Przechowywanie faktur elektronicznych

Pytanie podatnika: Czy Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej? Czy możliwe jest archiwizowanie części faktur wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2013 r. (data wpływu 11 stycznia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 stycznia 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży odzieży w prowadzonych sklepach detalicznych. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami, którzy za swoje produkty i usługi wystawiają faktury VAT. Do Spółki wpływa obecnie średnio ok. 8.500 dokumentów zakupowych miesięcznie, co oznacza, że w każdym miesiącu przybywa ponad 30 segregatorów samych dokumentów zakupowych. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców i usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.
Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów obcych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Na dzień sporządzenia wniosku, dotyczy to także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej. Spółka zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”).
Rozszerzenie kategorii Dokumentów objętych archiwizacją elektroniczną następuje kategoriami Dokumentów, tj. począwszy od dat oznaczanych przez Spółkę, wszystkie Dokumenty należące do danej kategorii, będą objęte archiwizacją elektroniczną. Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane na serwerze Spółki, w informatycznym środowisku WorkFlow, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do WorkFlow w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Każdy Dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze Spółki, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku WorkFIow zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki. System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.
Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzeni ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Po zeskanowaniu Dokumentów, Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• łatwe ich odszukanie;
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

• Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej...

• Czy możliwe jest archiwizowanie części Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej...

Zdaniem Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów, będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów było archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie elektronicznej.
Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie Dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.
Przepis art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r. nr 749), nakłada na podatników obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednakże przepisy Ordynacji podatkowej nie wprowadzają żadnych wymogów, co do formy, w jakiej dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg mają być przechowywane.
Zgodnie z treścią art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej”. Cytowany powyżej przepis określa warunki, jakimi jest obwarowane archiwizowanie dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Wynika z niego, że warunkiem archiwizowania dowodów księgowych w formie elektronicznej jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
System informatyczny, którym posługuje się Spółka, umożliwia wydrukowanie Dokumentów zarchiwizowanych w formie elektronicznej, a inne obowiązujące przepisy nie zabraniają, a nawet wprost zezwalają na przechowywanie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w formie elektronicznej.
Zgodnie z przepisem art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Artykuł 106 ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.
Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).
Ewolucja jaką przeszedł § 21 rozporządzenia Ministra Finansów, jednoznacznie wskazuje na to, że intencją prawodawcy jest odejście od sformalizowanego obowiązku przechowywania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów wyłącznie w formie w jakiej podatnik je otrzymał (w tym przypadku w formie oryginałów papierowych).
Do dnia 31 grudnia 2010 r. obowiązywała następująca treść przepisów § 21 ust. 1-2 rozporządzenia ...