Zasady i terminy wystawiania świadectw pracy

Współpraca z pracownikiem na podstawie umowy o pracę musi zawsze zakończyć się wydaniem świadectwa pracy. Sprawdź, jak je przygotować i kiedy przekazać pracownikowi.

• Kiedy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy
• W jakim terminie trzeba wystawić świadectwo pracy
• Co powinno zawierać świadectwo pracy
• Jakie są sankcje za nieterminowe wystawienie świadectwa pracy
• Jak i kiedy można sprostować świadectwo pracy
• Kiedy postanowienie sądu zastępuje świadectwa pracy
• Kiedy pracownik może żądać odszkodowania

Kiedy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy

Jako pracodawca masz obowiązek wystawienia świadectwa pracy wraz z zakończeniem współpracy z pracownikiem, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

Ten obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, czyli umowy na czas nieokreślony, określony i na okres próbny, i ma charakter bezwzględny. Oznacza to, że jako pracodawca nie możesz uzależniać wystawienia świadectwa pracy od przeprowadzenia jakiejkolwiek czynności przez pracownika, np. dokończenia projektu czy zwrotu sprzętu służbowego.

Świadectwo pracy musisz wystawić zarówno wtedy, gdy umowa zostanie rozwiązana (na przykład w związku z upływem określonego terminu, na który została zawarta), jak i wtedy gdy wygaśnie (na przykład po 3 miesiącach nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania).

Nie będziesz mieć obowiązku wystawienia świadectwa pracy, jeśli zostaną spełnione łącznie trzy przesłanki:

• kontynuujesz współpracę z pracownikiem
• najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nawiązujesz z nim kolejną umowę o pracę
• pracownik nie złożył wniosku o wystawienie świadectwa pracy.

Jeżeli kontynuujecie współpracę, pracownik - w każdym czasie dalszej współpracy - może złożyć wniosek o wystawienie świadectwa w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wniosek może dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas twoja firma nie wydała mu świadectwa pracy.

Jeśli pracownik przechodzi na własną działalność lub będzie współpracował z tobą po rozwiązaniu umowy o pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, to również musisz wystawić mu świadectwo pracy.

Świadectwo pracy powinieneś wręczyć pracownikowi osobiście w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest wtedy możliwe, w ciągu 7 dni musisz:

• przesłać świadectwo pracownikowi na wskazany przez niego adres zamieszkania, za pośrednictwem operatora pocztowego albo
• doręczyć mu świadectwo w inny sposób, na przykład przez osobę upoważnioną czy kuriera.

Nie możesz zobowiązać pracownika do osobistego odebrania świadectwa pracy z siedziby firmy ani obciążać go kosztami doręczenia świadectwa pracy. Pracownik może upoważnić inną osobę do odbioru świadectwa pracy.

Upoważnienie może dostarczyć ci w postaci papierowej lub elektronicznej.

W jakim terminie trzeba wystawić świadectwo pracy

Masz obowiązek wystawić i wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu, w którym pracownik zachowuje status pracownika.

Oznacza to, że w przypadku:

• rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – będzie to ostatni dzień wypowiedzenia
• rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – będzie to dzień złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy
• w przypadku rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta – będzie to ostatni dzień jej obowiązywania określony w umowie
• wygaśnięcia umowy o pracę – będzie to dzień, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy
• rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron – będzie to dzień określony
  w porozumieniu jako ostatni dzień współpracy stron (data rozwiązania umowy).

Pamiętaj! Jeśli twój pracownik złoży ci oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, które spowoduje natychmiastowe zakończenie współpracy, twoim obowiązkiem jest wystawić mu świadectwo pracy tego samego dnia.

Przepisy przewidują wyjątek od zasady wystawiania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca – z przyczyn obiektywnych – nie może wystawić świadectwa w tym dniu. Za taką przyczynę może zostać uznana:

• nieobecność w pracy pracodawcy lub osoby upoważnionej do wystawienia i podpisania świadectwa pracy,
• korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej, która nie przygotowała świadectwa tego samego dnia.

To na pracodawcy w razie kontroli będzie ciążył obowiązek wykazania, że z przyczyn obiektywnych nie było możliwe wystawienie pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania umowy.

...