Koszty uzyskania przychodów. Rozliczenie wydatków na noclegi w hotelach

Pytanie podatnika: Czy wydatki poniesione z tytułu noclegów w hotelach stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 20 czerwca 2013 r. (data wpływu 24 czerwca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów poniesionych z tytułu noclegów pracowników – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 czerwca 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - Spółka zatrudnia na podstawę umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejscem wykonywania pracy przez tych pracowników jest obszar województwa. Ponieważ zdarza się, że w przypadku określonej grupy przedstawicieli handlowych charakter pracy wymaga stałego przemieszczania się i wykonywania pracy poza obszarem danego województwa (spotkanie z partnerami handlowymi, wizyty u dystrybutorów produktów Spółki) Spółka rozważa rozszerzenie wskazanego w umowach o pracę miejsca zatrudnienia z województwa na obszar kilku województw. Wówczas miejscem pracy będzie przypisany w umowie o pracę obszar kilku województw.

Ponieważ wspomniane wyjazdy będą odbywać się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika, wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie będzie ich traktować jako podróży służbowych (delegacji) w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Z tego też względu nie planuje wypłacać diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy przedstawiciele handlowi będą ponosić wydatki na noclegi związane z wykonywaną pracą. Przedstawiciele handlowi przedstawią Spółce na potwierdzenie dokonanych wydatków faktury, rachunki lub paragony. Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Zwrotowi podlegać będą tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych regulaminach Spółki. Wspomniane dokumenty wystawiane będą na Spółkę, tj. Spółka będzie wskazana na fakturach i rachunkach jako nabywca usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione z tytułu noclegów w hotelach stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, wyjazdy przedstawicieli handlowych zatrudnionych na umowę o pracę związane są z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów o pracę i służą zabezpieczeniu istniejących źródeł przychodu oraz pozyskaniu nowych. W związku z tym wszelkie koszty noclegu poniesione w związku z tymi wyjazdami, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dokumentów (faktury, rachunki) będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 UCIT.

Jak wynika z art. 15 ust. 1 UCIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Na podstawie zatem art. 15 ust. 1 UCIT, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów tych wydatków, które - racjonalnie oceniając - mogą przyczynić się do powstania lub zwiększenia przychodu podatnika, o ile dane wydatki nie zostały wyłączone z takich kosztów na mocy art. 16 ust. 1 tej ustawy. W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz organów podatkowych utrwalony jest pogląd, że za koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 UCIT uznać można te wydatki, które pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi w jej następstwie przychodami.

W przyszłości Spółka zamierza ponosić koszty noclegów przedstawicieli handlowych na trasach ich przejazdu w miejscu pracy. Poniesienie tych kosztów będzie konieczne z uwagi na pokonywanie przez pracowników znacznych odległości oraz konieczność świadczenia pracy na terenie przypisanych województw. Może się zdarzyć, że jeden wyjazd przedstawiciela handlowego będzie trwał kilka dni, w związku z czym wykonując swoje obowiązki pracownik będzie zmuszony nocować poza swoim miejscem zamieszkania. Wydatki te mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków...