Jak przechowywać faktury aby było to zgodne z prawem

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktura jest to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 tejże ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zapis taki wskazuje, iż ustawodawca stawia na równi ze sobą oba rodzaje faktur. Skoro tak, czy sposób przechowywania tych dokumentów jest identyczny?

Termin przechowywania przez podatników wszelkiej dokumentacji związanej z rozliczaniem VAT, w szczególności faktur, upływa na podstawie art. 112 ustawy o VAT wraz z momentem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się natomiast z upływem pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ponieważ to długi okres podatnik zadbać musi, aby nie doszło w jego trakcie do jakiegokolwiek uchybienia związanego z przechowywaniem faktur.

Podatnicy mają obowiązek przechowywania:

• wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur i ich duplikatów,
• otrzymanych faktur, w tym faktur korygujących i ich duplikatów.

Powinny być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, tak aby możliwe było łatwe ich odszukanie - jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy o VAT. Kolejnym wymogiem jest zapewnienie przez podatnika: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury od momentu jej wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106m ust. 2 ww. ustawy przez autentyczność rozumieć należy pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność faktury oznacza, zgodnie z art. 106m ust. 3 niniejszej ustawy, że w fakturze nie zmieniono danych które powinna ona zawierać. Art. 106m ust. 4 omawianej ustawy stanowi, iż cechy powyższe podatnik zapewnić może za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawcą towarów lub świadczeniem usług.

Forma przechowywania

Powyższe regulacje wskazują wymogi jakich spełnienia ustawodawca oczekuje od podatnika, który chce przechowywać faktury w sposób prawidłowy, nie określają natomiast formy w jakiej przechowywanie to ma następować.

Rozwiązaniem tradycyjnym w obrocie gospodarczym jest przechowywanie faktur w formie papierowej. Konieczne w takim przypadku może okazać się utworzenie specjalnego archiwum do przechowywania faktur w osobnym pomieszczeniu, co pociąga za sobą koszty, których można uniknąć. Dodatkowo, przy znacznej ilości faktur przechowywanie ich w taki sposób może nie zapewniać łatwego i szybkiego odszukania dokumentu. Pamiętać ponadto należy, iż podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce są zobowiązani do przechowywania faktur w kraju. Faktury mogą ...