KSeF: Wystawianie faktur - pytania i odpowiedzi

1. Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona, czy taką fakturę poprawiamy i wysyłamy ponownie ? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę? Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. MF zachęca do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.

2. Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania?

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

3. Czy może być więcej wskazanych odbiorców faktury np. faktor?

Tak, struktura e-Faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów w tym m.in. faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

4. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być zwrotnie przechowywany w systemach księgowych? Czy istnieją jakieś formy, obowiązki związane z raportowaniem nr KSeF?

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

5. Czy KSeF pozwoli na odrzucenie faktury w przypadku błędnie wystawionej faktury przez podatnika np. na niewłaściwego nabywcę?

Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

6. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer identyfikujący w systemie. Sprzedawca chciałby dodatkowo przesłać nabywcy wydruk tej faktury. Czy na wydruku należy zawrzeć numer KSeF?

W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

Uwaga: Krajowy System e-Faktur przystosowany do struktury FA(2)

7. Ile faktur korygujących można wystawić w KSeF do jednej faktury sprzedaży?

KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

8. Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF?

Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

9. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT warunkiem uznania faktury ustrukturyzowanej za wystawioną jest nadanie fakturze numeru KSeF. Czy oznacza to, że systemy księgowe muszą wstrzymać się z wprowadzaniem faktur sprzedażowych do momentu nadania numeru KSeF?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić.

10. Jak powinna wyglądać korekta, jeżeli chcemy skorygować informacje niewpływające na wartość korekty, np. data sprzedaży, FP, MPP, TP, GTU itp. – czy to należy zrobić standardową korektą?

W przedstawionej sytuacji w KSeF można wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Nadal istnieje również możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF).

11. Czy błędy formalne na fakturach będą wymagały wystawienia faktury korygującej?

Obecne brzmienie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT oblig...