Dokumentowanie podróży służbowej

Pytanie podatnika: Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika spółki udokumentowane: formularzem zlecenia podróży służbowej; wyciągiem bankowym z karty służbowej; oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika)?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 25.11.2011 r. (data wpływu 09.12.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w czasie podróży służbowej udokumentowanych w sposób wskazany w pyt. pkt 1-3 wniosku - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 09.12.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka S.A. (dalej: Spółka) jest bankiem świadczącym czynności bankowe na rzecz dużych firm polskich i zagranicznych, koncernów międzynarodowych oraz instytucji finansowych. Oferta obejmuje szeroki zakres produktów i usług finansowych z zakresu zarządzania finansami firm; przechowywania, rozliczania i obsługi płatności na papierach wartościowych, rozwiązania dla finansowania instytucji, przedsiębiorstw i samorządów oraz emisji instrumentów dłużnych.

W ramach prowadzonej działalności pracownicy Spółki, na podstawie decyzji swoich przełożonych, wykonują różne zadania służbowe poza siedzibą Spółką, w związku z którymi ponoszą różne wydatki służbowe regulowane kartą służbową lub gotówką. W przypadku odbycia takiej podróży służbowej, pracownicy dokonują rozliczeń poniesionych wydatków służbowych na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych (formularz dot. podróży służbowej z akceptacją przełożonego) wraz z fakturami (rachunkami), biletami, paragonami dokumentującymi poniesione przez pracownika wydatki. W przypadku regulowania poniesionych wydatków służbowych za pomocą karty służbowej, pracownik oprócz ww. dokumentów dodatkowo przedstawia wyciąg bankowy z karty potwierdzający dokonanie określonych płatności (wyciągi zawierają dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia).

W niektórych przypadkach podróży służbowych zdarzają się sytuacje (np. kradzież, inne zdarzenie losowe), gdy pracownik dokonujący płatności np. kartą nie posiada z różnych przyczyn faktury (rachunku) potwierdzającego np. przejazd taksówką lub innym środkiem komunikacji z miejsca spotkania z klientem na dworzec kolejowy lub lotnisko. W takiej sytuacji zwrot pracownikowi poniesionych wydatków może następować na podstawie oświadczenia pracownika uzasadniającego przyczynę braku faktury lub rachunku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika Spółki udokumentowane:

1. formularzem zlecenia podróży służbowej zawierającym zlecenie odbycia podróży służbowej przez pracownika do określonego miejsca w określonym dniu/ach podpisanym przez pracownika i zaakceptowanym przez przełożonego (tj. zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami);
2. wyciągiem bankowym z karty służbowej zawierającym dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia (dokumentem bankowym w rozumienia prawa bankowego) - pozostający w zgodności z oświadczeniem z pkt 3 poniżej;
3. oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika)?

Stanowisko Spółki:

Zdaniem Spółki, wydatki służbowe opisane w pytaniu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust I ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny i otwarty. Z tego względu, każdorazowy wydatek służbowy poniesiony przez pracownika podlega w Spółce indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji do kosztów stanowiących lub niestanowiących koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, Spółka bada istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub rzeczywistą szansą na powstanie przychodu lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów.

Opierając się o kryterium stopnia powiązania kosztów z uzyskaniem przychodów, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów ustawodawca dokonał podziału kosztów podatkowych na:

- koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, które są bezpośrednio powiązane z konkretnymi przychodami (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz
- koszty uzyskania przychodów, inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie), które nie odnoszą się wprost do konkretnych źródeł przychodów, jednak ich ponoszenie jest uzasadnione i ma na celu osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Reasumując można stwierdzić, że dany koszt można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1. poniesienia kosztu przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów,
2. niezakwalifikowaniu kosztu do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niezakwalifikowaniu kosztu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na brak bezpośredniego i pośredniego związku z osiąganym przychodem. Dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest również jego właściwe udokumentowanie. Kwestie dokumentowania mają związek z prowadzoną ewidencją rachunkową. Art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość ustalenia wysokości dochodu lub strat podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Spółka uważa, że pomimo braku źródłowych dokumentów zewnętrznych w postaci faktur (rachunków), paragonów z powodu ich zagubienia lub innego zdarzenia losowego (np. kradzieży), to w przypadku zapłaty kartą służbową istnieje dowód w postaci wyciągu z karty służbowej zawierającego opis zdarzenia gospodarczego, tj. zapłaty za usługę przejazdu środkiem komunikacji w określonym dniu, na rzecz określonego podmiotu i na określoną kwotę. Wyciąg z karty stanowi dokument bankowy w rozumieniu przepisów prawa bankowego. Jeśli konieczność poniesienia tych wydatków służbowych celem wykonania zadania służbowego zostanie dodatkowo zatwierdzona przez przełożonego w postaci jego podpisu na oświadczeniu z pkt 3 zawartego w pytaniu Spółki, to uzasadnione jest uznanie ich za koszt uzyskania przychodów.

Wydatki powyższe spełniają bowiem wszystkie przesłanki możliwości zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodu:

- ponoszone są przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie są zakwalifikowane do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych;
- zostały równie...