Przychody pracownika: Ekwiwalent za materiały biurowe

Pytanie podatnika: Wnioskodawca wypłaca swoim pracownikom ekwiwalent za materiały biurowe stanowiące ich własność, wykorzystywane przez nich przy wykonywaniu pracy na rzecz Wnioskodawcy. Czy od naliczonego i wypłaconego ekwiwalentu na rzecz pracowników za dostarczone przez nich materiały biurowe Wnioskodawca jako płatnik zobowiązany był do naliczenia, pobrania podatku dochodowego oraz dokonania wpłaty do Urzędu Skarbowego?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) w związku z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 8 maja 2015 r. (data wpływu 20 maja 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 7 sierpnia 2015 r. (data wpływu 12 sierpnia 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu w 2014 r. - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613), w związku z czym pismem z dnia 28 lipca 2015 r., Nr IPTPB1/4511-295/15-2/SJ, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 28 lipca 2015 r. (data doręczenia 31 lipca 2015 r.). Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek pismem z dnia 7 sierpnia 2015 r. (data wpływu 12 sierpnia 2015 r.), nadanym za pośrednictwem Poczty Polskiej dnia 7 sierpnia 2015 r.

We wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne oraz zdarzenie przyszłe:

Art. 94 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca jest zobowiązany do stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków pracy. Między innymi chodzi tu o odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy, również zaopatrzenie w materiały biurowe, niezbędne do wykonywania zadań.

Ze względu na różne wymagania pracowników dotyczące jakości, upodobań, indywidualnych potrzeb, Wnioskodawca uznał, że w tej sytuacji najlepiej będzie wdrożyć następujące rozwiązanie - stosowne zmiany do Regulaminu Pracy tj.:

1. określić wykaz materiałów biurowych, w które pracownik będzie wyposażał swoje stanowisko pracy,
2. za realizację wyżej wymienionego zadania ustalić ekwiwalent.

Ta forma wyposażenia pracowników w materiały biurowe funkcjonuje od 2014 r. Stosowny ekwiwalent Wnioskodawca wypłaca pracownikom za dany kwartał po jego zakończeniu. Od czasu wdrożenia ww. rozwiązania Wnioskodawca nie wyposaża stanowisk pracowników w materiały biurowe objęte wykazem.

Wnioskodawca w załączeniu do wniosku ORD-IN przedstawił ww. wykaz materiałów biurowych.

W uzupełnieniu wniosku dodano, że:

1. zapytanie dotyczy roku podatkowego 2014, w którym wprowadzono zmianę polegającą na wyposażeniu przez pracownika swojego stanowiska pracy w materiały biurowe, stanu faktycznego w roku podatkowym 2015 r. - jako kontynuacji rozwiązań wprowadzonych w 2014 r. oraz zdarzeń przyszłych,
2. przez „wyposażenie stanowiska” Wnioskodawca rozumie niezbędne materiały służące do tworzenia dokumentacji w zakładzie pracy,
3. odnośnie wysokości wypłacanego ekwiwalentu Wnioskodawca określił zasady obliczania wysokości ekwiwalentu w postanowieniach Regulaminu Pracy w następujący sposób:
4. pracownicy nowo przyjęci uzyskują prawo do ekwiwalentu począwszy od 1 dnia miesiąca, w którym podjęli pracę,
5. pracownikom, z którymi rozwiązano stosunek pracy, przysługuje ekwiwalent do końca miesiąca, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku służbowego,
6. ekwiwalent jest pomniejszany z tytułu niezdolności do pracy lub urlopu bezpłatnego, przy czym, jeżeli pracownik nie przepracował w ciągu miesiąca kalendarzowego ani jednego dnia nie przysługuje mu ekwiwalent, jeżeli nieobecn...