Przechowywanie e-faktur w wersji papierowej

Pytanie podatnika: Czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełnia wymogi określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. odnośnie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) i § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 12 listopada 2013 r. sygn. akt I SA/Kr 1505/13 uprawomocnionym od dnia 26 marca 2015 r. (data wpływu uprawomocnionego wyroku - 9 lipca 2015 r.) oraz wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26 marca 2015 r. sygn. akt I FSK 447/14, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 stycznia 2013 r. (data wpływu 31 stycznia 2013 r.), uzupełnionym pismem z 23 kwietnia 2013 r. (data wpływu 26 kwietnia 2013 r.) oraz pismem z 5 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

1. czy opisane w stanie faktycznym faktury elektroniczne mogą być przechowywane tylko w formie papierowej czy też istnieje obowiązek zachowywania oryginalnych załączników maili w których te faktury otrzymano,
2. czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełnia wymogi określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. odnośnie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
3. czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (zwłaszcza brak archiwizacji maili w których otrzymano faktury elektroniczne) będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur

- jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 31 stycznia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

1. czy opisane w stanie faktycznym faktury elektroniczne mogą być przechowywane tylko w formie papierowej czy też istnieje obowiązek zachowywania oryginalnych załączników maili w których te faktury otrzymano,
2. czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełnia wymogi określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. odnośnie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
3. czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (zwłaszcza brak archiwizacji maili w których otrzymano faktury elektroniczne) będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur,

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 23 kwietnia 2013 r. (data wpływu 26 kwietnia 2013 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 12 kwietnia 2013 r. znak: IBPP2/443-80/13/ICz.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką z branży IT specjalizującą się w doradztwie, projektowaniu oraz wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w komunikacji w sieci Internet. Na potrzeby świadczenia usług Spółka dokonuje zakupu towarów i usług, które dokumentowane są fakturami VAT. W związku ze zmianą od 1 stycznia 2013 r. przepisów związanych z fakturami elektronicznymi, gdzie zrezygnowano z wymogu uzyskania pisemnej zgody na wystawianie faktur drogą elektroniczną na rzecz „akceptacji” takiej formy przez nabywcę w dowolnej formie Wnioskodawca rozważa możliwość całkowitego przejścia na system otrzymywania faktur od dostawców w wersji elektronicznej. W związku z tym planuje wyrażać akceptację (w dowolnej formie) na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną i otrzymywać faktury jedynie drogą elektroniczną.

Docelowo cały system wyglądałby tak:

1. Wnioskodawca akceptuje otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
2. Faktury są wysyłane na adres e-mail wnioskodawcy w postaci pliku PDF lub JPG
3. Wnioskodawca wprowadza system tzw. kontroli biznesowej, która będzie obejmować:
   1. sprawdzamy, od kogo pochodzi ten mail - kontrola autentyczności pochodzenia
   2. sprawdzamy czy zapewniona jest integralność faktury (PDF, JPG)
   3. sprawdzamy czy faktura dokumentuje rzeczywiste transakcje i czy nie jest fakturę „pustą"
   4. sprawdzanie faktury z umową /zamówieniem/ustaleniami
   5. dodatkową weryfikacją biznesową będzie sprawdzanie faktury z przelewem po zamknięciu miesiąca
4. Po zweryfikowaniu integralność i autentyczność poprzez kontrolę biznesową o której mowa w punkcie 3, faktura jest drukowana i przechowywana w formie papierowej
5. Faktury nie będą przechowywane w formie elektronicznej ani też nie będą archiwizowane maile za pomocą których Wnioskodawca otrzymał te faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy opisane w stanie faktycznym faktury elektroniczne mogą być przechowywane tylko w formie papierowej czy też istnieje obowiązek zachowywania oryginalnych załączników maili lub też maili w których te faktury otrzymano?
2. Czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełniają wymogi określone w § 6.1.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20-12-2012 odnośnie zapewnienia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
3. Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (zwłaszcza brak archiwizacji maili w których otrzymano faktury elektroniczne) będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1. Faktury opisane w stanie faktycznym mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym formie papierowej. Nie istnieje obowiązek archiwizowania maili w których te faktury otrzymano ani też plików elektronicznych z fakturami.
2. Opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowane i przechowywane jedynie w wersji papierowej zapewnia integralność i autentyczność ich pochodzenia a tym samym spełnione są warunki § 6.1.1 Rozporządzenia z dnia 20-12-2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Przechowywanie plików elektronicznych lub mail w których te faktury otrzymano nie jest wymagane przepisami prawa.
3. Faktury VAT otrzymane i przechowywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanych w stanie faktycznym procedur, stanowią podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Uzasadnienie:

Z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej wynika, że:

§ 6.1. Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Przede wszystkim należy zauważyć, że z literalnego brzmienia tego przepisu nie wynika, że faktury mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wręcz przeciwnie - słowa „faktury są w dowolny sposób” sugerują duży zakres swobody w tym rozporządzenia nie zakazuje też przechowywania e-faktur w formie papierowej. Przepis ten nie nakłada wymogu aby faktury przesłane drogą elektroniczną były przechowywane w tej formie, w jakiej zostały wystane. Mogą być zatem wydrukowane i przechowywane w formie papierowej. Trzeba zaznaczyć, że z powołanego przepisu nie wynika wprost, czy taki sposób będzie faktur dotyczy sprzedawcy, czy nabywcy. Wydaje się jednak, że może dotyczyć dwóch stron transakcji, a to oznaczałoby, że nabywca ma prawo przechowywać fakturę przesłaną (otrzymaną) drogą elektroniczną w formie elektronicznej lub papierowej. Warto tu podkreślić, że Rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2010 r. (rozporządzenie poprzedzające obecnie obowiązujące Rozporządzenie) odeszło od krytykowanej regulacji nieobowiązującego już rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., zgodnie z którą faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Należy to interpretować w ten sposób, że intencją ustawodawcy była rezygnacja z wymogu przechowywania faktur w formie elektronicznej na rzecz dowolnej formy spełniającej warunki określone w § 6.

Głównym wymaganiem, jakie stawia prawodawca, jest zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktur. Trudno byłoby założyć, że wydrukowanie faktury otrzymanej maile w postaci pliku pdf, wpływa w jakikolwiek sposób na integralność jej treści i czytelność. Autentyczności pochodzenia zapewniona jest poprzez proces kontroli biznesowej. Także spełnienie kolejnych warunków w żaden sposób nie wyklucza przechowywania faktur wydrukowanych - bez problemu mogą być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie i dający organom państwa bezzwłoczny dostęp do faktur. Co więcej w przypadku wystawienia faktur w formie papierowej nie ma żadnego dowodu na to, iż faktura zaksięgowana przez nabywcę jest tą samą, którą otrzymać od wystawcy (nie ma żadnego dowodu, że konkretna faktura odbyła drogę pocztą od wystawy do nabywcy, gdyż obecnie nie ma wymogu podpisania faktury przez wystawcę) więc stawianie fakturom elektronicznym wymagań bardzie> rygorystycznych niż te, którym podlegała faktury papierowe jest absurdalne.

W świetle § 6 ww. Rozporządzenia powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona Jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesycania faktur.

W ocenie Wnioskodawcy zaproponowany sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych, jest zgodny z ww. przepisami rozporządzenia Ministra Finansów. Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez Wnioskodawcę. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. procedury weryfikacji).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Zatem zarówno przesyłanie jak i otrzymywanie faktur elektronicznych jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów. Zgodnie z § 4 ww. Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zdaniem Wnioskodawcy stosowane procedury biznesowe jednoznacznie zapewniają autentyczność pochodzenia integralności treści. Nie ma przy tym znaczenia, że faktury docelowo są drukowane i przechowywane w wersji papierowej, a pliki elektroniczne z fakturami ani oryginały maili, w których otrzymano te faktury nie są przez Wnioskodawcę archiwizowane.

W konsekwencji faktury VAT otrzymane i przechowywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanych w stanie faktycznym procedur, stanowią podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Do podobnego wniosku doszedł Naczelny Sąd Administracyjny, jeszcze na gruncie poprzedniego stanu prawnego: „Prowspólnotowa wykładnia prowadzi z jednej strony do wniosku, że prawodawca krajowy uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, tyle że nie uczynił tego wprost z drugiej zaś strony wskazuje, że skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to - a contrario - w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby bowiem wprost wyrażony” (wyrok NSA z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK1444/09). NSA w innym wyroku doszedł też do wniosku, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne (wyrok NSA z 3 listopada 2009, syng. akt I FSK 1169/08). Nie ulega wątpliwości, że również druga wariacja systemu „mieszanego” - wysłanie faktury w formie elektronicznej, a następnie jej wydruk i przechowywanie tylko w formie papierowej, również mieści się w granicach tej wykładni.

Warto też zaznaczyć, iż w cytowanym już wyroku NSA również przyjął liberalną wykładnię uregulowań dotyczących faktur VAT, zgodną zresztą z prawem unijnym: „Za rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Naczelny Sąd Administracyjny podziela argumenty Strony, że posługiwanie się fakturami sporządzanymi i przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy”.

Dyrektor Izby w Katowicach, działający z upoważnienia Ministra Finansów, postanowieniem z 13 maja 2013 r...