Wydatki na zorganizowanie imprezy promocyjnej w kosztach firmy

Pytanie podatnika: Spółka zorganizowała spotkanie, w którym uczestniczyli potencjalni najemcy powierzchni w biurowcu, pracownicy Spółki, przedstawiciele podmiotów współpracujących przy realizacji projektu, przedstawiciele wspólnoty mieszkańców budynków sąsiadujących z inwestycją jak również przedstawiciele podmiotów pośredniczących w poszukiwaniu najemców. Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją takich spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób prawnych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 07.06.2010 r. (data wpływu 14.06.2010 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zorganizowanie imprezy promocyjnej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 czerwca 2010 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zorganizowanie imprezy promocyjnej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą występującym w roli inwestora realizującego projekty deweloperskie o charakterze biurowym. Główny źródłem zysków spółki jest wynajem powierzchni w ukończonych inwestycjach.

Obecnie Spółka finalizuje projekt, w ramach którego powstaje biurowiec zlokalizowany na terenie W. i jest w trakcie pozyskiwania najemców powierzchni w tym budynku. W tym celu, Spółka zorganizowała spotkanie, w którym uczestniczyli potencjalni najemcy powierzchni w biurowcu, pracownicy Spółki, przedstawiciele podmiotów współpracujących przy realizacji projektu, przedstawiciele wspólnoty mieszkańców budynków sąsiadujących z inwestycją jak również przedstawiciele podmiotów pośredniczących w poszukiwaniu najemców. Mając na uwadze oszczędność czasu oraz kosztów, wolą Spółki było zebranie wszystkich potencjalnych kontrahentów i jednorazowe zaprezentowanie im atutów budynku oraz możliwości współpracy.

W trakcie spotkania uczestnicy wzięli udział w krótkiej ceremonii poświęconej symbolicznemu zakończeniu inwestycji oraz zostali zapoznani ze strukturą budynku; przedstawiono im dostępne do wynajmu powierzchnie biurowe oraz ogólne zasady ewentualnej współpracy. Uczestników spotkania zapoznano również z nowatorskimi systemami oszczędności energii oraz zaletami, jakie wiążą się z ekologicznym charakterem budynku.

Uczestnicy spotkania otrzymali opatrzone logiem drobne upominki w formie folderów zawierających fotografie oraz informacje na temat ukończonego budynku, zastosowanych w nim technologii, jego lokalizacji oraz struktury kapitałowej grupy, której członkiem jest Spółka. W folderach tych zaprezentowano także możliwości aranżacji wnętrz dla najemców.

W związku z charakterem swojej działalności, Spółka planuje organizowanie podobnych spotkań w przyszłości w zależności od potrzeby pozyskania nowych najemców lub przedłużenia umów z obecnymi kontrahentami. W świetle powyższego poniesiono koszty na zakup usług zewnętrznych pozwalających na zorganizowanie spotkania (m.in. techniczna obsługa spotkania, catering, przygotowanie upominków dla uczestników).

W przypadku organizowania podobnych imprez promocyjnych w przyszłości Spółka będzie ponosić zbliżone kategorie kosztów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją opisanych spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP?

Własne stanowisko Wnioskodawcy:

Spółka stoi na stanowisku, że koszty ponoszone w związku z organizacją opisanych spotkań spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 UPDOP oraz nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na gruncie art. 16 ust. 1 UPDOP. W konsekwencji, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Przesłanki pozwalające na zaliczenie danego wydatku do podatkowych kosztów uzyskania przychodów zostały określone przez ustawodawcę w art. 15 UPDOP. Zgodnie z tym przepisem „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”.

Zgodnie z powszechnie akceptowaną interpretacją wskazywanego przepisu, w koszty uzyskania przychodów zaliczyć można koszty spełniające łącznie następujące przesłanki:

- koszty muszą zostać faktycznie poniesione oraz odpowiednio udokumentowane,
- celem poniesienia kosztów powinno być osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
- koszty nie mogą mieścić się w kategoriach określonych w art. 16 ust 1, zawierającym katalog wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Dopiero w sytuacji, gdy konkretny koszt spełni powyższe warunki, może zostać zaliczony w koszty uzyskania przychodów.

Przesłanka poniesienia i udokumentowania kosztów

Zdaniem Spółki, w świetle przedstawionego stanu faktycznego, nie budzi wątpliwości, iż koszty zostały rzeczywiście poniesione. Dodatkowo, Spółka posiada odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesienie tych kosztów. Podobnie, w przyszłości Spółka będzie stosować procedury zapewniające należytą dokumentację omawianych kosztów. W konsekwencji przesłankę tę należy uznać za spełnioną.

Przesłanka poniesienia wydatków w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów

Głównym źródłem zysków Spółki jest wynajem powierzchni biurowych, co oznacza, że Spółka musi ponosić odpowiednie koszty w celu jak najszybszego i najbardziej efektywnego pozyskania najemców.

Z doświadczenia oraz z powszechnej praktyki rynkowej wynika, iż organizowanie bezpośrednich spotkań z potencjalnymi kontrahentami przekłada się w sposób pozytywny na nawiązanie współpracy i konsekwentnie zwiększenie przychodów. Osiągane jest to między innymi poprzez kształtowanie pozytywnego wizerunku inwestora oraz szczegółową prezentację oferty - w tym przypadku najważniejszych cech budynku (takich jak możliwości aranżacji wnętrza, dostępne rozwiązania technologiczne, położenie komunikacyjne i inne). Według Spółki, zasadniczym celem organizowanych wydarzeń jest pozyskanie najemców powierzchni w nowym budynku, zaprezentowanie jego walorów oraz ogólnych zasad ewentualnej współpracy. W konsekwencji należy stwierdzić, że poprzez organizację spotkania Spółka zmierzała do pozyskania najemców i zwiększenia poziomu osiąganych przychodów.

Przesłankę celowości poniesienia kosztu należy więc uznać za spełnioną.

Przesłanka nie znajdowania się kosztu w katalogu wydatków niemogących stanowić kosztów uzyskania przychodów

Analizując omawiane wydatki, należy przede wszystkim mieć na uwadze ich złożony charakter, o którym przesądzają cechy organizowanych spotkań. Są one z jednej strony poświęcone prezentacji zasad ewentualnej współpracy, z drugiej zapoznaniu uczestników z samym budynkiem oraz wskazaniu jego atutów. Zorganizowane spotkanie oraz potencjalne podobne spotkania w przyszłości mają zatem przede wszystkim charakter marketingowy oraz promocyjny. Naturalną konsekwencją złożoności organizowanych spotkań jest fakt, iż ponoszone na nie wydatki, niezależnie od indywidualnego charakteru (np. koszty obsługi, cateringu czy noclegu dla niektórych gości) powinny być analizowane całościowo, z uwzględnieniem celu, jaki wspólnie spełniają. Zdaniem Spółki przedmiotowe koszty powinny zostać uznane za wydatki marketingowe, gdyż w istocie ponoszone są w celu pozyskania najemców powierzchni biurowych lub przedłużenia współpracy z obecnym kontrahentami.

Przepis art. 16 ust. 1 UPDOP nie zawiera w swoim katalogu wydatków marketingowych, do których można byłoby zakwalifikować koszty organizacji spotkań. W świetle literalnego brzmienia przepisów nie ma zatem podstaw do kwestionowania możliwości zaliczania omawianych kosztów do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Z ostrożności wnioskodawca pragnie wskazać, iż w szczególności nie można uznać, że przedmiotowe koszty związane z organizacją spotkania z potencjalnymi kontrahentami stanowią koszty określone w art. 16 ust. 1 pkt 28 UPDOP. Zgodnie z tym przepisem za koszty uzyskania przychodów nie można uznać „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.”

W świetle braku ustawowego określenia zakresu pojęcia reprezentacja, by precyzyjnie ustalić jego znaczenie, należy wesprzeć się definicjami słownikowymi. Przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Dodatkowo, jak wskazuje doktryna, poniesienie wydatków na reprezentację zasadniczo powinno zmierzać do wykreowania pozytywnego wizerunku firmy, uwypuklenia jej zasobności i profesjonalizmu.

Zdaniem Spółki, organizowanym spotkaniom z poten...