Obowiązki płatnika: Wypłata ryczałtu na podstawie regulaminu pracy zdalnej

Zgodnie z regulaminem pracy zdalnej, z tytułu pokrycia przez pracowników we własnym zakresie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, spółka wypłaca pracownikom ryczałt. Czy spółka zobowiązana jest do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu ww. ryczałtu?

Spółka pokrywa w formie ryczałtu również inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli wynika to z jej zarządzenia. Ryczałt wypłacany jest miesięcznie z dołu, wraz z wynagrodzeniem za pracę. Kwota ryczałtu wypłacana pracownikom w danym miesiącu określana jest zgodnie z zarządzeniem w sprawie kwoty ryczałtu.

Zgodnie z obowiązującym zarządzeniem spółki ryczałt za wykonywanie pracy zdalnej określony jest stawką miesięczną i odpowiada miesięcznym przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z:

• pokryciem kosztów energii elektrycznej wykorzystywanej do pracy zdalnej,
• pokryciem kosztów usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do pracy zdalnej,
• pokryciem zwiększonych kosztów innych mediów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Miesięczna stawka ryczałtu wynosi:

• 100 zł miesięcznie dla pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku telepracy,
• 50 zł miesięcznie dla pozostałych pracowników.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość ryczałtu ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. Ryczałt nie jest pomniejszany o dni nieobecności pracownika w pracy. Stawka ryczałtu nie jest zależna od wymiaru czasu pracy, który może być objęty pracą zdalną. Spółka nie wymaga od pracowników dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za media lub usługi telekomunikacyjne.

Ponadto, spółka zapewnia również pracownikom wykonującym pracę zdalnie instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W spółce nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Odpowiedź:

Należy wskazać, że ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Powyższe oznacza, że praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy, uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1. przy zawieraniu umowy o pracę albo
2. w trakcie zatrudnienia.

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy, zasady wykonywania pracy zd...