Kiedy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej bez PIT?

Pytanie podatnika: Wnioskodawca nie posiada środków umożliwiających pranie odzieży roboczej, pracownikom wypłacany jest ekwiwalent pieniężny za pranie we własnym zakresie. Ekwiwalent jest wypłacany w formie ryczałtu. Ryczałt został obliczony na podstawie szacunkowych kosztów prania w danym miesiącu. Obecnie wysokość ryczałtu została określona w kwocie 10 zł miesięcznie. Czy tak ustalony ryczałt stanowi przychód pracownika, od którego należy naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 stycznia 2017 r. (data wpływu 30 stycznia stycznia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia przedmiotowego z tytułu ryczałtu za pranie odzieży roboczej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 stycznia 2017 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji w indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia przedmiotowego z tytułu ryczałtu za pranie odzieży roboczej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

S. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca) jest osobą prawną mającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i podlegającą tu nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którym zobowiązany jest zapewnić odzież roboczą na podstawie art. 237.6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141, z późn. zm.; dalej: Kodeks pracy). Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Na podstawie „Zasad przydzielania pracownikom odzieży roboczej i środków higieny osobistej” określonych w zakładzie pracy Wnioskodawcy, do odzieży roboczej zalicza się odzież przeznaczoną do wykonywania prac, przy których występuje intensywne brudzenie środkami nieszkodliwymi dla zdrowia i/lub działają czynniki powodujące przyśpieszone niszczenie odzieży. Wnioskodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież roboczą w przypadku, kiedy jego odzież prywatna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu w toku wykonywania czynności służbowych.

Wnioskodawca wskazał w powyższych zasadach, że zakład pracy nie może dopuścić pracownika do pracy bez odzieży roboczej przewidzianej dla danego stanowiska. Odzież robocza jest przydzielana pracownikom bezpłatnie - stanowi własność zakładu pracy. Odzież robocza przydzielona pracownikowi jest używana do czasu utraty cech użytkowych uniemożliwiających jej naprawę. W razie utraty lub zniszczenia odzieży roboczej, zakład pracy jest obowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie inną odzież przewidzianą w tabeli norm. Jeżeli utrata lub zniszczenie odzieży roboczej nastąpiła z winy pracownika, jest on obowiązany uiścić kwotę równą niezamortyzowanej części wartości utraconych lub zniszczonych ww. środków.

Na mocy „Zasad przydzielania pracownikom odzieży roboczej i środków higieny osobistej” pracownik jest zobowiązany utrzymywać odzież roboczą w należytym stanie. Jednocześnie, na podstawie art. 237.9 § 2 Kodeksu pracy Wnioskodawca jest obowiązany zapewnić pranie odzieży roboczej. Ponadto, zgodnie z art. 237.9 § 3 Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

W związku z tym, że Wnioskodawca nie posiada środków umożliwiających pranie odzieży roboczej, pracownikom wypłacany jest ekwiwalent pieniężny za pranie we własnym zakresie. Wypłata ekwiwalentu jest uzasadniona ekonomicznie i organizacyjnie. Wnioskodawca posiada wiele lokali w różnych regionach Polski. Zatem zapewnienie prania odzieży roboczej przez Wnioskodawcę wszystkim pracownikom byłoby niezmiernie utrudnione, a nawet niemożliwe.

Ekwiwalent jest wypłacany w formie ryczałtu. W przypadku stwierdzenia używania przez pracownika odzieży brudnej, zniszczonej nie wypłaca się za dany miesiąc powyższego ekwiwalentu. Ekwiwalent za pranie i konserwacje odzieży jest pomniejszany proporcjonalnie o nieprzepracowane okresy niezależnie od przyczyny, jeżeli okres ten wynosi powyżej 30 dni kalendarzowych.

Ryczałt został obliczony na podstawie szacunkowych kosztów prania w danym miesiącu. Obecnie wysokość ryczałtu została określona w „Zasadach przydzielania pracownikom odzieży roboczej i środków higieny osobistej” w kwocie 10 zł miesięcznie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy ryczałt, ustalony w oparciu o średnie koszty prania w danym miesiącu, stanowi przychód pracownika, od którego należy naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód dla pracowników ze stosunku pracy podlegający zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: Ustawy PIT). W związku z tym, Wnioskodawca nie jest obowiązany do naliczania i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłacania ekwiwalentu w formie miesięcznego ryczałtu.

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 Ustawy PIT, do źródeł przychodów należą: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przyznany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za pranie własnej odzieży roboczej, a także wartość zakupionej odzieży roboczej stanowi zatem przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy PIT. Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Do odrębnych przepisów należą przepisy art. 237.6 -237.10 Kodeksu pracy. Przepisy dotyczą kwestii dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Na podstawie art. 237.7 § 1 pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Na podstawie powyższego przepisu Wnioskodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze.

W myśl art. 237.7 § 2 Kodeksu pracy, pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Zgodnie z art. art. 237.9 § 3 Kodeksu pracy jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłac...