Przechowywanie faktur papierowych w postaci elektronicznej

Pytanie podatnika: Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem, dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na spółkę w formie papierowej. Zgodnie z zawartą umową faktury VAT otrzymywane przez spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej. Czy ww. procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego? Czy spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez spółkę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych faktur VAT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9.11.2012 r. (data wpływu 14.11.2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14.11.2012 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze handlu hurtowego. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem (dalej: Kontrahent), dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na Spółkę w formie papierowej. Kontrahent na podstawie zawartej ze Spółką umowy będzie uprawniony do powierzenia całości lub części swoich obowiązków innemu podmiotowi w tym również w zakresie przechowywania faktur (dalej: Podwykonawca).

Zgodnie z zawartą umową z Kontrahentem faktury VAT otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej.

Kontrahent posiada siedzibę w Niemczech, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowany na VAT w Polsce.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1. Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki (wówczas Spółka przesyła papierową fakturę VAT na adres Podwykonawcy) albo bezpośrednio na adres Podwykonawcy.
2. Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę albo przez Podwykonawcę.
3. Podwykonawca zeskanuje każdą otrzymaną fakturę VAT posiadającą stempel z oznaczeniem daty wpływu faktury VAT, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT).
4. Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury VAT.
5. Po wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Podwykonawca będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
2. Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę lub Podwykonawcę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych faktur VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym proponowana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych.

Jednocześnie, opisana procedura przechowywania faktur VAT pozwala na pełne odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT, niszczonych po uprzednim wprowadzeniu ich do elektronicznej bazy danych.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 Ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi, iż jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Kwestię przechowywania faktur papierowych, regulują przepisy rozporządzenia fakturowego. Zgodnie z § 21 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu pr...