PIP o pracy zdalnej - pytania i odpowiedzi

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy wprowadzające do Kodeksu pracy pracę zdalną i określające zasady jej wykonywania. Poniżej zamieszczamy odpowiedzi Głównego Inspektoratu Pracy na najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej, które mogą być pomocne w praktyce stosowania przepisów.

Warto przypomnieć najważniejsze regulacje zawarte w ustawie nowelizującej Kodeks pracy. Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Co do zasady praca zdalna może być wykonywana po uzgodnieniu między stronami stosunku pracy wykonywania pracy zdalnej (przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia). W określonych przypadkach możliwe jest też wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w:

1. porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych),
2. regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem.

Okazjonalna praca zdalna możliwa będzie wyłącznie na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Niektóre przepisy będą wyłączone, m.in.: dotyczące ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie, obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca będzie zobowiązany do:

1. zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; możliwe będzie używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt;
2. pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
3. pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
4. zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.

Pracodawca będzie miał prawo kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Sposób przeprowadzania kontroli powinien być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Nie wszystkie prace możliwe są do wykonywania w formie zdalnej. Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Obowiązek przeprowadzania i dokumentowania przez pracodawcę ryzyka zawodowego

Stanowisko pracy zdalnej będzie organizował pracownik. Obowiązek pracodawcy w tym przypadku będzie sprowadzał się do zapewnienia pracownikowi niezbędnych informacji dotyczących właściwej organizacji pracy w miejscu pracy zdalnej.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą stosowane odpowiednio także do pracy zdalnej.

Na tle nowych regulacji prawnych pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące interpretacji tych przepisów. Dlatego na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Pracy zamieszczono odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej, które mogą być pomocne w praktyce stosowania przepisów.

Pytania i odpowiedzi dot. zasad organizacji i świadczenia pracy zdalnej

• Czy po 7 kwietnia br. pracodawca będzie miał prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej i na jakich zasadach?

Art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID, stanowiący dotychczas podstawę polecania pracy zdalnej przestaje obowiązywać w dniu 7 kwietnia 2023 r. Nie oznacza to jednak, że po tym dniu pracodawca nie będzie mógł polecić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Będzie to możliwe także po 7 kwietnia 2023 r., ale już na podstawie nowych przepisów i na zasadach określonych w tych przepisach (ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240). Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 27 marca 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego przedłużono stan zagrożenia epidemicznego do dnia 30 kwietnia 2023 r. Stan zagrożenia epidemicznego jest jedną z okoliczności dającą pracodawcy możliwość polecenia pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3 KP). Decyzja w zakresie skorzystania z takiej możliwości należy wyłącznie do pracodawcy.

• Co do zasady praca zdalna powinna być uzgodniona między pracownikiem a pracodawcą. W jakich przypadkach dopuszczalne jest jednak polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy, a nie jak w pozostałych sytuacjach, w uzgodnieniu z pracownikiem, może mieć miejsce jedynie w określonych przypadkach, a mianowicie:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe (np. z powodu zniszczenia miejsca pracy wskutek pożaru).

Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie – w postaci papierowej lub elektronicznej - że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Warto zaznaczyć, że w przypadku zmiany tych warunków uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę, a ten jest wówczas obowiązany niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

• W jakim miejscu może być wykonywana...