Zagraniczne podróże służbowe pracowników

Pytanie podatnika: Pracownicy spółki są zobowiązywani do odbywania licznych podróży służbowych poza teren RP. Na pokrycie kosztów podróży zostaje im wypłacana zaliczka w walucie EUR. Zdarza się także, iż delegowani pracownicy otrzymują firmową kartę płatniczą. W trakcie odbywania podróży niejednokrotnie pojawia się konieczność wynajęcia pojazdu samochodowego. Pracownik korzysta także z przejazdów taksówkami. Spółka dokonuje zwrotu tych wydatków pracownikowi, o ile wypłacona wcześniej zaliczka nie wystarczyła na pokrycie kosztów lub też pracownik nie pokrywał tych wydatków z firmowej karty płatniczej. Czy wypłacane pracownikowi przed wyjazdem, jak i po jego powrocie do kraju, świadczenia powinny być zaliczone do jego przychodów ze stosunku pracy i opodatkowane?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 08.11.2011 r. (data wpływu 14.11.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych z pokrywaniem przez Spółkę kosztów podróży służbowej lub zwrotem pracownikom kosztów ponoszonych przez nich w trakcie zagranicznej podróży służbowej jest:

- prawidłowe w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy zwróconych pracownikom kwot za przejazdy taksówkami,
- nieprawidłowe w pozostałej części.

UZASADNIENIE

W dniu 14.11.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych związanych z pokrywaniem przez spółkę kosztów podróży służbowej lub zwrotu pracownikom kosztów ponoszonych przez nich w trakcie zagranicznej podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wytwarzania i sprzedaży kosmetyków w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedynym udziałowcem spółki jest podmiot zagraniczny - spółka - zarejestrowana na terenie Francji. Spółka powyższa jest z kolei członkiem dużej grupy handlowej - C. z siedzibą na terenie Włoch. W związku z powyższym działalność gospodarcza Wnioskodawcy skupia się na sprzedaży półproduktów oraz gotowych wyrobów kosmetycznych poza teren RP. Działalność Wnioskodawcy wiąże się z koniecznością utrzymywania stałych kontaktów handlowych z podmiotami mającymi siedziby poza terytorium RP, uczestniczenia w międzynarodowych targach handlowych itp. W związku z powyższym pracownicy spółki są zobowiązywani do odbywania licznych podróży służbowych poza teren RP. Na pokrycie kosztów podróży zostaje im wypłacana zaliczka w walucie EUR. Zdarza się także, iż delegowani pracownicy otrzymują firmową kartę płatniczą, za pomocą której są regulowane rachunki poza granicami RP. W trakcie odbywania podróży niejednokrotnie pojawia się obiektywna konieczność wynajęcia pojazdu samochodowego, osobowego dla celów sprawniejszego przemieszczania się za granicą. Pracownik nie może w takim przypadku korzystać ze środków komunikacji publicznej, gdyż po pierwsze komunikacja ta nie dociera wszędzie (kontrahenci spółki posiadają swoje zakłady produkcyjne na terenach, gdzie nie ma możliwości dotarcia komunikacją publiczną) a po drugie spółka w ten sposób racjonalizuje swoje wydatki związane z delegowaniem pracownika, gdyż wynajętym pojazdem pracownik może dotrzeć w szybszym czasie w więcej miejsc, które wymagają jego obecności. Na wynajęcie samochodu pracownik uzyskuje zgodę pracodawcy. Zazwyczaj także pracownik korzysta z przejazdów taksówkami zagranicą do i z hotelu na lotnisko w celu powrotu do kraju lub dojazdu do miejsca wskazanego przez pracodawcę. Po powrocie z podróży służbowej pracownicy dokonują rozliczenia kosztów podróży służbowej i przedstawiają pracodawcy następujące dokumenty:

1. umowę wynajmu samochodu wraz z rachunkiem, paragony za paliwo, i przejazdy autostradami - wystawiony przez podmiot zagraniczny na spółkę,
2. rachunek taxi za dojazd z lotniska do hotelu lub odwrotnie i/lub taki sam rachunek taxi dokumentujący inne konieczne przemieszczanie się w trakcie odbywania podróży służbowej poza granicami RP - wystawiony na spółkę.

Spółka - Wnioskodawca dokonuje zwrotu tych wydatków pracownikowi, o ile wypłacona wcześniej zaliczka nie wystarczyła na pokrycie kosztów wynajmu samochodu, paliwo, taxi itp. lub też pracownik nie pokrywał tych wydatków korzystając z firmowej karty płatniczej. W tym miejscu pojawia się wątpliwość czy wypłacane pracownikowi przed wyjazdem, jak i po jego powrocie do kraju, świadczenia winny być zaliczone do jego przychodów ze stosunku pracy i opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dodatkowa wątpliwość spółki dotyczy kwalifikowania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wskazać należy, iż ani spółka ani pracownik nie dokonują po powrocie do kraju rozliczania kosztów związanych z wynajęciem samochodu za granicą przez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za jeden kilometr, określoną w odrębnych przepisach. Spółka nie ma jedynie wątpliwości, iż w przypadku, gdy pracownik nie przedłoży rachunków za wynajem samochodu lub korzystanie z taksówki, kwoty wydatkowane przez Spółkę nie powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle zapisów art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a, art. 16 ust 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) spółka postąpi prawidłowo nie zaliczając w żadnej części wypłacanych pracownikowi kwot (zarówno w momencie przekazania pracownikowi zaliczki przed podróżą jak i po powrocie dokonując ewentualnego zwrotu wydatków) z tytułu podróży służbowych odbywanych poza granicami kraju do przychodów ze stosunku pracy lub traktując takie wydatki jako przychody zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie pobierając z tego tytułu należnych zaliczek na podatek dochodowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, postąpi on prawidłowo jeżeli nie dokona zaliczenia wypłacanych pracownikowi świadczeń do przychodów w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub zaliczy te świadczenia jako zwolnione z podatku.

Decydujące znaczenie ma w tym przypadku właściwe oddelegowanie pracownika w podróż służbową poza granice kraju. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 u.p.d.o.f., opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. 2002 r. Nr 236 poz. 1991 ze zm.). Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Definicję podróży służbowej można wywieść z treści art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Tekst jednolity: Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.), który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli zatem założymy, iż pracodawca prawidłowo i skutecznie oddeleguje pracownika do odbycia takiej podróży oraz w trakcie jej odbywania pojawi się obiektywna konieczność wynajęcia osobowego pojazdu samochodowego lub przejazdu taksówką (pracodawca wyraża na to zgodę), to zgodnie z cytowanymi przepisami wypłacone pracownikowi z tego tytułu świadczenia będą korzystały ze zwolnienia z podatku bez ograniczeń wynikających z tzw. „kilometrówki”. Wypłacana przed podróżą zaliczka nie może być zaliczona do przychodów pracowniczych w rozumieniu art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f gdyż w tym momencie pracownik nie uzyskuje żadnego przysporzenia majątkowego. Z zaliczki tej musi się rozliczyć po podróży. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy pracownik płaci za granicą za pomocą służbowej karty płatniczej. Wątpliwości mogą się jednak pojawić w przypadku, gdy pracownik poniósł wydatki własne, gdyż zaliczka nie wystarczyła mu na pokrycie wszystkich kosztów związanych z wynajmem samochodu a nie posiadał służbowej karty płatniczej. W takim przypadku pracodawca dokonuje zwrotu uzasadnionych wydatków i pracownik uzyskuje świadczenie. Decydujące znaczenie w tym przypa...