Wydatki wliczane do wartości początkowej środka trwałego

Przepisy ustaw podatkowych określają definicję wartości początkowej środka trwałego. Są to: art. 16g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz analogicznie art. 22g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi przepisami podatnicy określają wartość początkową środków trwałych najczęściej według ceny nabycia – w przypadku zakupu środka trwałego, oraz według kosztu wytworzenia – w przypadku wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie.

Kluczowe definicje

Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Za koszt wytworzenia uważa się natomiast wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Do kosztu wytworzenia nie zalicza się: wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Zatem, biorąc pod uwagę powyższe przepisy, wydatki, które wpływają na wartość początkową to:

• koszty transportu środka trwałego, przed oddaniem do użytkowania, do miejsca przeznaczenia,
• ubezpieczenia, przy czym wartość początkową powiększają wyłącznie ubezpieczenia w okresie transportu, budowy środka trwałego, czyli przed oddaniem do użytkowania,
• wydatki na ekspertyzy, projekty architektoniczne / budowlane, badania geologiczne, nadzór budowlany, opłaty skarbowe np. na wypisy z planu zagospodarowania przestrzennego, poniesione w okresie planowania i realizacji inwestycji, przed oddaniem do użytkowania; charakterystyczne dla inwestycji budowlanych,
• wydatki na montaż i instalację środków trwałych, dotyczy to zarówno zakupionych usług, jak i pomocniczych materiałów montażowych, np. taśmy czy kable, nawet jeśli ich wartość jest niewielka,
• wydatki na wyburzenia, rozbiórki, przeróbki, przemieszczenie i zabezpieczenie innych środków trwałych, jeżeli ich wykonanie jest spowodowane budową, instalacją lub uruchomieniem nowego środka trwałego; i to pomimo tego, że prace te nie są wykonywane bezpośrednio na nowym środku trwałym,
• cło i podatek akcyzowy, w przypadku środka trwałego sprowadzonego spoza UE,
• opłaty skarbowe i inne opłaty urzędowe, związane z zakupem i dopuszczeniem środka trwałego do użytkowania, tj. opłata za rejestrację pojazdu, badanie dopuszczające UDT, pozwolenie na użytkowanie i inne odbiory techniczne, branżowe certyfikaty dopuszczeniowe, taksy notarialne przy zakupie nieruchomości,
• kwota podatku VAT, która zgodnie z przepisami nie może być odliczona; ma to zastosowanie w szczególności w przypadku zakupu samochodów osobowych, oraz w przypadku tych podatników VAT, którzy rozliczają się tzw. współczynnikiem (proporcją),
• wydatki na akcesoria i wyposażenie dodatkowe, które będzie używane wyłącznie z danym środkiem trwałym, np. specjalistyczne matryce i wykrojniki,
• wydatki na narzędzia, których zakup jest spowodowany zakupem środka trwałego i będą „naprawiać” wyłącznie dany środek trwały, np. specjalistyczny klucz do maszyny,
• pierwszy zakup, a właściwie pierwsza „porcja” materiałów eksploatacyjnych, które są niezbędne do pierwszego uruchomienia środka trwałego, o ile nie zostały dostarczone w cenie środka trwałego; np. tonery do drukarki, smary, oleje,
• wydatki na tzw. media, zużyte w okresie budowy, przygotowania środka trwałego do użytkowania; np. woda, prąd, paliwo do agregatu,
• koszty wynagrodzeń pracowników za czas, kiedy ich praca była związana z budową, instalacją, przygotowaniem środka trwałego do użytkowania; wynagrodzenia te obejmują nie tylko kwotę netto, ale również podatkowo-składkowe narzuty na wynagrodzenia, czy zakup specjalistycznych artykułów bhp, zużytych w okresie realizacji inwestycji; takim przypadkiem nie jest jednak koszt wynagrodzeń pracowników zarządu czy administracji,
• wydatki na delegacje pracowników, w tym m.in. diety czy koszty noclegów, o ile cel podróży służbowej był związany z: zakupem, montażem, pierwszym uruchomieniem środka trwałego,
• nakłady na próbną eksploatację, tzw. produkcję testową: tak długo, jak uruchomienie produkcji trwa w celach przetestowania, dostosowania ustawień środka trwałego, a nie w celu produkcji na sprzedaż, nie następuje oddanie środka trwałego do użytkowania, a tym samym nakłady tego rodzaju są wliczane do wartości początkowej,
• zakup oprogramowania, które jest dedykowane (przypisane) do pracy wyłącznie z danym środkiem trwałym, lub warunkuje w ogóle pracę na danym środku trwałym; wydatek na takie oprogramowanie nie może być sklasyfikowane jako samodzielna wartość niematerialna i prawna, lecz jest wliczane do wartości początkowej środka trwałego; np. program sterujący pracą specjalistycznej maszyny, czy system umożliwiający pracę komputera; takim przypadkiem nie jest jednak zakup programu antywirusowego, który może być używany na dowolnym komputerze, czy zakup programu do planowania produkcji, który nie jest przypisany do konkretnego środka trwałego,
• niektóre specjalistyczne szkolenia, których przeprowadzenie jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy z urządzeniem, a ich zasadniczym celem nie jest podnoszenie kwalifikacji pracowników; takim przypadkiem nie będą szkolenia tj. obsługa wózków widłowych czy spawalnicze,
• różnice kursowe, które zostały zrealizowane (powstały) przed oddaniem środka trwałego do użytkowania; warto zwrócić uwagę, że taka różnica kursowa może powiększyć lub pomniejszyć wartość początkową,
• odsetki od kredytu, zaciągniętego w celu sfinansowania  zakupu środka trwałego; dotyczy to również podobnych kosztów finansowych, m.in. prowizji, obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania zakupu środka trwałego,
• wszelkie inne wydatki, sklasyfikowane jako niezbędne do budowy, montażu czy pierwszego uruchomienia środka trwałego, poniesione w okresie przed oddaniem do użytkowania.

Anna Witkowska-Dziadosz