Przejazd taksówką może być potwierdzony paragonem

Pytanie podatnika: Spółka świadczy usługi z zakresu konsultingu, nowoczesnych technologii i outsourcingu. Na potrzeby prowadzonej działalności pracownicy spółki korzystają często z usług taksówkarskich / przewozu osób, w szczególności w trakcie delegacji służbowych, jak również w związku z wykonywaniem innych obowiązków służbowych. Czy prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28.12.2010 r. (data wpływu 10.01.2011 r.) oraz piśmie z dnia 24.02.2011 r. (data nadania 28.02.2011 r., data wpływu 02.03.2011 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB5/423-37/11-2/JC z dnia 17.02.2011 r. (data nadania 17.02.2010 r., data doręczenia 23.02.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10.01.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujący stan faktyczny i następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka świadczy usługi z zakresu konsultingu, nowoczesnych technologii i outsourcingu. Na potrzeby prowadzonej działalności pracownicy Spółki korzystają często z usług taksówkarskich / przewozu osób, w szczególności (i) w trakcie delegacji służbowych, jak również (ii) w związku z wykonywaniem innych obowiązków służbowych. Co do zasady zapłaty za przejazdy taksówkami pracownicy dokonują z własnych środków, które następnie są im zwracane przez Spółkę (w formie gotówkowej lub bezgotówkowej) po wykonaniu szczegółowych procedur opisanych w dalszej części wniosku.

Chociaż przedmiotowe wydatki zasadniczo mogą być dokumentowane na rożne sposoby, tj. paragonami fiskalnymi, fakturami VAT oraz rachunkami wystawianymi przez taksówkarzy, to jednak paragon fiskalny w praktyce często okazuje się jedynym możliwym dokumentem, który pasażer (tu pracownik Spółki) może otrzymać jako potwierdzenie zapłaconej kwoty za odbyty kurs. Wynika to z faktu, że:

- wystawienie faktury VAT wiąże się z istotnymi nakładami czasowymi niewspółmiernymi do kwoty należnej z tytułu usługi i do czasu podróży, zaś natura usług taksówkarskich oraz rozdrobnienie rynku w praktyce uniemożliwiają otrzymywanie indywidualnych faktur VAT w późniejszym terminie oraz
- z uwagi na fakt, że coraz więcej taksówkarzy staje się podatnikami VAT, nie jest możliwe uzyskanie od nich tradycyjnego rachunku.

Rozliczanie wydatków na przejazdy taksówkami odbytymi w trakcie delegacji służbowych.

Wydatki poniesione przez pracowników w ramach delegacji służbowych, obejmujące także przejazdy taksówkami, są uwzględniane w wypełnianym przez pracownika raporcie. W raporcie tym pracownicy dokonują rozliczenia wszystkich wydatków związanych z odbytą delegacją służbową. Do przedmiotowego raportu są załączane dokumenty potwierdzające poniesione przez pracowników w trakcie delegacji wydatki, którymi w odniesieniu do przejazdów taksówkami mogą być paragony fiskalne, rachunki lub faktury VAT.

Raport zawierający rozliczenie delegacji służbowej jest podpisywany przez pracownika i wraz z załącznikami przekazywany jest do działu księgowości Spółki. Jednocześnie, raport ten zostaje również przesyłany w formie elektronicznej do wiadomości przełożonego pracownika, który może zgłosić uwagi co do poniesionych przez danego pracownika wydatków. Powyższy raport stanowi także podstawę do zarachowania przez Spółkę w jej księgach rachunkowych wydatków poniesionych przez pracownika w ramach podroży służbowej. Spółka dokonuje zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w formie przelewu na jego rachunek bankowy.

W ramach delegacji służbowych przejazdy taksówkami są zasadniczo związane z konkretnymi projektami realizowanymi przez Spółkę na rzecz jej kontrahentów. Zgodnie z umowami zawartymi przez Spółkę z kontrahentami wydatki ponoszone w związku ze świadczonymi usługami są zasadniczo Spółce zwracane. Zwrot wydatków może być dokonywany w formie ustalonego ryczałtu lub na podstawie faktycznie poniesionych przez Spółkę wydatków.

Wydatki związane z realizacją projektów, uwzględniające przejazdy taksówkami księgowane są na odrębnych kontach analitycznych Spółki, służących do rozliczenia całości wydatków poniesionych w ramach poszczególnych projektów. Pracownicy w momencie dokonywania rozliczenia tych wydatków wskazują projekt, którego dotyczył dany przejazd taksówką. Na tej podstawie Spółka przyporządkowuje wydatki na przejazdy taksówkami do poszczególnych projektów i obciąża nimi kontrahentów Spółki.

Rozliczanie wydatków na przejazdy taksówkami przy wykonywaniu innych obowiązków służbowych (poza delegacją służbową).

Natomiast, w sytuacji gdy pracownicy korzystają z przejazdów taksówkami poza delegacją służbową w związku z wykonywaniem powierzonych im obowiązków służbowych (gdy brak jest powiązania z konkretnym projektem lub delegacją służbową) procedura rozliczenia wydatków jest uzależniona od tego, w jakiej formie - gotówkowej lub bezgotówkowej - ma nastąpić ich zwrot na rzecz pracownika.

i. Rozliczenie gotówkowe wydatków na taksówki.

W celu uzyskania gotówkowego zwrotu wydatków na przejazdy taksówkami pracownicy zobowiązani są do przedłożenia paragonu, rachunku lub faktury VAT z opisem sprawy, w związku z którą skorzystali z przejazdu taksówką oraz podpisem swego przełożonego, akceptującego taki wydatek. Zamiast wskazywania bezpośrednio na dokumencie potwierdzającym poniesiony wydatek sprawy, w związku z którą odbyta została podróż taksówką możliwe jest również załączenie do paragonu, rachunku lub faktury VAT oświadczenia przełożonego (np. w formie e-maila) o akceptacji danego wydatku oraz o sprawie, z którą ten wydatek jest związany.

ii. Rozliczenie bezgotówkowe wydatków na taksówki.

W celu uzyskania bezgotówkowego (w formie przelewu) zwrotu wydatków na przejazdy taksówkami pracownicy wypełniają raport wydatków, zawierający opis sprawy, w związku z którą skorzystali z przejazdu taksówką. Do raportu są załączane paragony, rachunki lub faktury VAT dokumentujące poniesiony przez nich wydatek. Raport wydatków jest podpisywany przez pracownika i wraz z załącznikami przekazywany jest do działu księgowości Spółki. Jednocześnie, raport ten zostaje również przesyłany w formie elektronicznej do wiadomości przełożonego pracownika, który może zgłosić uwagi co do poniesionych przez danego pracownika wydatków. Paragony fiskalne, rachunki lub faktury VAT dokumentujące przejazdy taksówkami odbyte poza delegacją służbową bądź też raport wydatków wraz z dokumentami źródłowymi stanowią podstawę do zarachowania w księgach rachunkowych Spółki wynikających z nich wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Spółka zwraca się o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych powyżej procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach lub rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest wykładnia przepisów w zakresie zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Spółkę.

Wniosek odnośnie stanu faktycznego przedstawionego przez Spółkę został rozpatrzony odrębną interpretacją.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących oraz rachunkami wystawionymi przez taksówkarzy.

Przepis art. 15 ust. 1 updop stanowi: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”. Przedmiotowe wydatki są ponoszone w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną, tak więc zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na przejazdy taksówkami są bowiem konieczne dla prawidłowej realizacji usług świadczonych przez Spółkę. Przepisy art. 15 updop nie precyzują sposobu dokumentowania wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodów (zob. J. Zubrzycki, M. Niezgódka-Medek, B. Dauter, L. Błystak, K. Wujek, R. Pęk, A. Mudrecki, E. Madej, H. Łysikowska, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Wrocław 2005, str. 333 - 334).

Należy zatem przyjąć, że w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, podatnik może udowodnić fakt poniesienia wydatku każdym dowodem, w tym również paragonem z kasy rejestrującej lub rachunkiem wystawionym przez taksówkarza, jeżeli z pozostałych okoliczności wynika, że wydatek ów ma związek z osiąganymi przez niego przychodami.

Stanowisko takie znajduje pełną aprobatę zarówno w orzeczeniach NSA bezpośrednio dotyczących tej kwestii (tak np. wyrok NSA z dnia 14 grudnia 1994 r., III SA 571/94, czy też wyrok NSA z dnia 28 listopada 1995 r., SA/Ka 1646/95, czy też wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 200...