwość stosowania w zakresie korzystania przez Pracowników z samochodów służbowych tzw. systemu oświadczeń. Zgodnie z założeniami tego systemu, Pracownicy będą po upływie danego okresu rozliczeniowego/miesiąca kalendarzowego składali oświadczenia, w których wskażą ilość dni wykorzystywania samochodu do celów prywatnych, ilość kilometrów przejechanych w miesiącu do celów prywatnych oraz ewentualnie wydatki związane z eksploatacją samochodów służbowych, które zostały poniesione wyłącznie dla celów prywatnych (dalej „Wydatki Prywatne”). W oświadczeniu potwierdzą również fakt dokonywania w danym miesiącu jazd służbowych.

Spółka będzie ponosić koszty nabycia towarów i usług związanych z eksploatacją samochodów służbowych przez Pracowników, czyli zarówno Koszty Eksploatacji, jak i Wydatki Prywatne, na podstawie przedstawionych przez Pracowników faktur (ewentualnie innych dowodów księgowych). Spółka szuka przede wszystkim odpowiedzi na pytanie, które z opisanych wydatków będą zawierały się w ryczałcie, o którym mowa w art. 12 ust. 2a-2c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku doch...