Archiwizacja faktur i rachunków tylko w formie elektronicznej

Pytanie podatnika: Czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów (faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki) jedynie w formie elektronicznej? W szczególności, czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 26 października 2015 r. (data wpływu 2 listopada 2015 r.) uzupełnionym pismem z 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 28 grudnia 2015 r.) na wezwanie Organu z 14 grudnia 2015 r. znak sprawy IPPP2/4512-1052/15-2/AO o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 listopada 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Niniejszy wniosek uzupełniony został pismem z 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 28 grudnia 2015 r.) na wezwanie Organu z 14 grudnia 2015 r. znak sprawy IPPP2/4512-1052/15-2/AO.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest dystrybutorem szerokiej gamy produktów zdrowej żywności dla dzieci, której główną grupę produktową stanowią dania warzywne, zupki, desery owocowe i mleczne, mleko, kaszki mleczne, ciastka, batony, herbatki, napoje, soki i nektary. Ponadto, Wnioskodawca zajmuje się także dystrybucją produktów dla kobiet karmiących i kobiet w ciąży, oraz kosmetyków dla dzieci.

Spółka, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur.

Część tych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, część zaś elektronicznie.

Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki (dalej: Dokumenty).

W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej.

Planowanym jest, iż Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w Dokumentach. Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i szybkie odszukanie w systemie. Skany Dokumentów będą przechowywane w systemie informatycznym Wnioskodawcy, na serwerze znajdującym się w Niemczech. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza, iż również ta część Dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie przygotowane do tego konto mailowe) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej.

Poza archiwizowaniem Dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (przykładowo płyty CD, DVD).

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy Dokumentów, w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. łatwe ich odszukanie,
3. bezzwłoczny dostęp do Dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie.

Ponadto w piśmie uzupełniającym złożony wniosek Wnioskodawca wskazał, że:

• Dokumenty, o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
• Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej? W szczególności, czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?

Stanowisko Wnioskodawcy,

W ocenie Spółki, w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

Stosownie do art. 112 ustawy VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy VAT, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (ust. 2 art. 112a).

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy VAT).

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Na tle powyższych przepisów wskazuje się powszechnie, iż pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą (tak m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 kwietnia 2014 r., nr IPPP1/443-274/14-2/EK). Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Wskazuje się również, iż obowiązujące obecnie regulacje w zakresie przechowywania faktur dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewn...