VAT: Korekta sprzedaży bez paragonu jest możliwa

Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest bezsprzecznie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale w przypadku jego braku, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawieniem przez klienta dowodu zapłaty kartą kredytową, dowodu dokonania przelewu na konto sprzedawcy, bądź przedłożenie karty gwarancyjnej.

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej towarów. Jest właścicielem sieci sklepów z artykułami do majsterkowania, budowy, remontu, urządzania domu, pielęgnowania ogrodu etc. Sprzedaż towarów jest ewidencjonowana przy użyciu kas rejestrujących. W związku z tym spółka wydaje klientom paragony fiskalne potwierdzające fakt zakupu towaru. Co do zasady klienci, którzy dokonują zwrotu towaru, okazują paragon dokumentujący zakup towaru w sklepie należącym do spółki. Zdarza się jednak, że - w wyjątkowych przypadkach - spółka przyjmuje taki zwrot, mimo że klienci nie posiadają paragonu.

Opracowane zostały procedury regulujące zasady zwrotu towarów przez klienta, który nie posiada paragonu dokumentującego jego zakup. Spółka planuje rozszerzenie zasad zwrotu towaru, w przypadku gdy klient nie posiada paragonu. Spółka chce, aby dopuszczalne było przyjęcie zwrotu i jednoznacznie zidentyfikowanie transakcji w systemie kasowym na podstawie: zamówienia (w szczególności internetowego), albo dowodu zapłaty kartą („dokumenty potwierdzające sprzedaż”). W takim przypadku do pokwitowania zwrotu trzeba będzie dołączyć kserokopie dowodu, na podstawie którego zidentyfikowano transakcje oraz wydruk kopii paragonu zidentyfikowanego w systemie kasowym. Ponadto do zwrotu wystawiane jest pokwitowanie zwrotu podpisywane przez klienta, które stanowi jednocześnie protokół zwrotu. Do zwrotu wystawiane jest pokwitowanie zwrotu podpisywane przez klienta, które stanowi jednocześnie protokół zwrotu.

Ponadto spółka wskazała, że prowadzi odrębną ewidencję dokonywanych przez klientów zwrotów. Ewidencja ta zawiera m.in. oświadczenie klientów, które zawierają m.in. datę sprzedaży i datę dokonania zwrotu towaru oraz stanowią potwierdzenie, że zwracany towar został zakupiony w sklepie spółki, a paragon fiskalny został zgubiony, informację dotyczącą ilości i nazwy zwracanego towaru oraz jego kodu (pozwalającego zidentyfikować w systemie rodzaj danego towaru tj. m.in. jego cenę netto, należny VAT, cenę brutto), informację na temat wartości brutto zwracanego towaru oraz wysokości podatku należnego ujętego w cenie tego towaru, zwracaną klientowi kwotę brutto oraz kwotę podatku należnego ujętego w zwracanej kwocie, potwierdzenie przekazania na rzecz klienta środków za zwracany towar, protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i klienta zwracającego towar. Pokwitowanie zwrotu będące protokołem zwrotu będzie zawierało m.in. następujące informacje: numer danego pokwitowania, nr kasy, nazwa towaru, ilość zwracanego towaru, datę zwrotu i godzina zwrotu, wartość brutto towaru, który podlega zwrotowi lub wartość brutto towaru (bądź usługi) stanowiącego przedmiot reklamacji, podsumowanie zwracanych kwot, informacja o przekazaniu na rzecz klienta środków pieniężnych za zwrócony towar, podpis klienta.

Wątpliwości spółki dotyczyły ustalenia, czy sam fakt przyjęcia zwrotu towaru od klienta, który nie posiada dowodu dokumentującego zakup tego towaru (paragonu) na podstawie zamówienia (w szczególności internetowego), albo dowodu zapłaty kartą, automatycznie nie niweczy prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i dokonania korekty (zmniejszenia) VAT należnego, a w konsekwencji, czy gromadzone dokumenty mogą być uznane za dokumentację, z której wynika, że spółka uzgodniła z klientem warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów oraz warunki te zostały spełnione (mimo, że spółka nie otrzyma od klienta zwracającego towar paragonu potwierdzającego jego zakup) i - w konsekwencji - czy spółka będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania oraz do zmniejszenia kwoty VAT należnego o wartość VAT należnego związanego ze zwracanym przez klienta towarem.

Zdaniem spółki, fakt przyjęcia zwrotu towaru od klienta, który nie posiada dowodu dokumentującego zakup tego towaru (paragonu), automatycznie nie niweczy prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i dokonania korekty (zmniejszenia) VAT należnego. Natomiast gromadzone dokumenty mogą być uznane za dokumentację, z której wynika, że spółka uzgodniła z klientem warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów oraz warunki te zostały spełnione i - w konsekwencji - będzie uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania oraz do zmniejszenia kwoty podatku VAT należnego o wartość podatku VAT należnego związanego ze zwracanym przez klienta towarem.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko spółki za prawidłowe. W wydanej interpretacji organ wskazał:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. sprawie kas rejestrujących.

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne ...