VAT: Posiłki i poczęstunki dla pracowników i kontrahentów

W praktyce gospodarczej zakres dodatkowych świadczeń dla pracowników i kontrahentów jest zróżnicowany. Dzisiejsza interpretacja rozstrzyga (w sposób wyczerpujący i szczegółowy) wątpliwości, związane z prawem do odliczenia podatku VAT oraz konieczności jego naliczania w różnych sytuacjach nieodpłatnego przekazania składników spożywczych, napojów i posiłków.

Stan faktyczny

Spółka z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Zainteresowany lub Spółka) świadczy szeroko rozumiane usługi informatyczne, tj. zajmuje się konsultingiem IT, tworzeniem oprogramowania, zarządzaniem i modernizacją systemów informatycznych. Przedmiot przeważającej działalności Wnioskodawcy to: 62.02.Z – Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki. Przedmiot pozostałej działalności Wnioskodawcy to m.in.: 62.01.Z – Działalność związana z oprogramowaniem, 62.03.Z – Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi, 62.09.Z – Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych, 58.29.Z – Działalność wydawnicza w zakresie pozostałego oprogramowania, 63.11.Z – Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność.

Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym.

Spółka działa zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. Swoje usługi świadczy głównie na rzecz spółki-matki, ale również dla klientów zewnętrznych. Aby móc świadczyć usługi na odpowiednim poziomie i sprostać dużej konkurencji w branży, Wnioskodawca zatrudnia wysoko wykwalifikowanych informatyków.

Wśród osób zatrudnionych przez Spółkę są pracownicy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), a także osoby współpracujące ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej łącznie: „Pracownicy”).

W celu stworzenia zespołu pracowników o odpowiednich kwalifikacjach Spółka oferuje nie tylko wysokie wynagrodzenia i atrakcyjny system premiowania, ale także zapewnia odpowiednie warunki pracy. W tym celu Spółka między innymi gwarantuje pracownikom stały dostęp do artykułów spożywczych w ciągu dnia pracy. Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia Pracownikom odpowiednich warunków pracy, Spółka dokonuje zakupów artykułów spożywczych takich, jak np.: woda, kawa, herbata, mleko, cukier, soki, napoje gazowane (w tym napoje energetyczne), pieczywo, serki, wędliny, masło, dżemy, jogurty, słodycze, owoce, warzywa, paluszki, płatki śniadaniowe.

Udostępnienie pracownikom artykułów spożywczych jest obecnie standardową praktyką na rynku pracy, bez której pracownicy nie decydują się na podjęcie pracy w danej firmie. Tak też jest w przypadku Wnioskodawcy. Zapewnienie Pracownikom artykułów spożywczych ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy. Ponadto, wpływa to pozytywnie na poprawę ich samopoczucia, dzięki czemu zwiększa się ich efektywność oraz wydajność. Produkty nabywane przez Spółkę są ogólnodostępne dla Pracowników w trakcie wykonywania codziennych obowiązków, stanowią „wyposażenie” firmowej kuchni. Artykuły spożywcze są wykorzystywane głównie na potrzeby Pracowników. Wspólne spożywanie przez Pracowników artykułów spożywczych ma na celu również usprawnienie wymiany wiedzy pomiędzy Pracownikami, co bezpośrednio może przełożyć się na sprawną realizację projektów, nad którymi pracują.

Artykuły takie, jak: woda, mleko, kawa, herbata, cukier są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, ze zm.).

Artykuły spożywcze udostępniane Pracownikom nie są posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy.

Zdarza się, że ww. artykuły spożywcze podawane są również w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki.

Artykuły spożywcze nie stanowią prezentów o małej wartości i próbek, o których mowa w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Zakup artykułów spożywczych finansowany jest ze środków obrotowych Spółki.

W piśmie z dnia 12 lipca 2019 r. – stanowiącym uzupełnienie wniosku – Zainteresowany doprecyzował opis sprawy o następujące informacje:

Artykuły spożywcze, o których mowa we wniosku, są udostępniane pracownikom, osobom współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych (Pracownikom) oraz kontrahentom w trakcie spotkań nieodpłatnie.

Przekazanie na rzecz Pracowników ww. artykułów spożywczych nie jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Spółka świadczy szeroko rozumiane usługi informatyczne, tj. zajmuje się konsultingiem IT, tworzeniem oprogramowania, zarządzaniem i modernizacją systemów informatycznych. Spółka jest podatnikiem VAT. Usługi świadczone przez Spółkę są opodatkowane VAT, nie korzystają ze zwolnienia od VAT.

Pytania Wnioskodawcy

1. Czy udostępnienie artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym w celu ich spożycia przez Pracowników i kontrahentów jest opodatkowane VAT, w związku z czym Spółka jest zobowiązana naliczyć podatek VAT należny (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)?

2. Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)?

Stanowisko Wnioskodawcy

Udostępnienie artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym w celu ich spożycia przez Pracowników i kontrahentów nie jest opodatkowane VAT, w związku z czym Spółka nie jest zobowiązana naliczyć podatku VAT należnego.

Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1 – VAT należny

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

• przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

• wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

• użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

• nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Na podstawie § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, ze zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

W świetle ww. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, należy odróżnić czynność przekazania od czynności użycia towarów. W myśl tego przepisu, opodatkowaniu podlega (zgodnie z pkt 1) przekazanie lub użycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a na mocy pkt 2 tego przepisu, wszelkie inne darowizny. Skutkiem tak sformułowanych norm prawnych jest przyjęcie, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast użycie – tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu.

Nie podlegają zatem opodatkowaniu nieodpłatne czynności użycia towarów w przypadku, gdy beneficjentem jest osoba niebędąca pracownikiem, udziałowcem ani inną osobą wymienioną w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT (np. kontrahent przedsiębiorcy, potencjalny kontrahent).

W ocenie Wnioskodawcy, spożywanie artykułów spożywczych przez Pracowników w trakcie wykonywania przez nich obowiązków służbowych nie jest zużyciem na cele osobiste, prywatne tych osób. Osoby te należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, lecz artykuły spożywcze, które Spółka udostępnia, nie służą celom prywatnym tych osób, gdyż ich zużycie związane jest ze statusem pracownika w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy. Zapewnienie artykułów spożywczych prowadzi do zwiększania motywacji do pracy i wzrostu wydajności Pracowników. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu. Bez zapewnienia tych artykułów, informatycy w ogóle nie chcieliby podjąć współpracy z Wnioskodawcą. Zatem czynności tych nie można uznać za czynności, które podlegają opodatkowaniu w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, tak samo należy ocenić spożycie artykułów spożywczych przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

W ocenie Wnioskodawcy, także spotkania biznesowe z kontrahentami, w czasie których zapewniony jest zwyczajowy poczęstunek, związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ponadto w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych oraz do kontrahentów Wnioskodawca uważa, że przekazanie im artykułów spożywczych celem zużycia nie podlega opodatkowaniu już z uwagi na fakt, że te kategorie osób nie są objęte normą przepisu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Nie podlegają bowiem opodatkowaniu nieodpłatne czynności zużycia towarów w przypadku, gdy beneficjentem jest osoba niewymieniona w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Należy również zauważyć, że w odniesieniu do artykułów takich, jak: woda, mleko, kawa, herbata, cukier, pozostawionych w pomieszczeniach kuchennych z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów we własnym zakresie przez Pracowników w godzinach pracy należy stwierdzić, że wydanie tych produktów nie służy zaspokojeniu celów osobistych Pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim Pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, tym samym czynności te nie wypełniają dyspozycji art. 7 ust. 2 ustawy i nie podlegają opodatkowaniu.

W ocenie Wnioskodawcy, w analizowanej sprawie nie znajdzie zastosowania również art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, ponieważ w niniejszej sprawie nie następuje użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa Wnioskodawcy do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika. Jak bowiem wskazano wyżej, zapewnienie artykułów spożywczych ma ścisły związek z działalnością prowadzoną przez Wnioskodawcę. Jednocześnie czynność ta nie może być uznana za nieodpłatne świadczenie usług.

Ad. 2 Odliczenie VAT naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Z ww. regulacji wynika, że warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością. Związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży.

Natomiast ze związkiem pośrednim nabywanych towarów i usług z działalnością podatnika mamy do czynienia w sytuacji, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości (ich ponoszenie warunkuje uzyskanie obrotu opodatkowanego podatkiem VAT).

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym wyżej stanie faktycznym nabywane artykuły spożywcze zużywane przez Pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań mają związek (pośredni) z wykonaniem czynności opodatkowanych, bowiem poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczyniają się do generowania przez nią obrotu. Zapewnienie artykułów spożywczych Pracownikom nie służy celom osobistym wymienionych osób, lecz wynika z potrzeby zwiększenia komfortu i efektywności pracy w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej, stworzenia odpowiednich warunków do wykonywania zadań służbowych. Ponadto, zapewnienie podstawowych napojów dla pracowników w godzinach pracy wynika z przepisów BHP.

Także artykuły spożywcze podawane w trakcie spotkań z kontrahentami wykazują związek z prowadzoną działalnością, ponieważ odbywają się w celu nawiązania i kontynuacji współpracy, omówienia warunków współpracy, prowadzenia negocjacji biznesowych, co przyczynia się do uzyskania obrotu przez Spółkę.

Jednocześnie, wydatki na zakup opisanych artykułów spożywczych nie zostały wymienione wśród zakupów, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. W szczególności nie są to usługi gastronomiczne, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Reasumując, Spółka może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem artykułów spożywczych opisanych w stanie faktycznym.

Stanowisko i uzasadnienie KIS

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie:

• opodatkowania nieodpłatnego udostępniania artykułów spożywczych Pracownikom, i kontrahentom (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) – jest prawidłowe;

• prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu zakupu ww. artykułów spożywczych nieodpłatnie udostępnianych Pracownikom podczas wykonywanej pracy (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3) – jest nieprawidłowe;

• prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu zakupu ww. artykułów spożywczych nieodpłatnie udostępnianych w trakcie spotkań z kontrahentami oraz z tytułu zakupu nieodpłatnie udostępnianych Pracownikom podstawowych napojów wyłącznie w sytuacji, gdy Spółka jest zobligowana do tego przepisami prawa pracy (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3) – jest prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, że w celu zachowania spójności wypowiedzi, Organ udzielił odpowiedzi na pytania Wnioskodawcy w innej kolejności niż wskazana we wniosku.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”. W świetle tego przepisu, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,

• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwol...