KSeF - kiedy masz w firmie więcej pracowników

Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF zapewnia podatnikowi pełen zakres uprawnień. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna. Korzyści jakie otrzymuje podatnik po uwierzytelnieniu to możliwość przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Nadawanie uprawnień kiedy masz w firmie więcej pracowników. Jak to zrobić? Między innymi o tym powiedzą eksperci MF i KAS w trakcie ogólnopolskiego cyklu spotkań on-line.

W momencie uwierzytelnienia podatnika w KSeF następuje automatyczne przyznanie mu pełnego zakresu uprawnień właścicielskich. Oznacza to, że podatnik nabył prawo do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
• wystawiania faktur, w procedurze samofakturowania (pod warunkiem, że został wskazany przez innego podatnika jako uprawniony do samofakturowania jego sprzedaży)

Wyróżniamy następujące modele uprawnień:

1. Standardowy model uprawnień,
2. Samofakturowanie,
3. Model uprawnień dla JST, grup VAT oraz jednostek wewnętrznych.

Standardowy model uprawnień

W standardowym modelu uprawnień podatnik może nadać dwa rodzaje uprawnień do pracy w KSeF. Uprawnienia bezpośrednie można nadać osobie fizycznej np. zatrudnionemu pracownikowi. Z kolei uprawnienia pośrednie można nadać innemu podmiotowi np. dla biura rachunkowego. Wówczas dostęp do faktur będą mieli uprawnieni przez biuro pracownicy.

Uprawnienie biura rachunkowego do dostępu do faktur uprości współpracę. Podatnik nie będzie musiał samodzielnie dostarczać faktur do rozliczeń. Trzeba jednak pamiętać, że biuro rachunkowe nie zrobi wszystkiego w KSeF za podatnika np. nie nada uprawnień pracownikom podatnika czy innym podmiotom  – zaznacza Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.

W przypadku osoby fizycznej uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby. Jej bezpośrednia identyfikacja odbywa się po numerze NIP/PESEL lub po zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu.

Podatnik ma przywilej podjęcia decyzji jakie uprawnienia w systemie otrzymają kolejne osoby. Osoba fizyczna np. pracownik, posiadająca uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień w imieniu podatnika, może nadawać elektronicznie uprawnienia do korzystania z KSeF kolejnym osobom.

Jedna osoba może otrzymać pełen zakres uprawnień. W zależności od zakresu realizowanych zadań dopuszczalne jest również rozdzielenie uprawnień na kilka osób. Tym samym część osób może otrzymać uprawnienie tylko do dostępu do faktur. Inna grupa może mieć dodatkowo możliwość wystawiania faktur. Jeszcze inna może mieć również prawo do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień. Wszystko zależy od modelu organizacji pracy w firmie i jej wielkości.

Podatnik w swoim imieniu może uprawnić do pracy w KSeF również inny podmiot gospodarczy, skutkiem tego będzie nadanie tzw. uprawnień pośrednich osobom fizycznym uprawnionym przez ten podmiot.

Uprawnienia pośrednie są nadawane nie na konkretną osobę ...