Urząd Skarbowy w Świdnicy – sygnatura PDII-415/28/04 – odpowiedź z dnia 29.10.2004 r.

1) Czy małżonek może pobierać na samochód zakupiony na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej przez drugiego z małżonków ryczałt i rozliczać delegacje w jednostce państwowej i samorządowej?2) Czy dojazd do pracy własnym samochodem w jednostce państwowej bądź samorządowej może być traktowany jako używanie samochodu do potrzeb zakładu pracy?3) Czy samochód zakupiony na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej przez jednego z małżonków stanowi współwłasność obu małżonków, jeżeli między małżonkami istnieje wspólność majątkowa?4) W jaki sposób należy rozliczać koszty związane z używaniem samochodu, który jest wykorzystany zarówno na cele działalności gospodarczej jak i na cele prywatne?

Ad. 1.

Zgodnie z § 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikom przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Przepisy ww. rozporządzenia mówią o pojazdach niebędących własnością pracodawcy. Oznacza to możliwość używania przez pracowników samochodów osobowych na potrzeby wykonywanej (przez pracodawców) działalności i bez znaczenia jest czy będą to pojazdy stanowiące, czy niestanowiące własności pracownika (np. użyczone). Przy czym, aby pracownik mógł skorzystać dla odbycia podróży służbowej z prywatnego samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru (będącego jego własnością lub własnością osoby trzeciej) musi wystąpić z takim wnioskiem do pracodawcy, a on musi wyrazić na to zgodę. Otrzymane kwoty z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracownika samochodu osobowego są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania i sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) również nie wprowadzają wymogów co do tytułu prawnego, jakim powinien legitymować się pracownik w stosunku do użytkowanego pojazdu. Jednakże w jazdach lokalnych, podstawą zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych pracownika jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem. W umowie tej należy określić pojazd, który ma być użytkowany przez pracownika w celach służbowych. Na przeszkodzie do zawarcia takiej umowy, nie stoi fakt, iż samochód, który ma być wykorzystywany na potrzeby pracodawcy, nie jest własnością pracownika.

Nadmienia się, że z dniem 01.01.2004 r. zostało zlikwidowane zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 22 ww. ustawy, na podstawie, którego wolne od podatku były kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy. T...