Wyjazdy służbowe do spółek zależnych a koszty uzyskania przychodów

Z uzasadnienia: Nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z wyjazdami pracowników do spółek zależnych w celu sprawowania przez nich funkcji członków rad nadzorczych tych spółek, z uwagi na fakt, iż czynności te są sprawowane na rzecz odrębnych podmiotów/podatników.

Stan faktyczny i zdarzenie przyszłe

X. Spółka Akcyjna (dalej: „Spółka”) oraz określone spółki od niej zależne zawarły i zarejestrowały umowę o utworzeniu podatkowej grupy kapitałowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888, z późn. zm.; dalej: „ustawa o CIT”). Zgodnie z tą umową, Spółka została wyznaczona na spółkę reprezentującą Podatkową Grupę Kapitałową X. (dalej: „PGK”, „Wnioskodawca”) w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o CIT oraz Ordynacji podatkowej.

Podstawowa działalność gospodarcza Spółki (podlegająca opodatkowaniu CIT) prowadzona jest w zakresie wydobycia rud miedzi i produkcji z tych rud metali.

W skład Grupy Kapitałowej X. (dalej: „Grupa”) wchodzą: spółki krajowe (w tym inne niż wchodzące w skład PGK) oraz spółki zagraniczne zależne (bezpośrednio lub pośrednio) od Spółki, w tym również o profilu działalności zbliżonym do Spółki, tj. spółki z sektora wydobywczego.

W ramach sprawowania funkcji właścicielskich, w tym podejmowania istotnych decyzji odnoszących się do działalności spółek zależnych z Grupy oraz w celu monitorowania wartości biznesowej Grupy w skali globalnej, pracownicy Spółki i/lub kadra zarządcza Spółki odbywa podróże do spółek zależnych w kraju i na świecie.

Cele takich wyjazdów to przede wszystkim (przedmiotowe wyjazdy nie są realizowane w związku z wykonywaniem audytu spółek zależnych):

- cykliczne wizyty właścicielskie/zarządcze ukierunkowane na zwiększenie efektywności biznesowej Grupy;

- wizyty osób (pracownicy i kadra zarządcza Spółki) zasiadających w organach nadzorczych spółek zależnych (co do zasady funkcje sprawowane nieodpłatnie) w związku z wypełnianiem obowiązków tych organów;

- wizyty pracowników i kadry zarządczej Spółki będących członkami komitetów i/lub grup roboczych spółek zależnych, mające na celu np. strukturyzację łańcucha dostaw i usług w Grupie, czy implementację regulacji lokalnych i międzynarodowych (w związku z międzynarodową strukturą Grupy zdarzają się sytuacje, gdy w zależnych spółkach zagranicznych konieczna jest implementacja regulacji wprowadzonych w przepisach innego kraju);

- sprawowanie kontroli nad wartością aktywów należących do Grupy, zapobieganie utracie ich wartości oraz dbanie o wzrost wartości tych aktywów (przy czym wartość aktywów posiadanych pośrednio determinuje wartość aktywów posiadanych bezpośrednio, które w przypadku ich sprzedaży będą generować przychód podlegający opodatkowaniu na zasadach ogólnych);

- spotkania z pracownikami/kadrą zarządczą spółek z Grupy mające na celu przede wszystkim:

wymianę wiedzy i doświadczenia m.in. przy ustalaniu warunków kluczowych kontraktów, podejmowaniu decyzji istotnych z perspektywy działalności danej spółki zależnej (a w konsekwencji i całej Grupy);

- omówienie istotnych z perspektywy Spółki i Grupy procesów gospodarczych/obowiązków regulacyjnych, które w ocenie Spółki mogą być przedmiotem ryzyk (co w konsekwencji może prowadzić do spadku wartości aktywów Grupy i/lub konieczności pokrycia kar/mandatów nałożonych na Spółkę);

- dostosowanie Grupy do obowiązujących Spółkę przepisów (m.in. regulacji specyficznych dla spółek sektora publicznego, np. wynikających z ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym).

Dla części przedmiotowych wyjazdów powstaje sformalizowana dokumentacja (w postaci np. raportów, notatek, prezentacji), występują również przypadki wyjazdów, po których nie pozostaje trwała dokumentacja, a jedynie wiedza niespisana.

Realizując przedmiotowe wyjazdy, Spółka ponosi wydatki z nimi związane, m.in.:

- wydatki ponoszone na wynagrodzenia pracowników/kadry zarządzającej wraz z pochodnymi (składki ZUS) za okres, w którym te osoby przebywają w trakcie ww. podróży;

- wydatki związane z kosztami delegacji, np. koszty dojazdu/lotu (bilety lotnicze, kolejowe, komunikacja miejska, taksówki), diet, zakwaterowania, koszty administracyjne (np. wiza, tłumaczenia).

Wszystkie ww. wydatki są odpowiednio udokumentowane (poprzez faktury, paragony, delegacje, bilety, listy płac, dokumenty płatności za wykonane czynności). Spółki zależne nie są obciążane ww. kosztami przez Spółkę.

Pytanie i stanowisko podatnika

Czy wskazane we wniosku wydatki, ponoszone przez Spółkę w związku z wyjazdami pracowników i kadry zarządczej Spółki do spółek zależnych, stanowią koszty uzyskania przychodu dla celów kalkulacji podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych?

Wskazane we wniosku wydatki, ponoszone przez Spółkę w związku z wyjazdami pracowników i kadry zarządczej Spółki do spółek zależnych, stanowią koszty uzyskania przychodu dla celów kalkulacji podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Z ustawy o CIT wynika, że podatnik ma możliwość zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty zarówno bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskanymi przychodami, za wyjątkiem tych, które zostały wprost przez ustawę o CIT wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki ponoszone przez Spółkę muszą być celowe, to znaczy ponoszone dla uzyskania (zwiększenia) przychodów podatkowych bądź ponoszone dla zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W rezultacie zdefiniowanie „celu osiągnięcia przychodu” nie powinno być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ustawa o CIT w przywołanym przepisie art. 15 ust. 1 nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu.

Prezentowana w orzecznictwie interpretacja „celowości poniesienia kosztu” wskazuje, że istotne w tym zakresie jest samo dążenie podatnika do osiągnięcia przychodu/zabezpieczenia źródła przychodu, niezależnie od faktycznego osiągnięcia efektu jego działań oraz, że „nie zawsze warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest bezpośrednia relacja pomiędzy wydatkiem a przychodem. Kosztami uzyskania przychodów będą bowiem także koszty pozostające w pośrednim związ...