Wykaz podatników VAT - nowe wyjaśnienia MF

Co zrobić, kiedy dane w wykazie podatników VAT zawierają ewidentne błędy? Jak udowodnić, że przeprowadziło się weryfikację kontrahenta? Co w przypadku, kiedy system KAS nie działa z powodu awarii? To niektóre z pytań, na jakie odpowiedzi udzieliło ostatnio Ministerstwo Finansów. Przypomnijmy - od 1.01.2020 r. zapłata na rachunek spoza wykazu może spowodować konsekwencje wynikające z odpowiedzialności solidarnej i będzie skutkowała wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania.

Stąd wątpliwości i uzasadnione podenerwowanie podatników. Ministerstwo uaktualniło dokument, zawierający odpowiedzi na pytania związane ze stosowaniem wykazu podatników VAT - publikujemy je dzisiaj w najnowszej wersji.

1. Czym jest wykaz podatników VAT?

Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,

• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,

• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Baza prowadzona jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Informacje czy podatnik znajduje się w wykazie możesz sprawdzić na wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym sprawdzasz podatnika.

2. Od kiedy wykaz obowiązuje?

Od 1 września 2019 r.

3. Gdzie znajdę wykaz?

Katalog dostępny jest na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka BIP MF i https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

4. Jakie dane znajdę w wykazie?

Wykaz podatników VAT zawiera, w szczególności:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,

• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,

• status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany,

• status podmiotu, który nie został zarejestrowany albo którego wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,

• numer REGON, o ile został nadany,

• numer PESEL, o ile podmiot posiada - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,

• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,

• adres siedziby – w przypadku podmiotu, który nie jest osobą fizyczną,

• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej,

• imiona i nazwiska osób, które wchodzą w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich NIP lub numery PESEL - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,

• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich NIP lub numery PESEL - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,

• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego NIP lub numer PESEL - dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,

• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,

• podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru i przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,

• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.

5. Jak często dane w wykazie są aktualizowane i przez kogo?

Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22:00 - 00:00).

6. Wykaz podatników VAT powinien być uaktualniany w dni robocze raz na dobę, dlaczego zdarza się, że zaktualizowane rachunki są widoczne dopiero po kilku dniach?

Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3. dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

7. Co w przypadku, gdy wyszukiwany kontrahent jest w wykazie ale nie ma tam jego numeru rachunku bankowego?

Wykaz podatników VAT jest aktualizowany codziennie w dni robocze (w godz. 22.00-00.00).

Ponadto dane podatnika w wykazie są widoczne następnego dnia po ich aktualizacji w bazach danych KAS, która jest przeprowadzana na podstawie wniosków składanych do CEIDG lub do KRS oraz zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, składanych do urzędów skarbowych.

Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria:

• rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym,

• musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).

Przypominamy, że sankcje za wpłatę na rachunek spoza wykazu będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r. Obecnie jest czas właśnie na to, aby poznać zasady funkcjonowania wykazu i sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach oraz sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie. Można też potwierdzić aktualność swoich danych.

Gdzie zgłaszać ewentualne błędy:

• do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej: WykazPodatnikow@mf.gov.pl,

• do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG,

• do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek jest w systemie teleinformatycznym STIR.

8. Co zrobić gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym chcę zawrzeć transakcję?

Wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Dodatkowo należy zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.

9. Co może być podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy jako podatnika VAT?

Podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy w rejestrze podatników VAT są okoliczności:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,

• podmiot nie istnieje,

• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem albo jego pełnomocnikiem,

• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,

• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub spółdzielczych kas...